Warunki przeprowadzania inwentaryzacji w firmach mogą się różnić

Inwentaryzacja warunkuje wiarygodną wycenę aktywów i pasywów na dzień bilansowy i dlatego jest przeprowadzana w każdej jednostce stosującej przepisy ustawy o rachunkowości. Dla wielu firm jest ona dużym przedsięwzięciem organizacyjnym, zwłaszcza jeżeli dysponują one dużym i różnorodnym majątkiem.

Inwentaryzacja, czyli okresowe ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, jest elementem rachunkowości, za którą odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Proces przeprowadzenia inwentaryzacji można podzielić na 4 kolejne etapy:

1) etap organizacji i przygotowań do inwentaryzacji,

2) przeprowadzenie inwentaryzacji różnymi metodami w odniesieniu do poszczególnych grup aktywów i pasywów

3) rozliczenie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych i wykorzystanie informacji dotyczących jakości materiałów, towarów i produktów,

4) wyciągnięcie wniosków na przyszłość w celu udoskonalenia działalności jednostki w roku następnym.

Każdy z wymienionych etapów wymaga podjęcia szeregu kroków mających na celu osiągnięcie zamierzonego celu. Nie w każdym przypadku możliwe jest ustalenie pewnej chronologii. Należy pamiętać, że każdy z wymienionych etapów jest zagadnieniem złożonym, wymagającym podjęcia szeregu odrębnych czynności, które mogą być przeprowadzone w różnej kolejności lub niejako równolegle.

Organizacja prac inwentaryzacyjnych nie została uregulowana przepisami. Ustawa o rachunkowości formułuje jedynie ogólne zasady inwentaryzacji, sposoby jej przeprowadzania, terminy, zasady ujęcia i rozliczenia wyników. Przepisy nie określają procedur związanych z organizacją inwentaryzacji, choć ich właściwe stosowanie ma znaczenie, odsyłając do wypracowanych w praktyce i utrwalonych zwyczajowo zasad. W różnych przedsiębiorstwach inwentaryzacja odbywa się nieco inaczej, w dostosowaniu do pewnej specyfiki firmy i - nie bójmy się tego powiedzieć - tradycji.

Z tego też względu, w praktyce można niekiedy spotkać różne nieprawidłowości i nie wszystkie istniejące wzorce nadają się do naśladowania. Można jednak wyrazić pogląd, że duża elastyczność ustawowych rozwiązań związanych z inwentaryzacją jest korzystna dla przedsiębiorstw, ponieważ warunki przeprowadzania inwentaryzacji w poszczególnych firmach mogą istotnie się różnić.

Poszczególne etapy inwentaryzacji omawia Tadeusz Waślicki w poradniku "Organizacja i przeprowadzanie inwentaryzacji krok po kroku" opublikowanym w Vademecum Głównego Księgowego