Przechowywanie ksiąg poza siedzibą jednostki nie zawsze trzeba zgłaszać do US

Przechowywanie ksiąg rachunkowych poza siedzibą jednostki (jej zakładu lub oddziału) w przypadku powierzenia prowadzenia tych ksiąg osobie fizycznej lub prawnej (zazwyczaj biuru rachunkowemu) wymaga powiadomienia urzędu skarbowego o tym fakcie. Nie ma natomiast konieczności powiadamiania urzędu skarbowego o fakcie przechowywania ksiąg rachunkowych w jednym z miejsc prowadzenia działalności.

Pamiętać jednak należy o obowiązku poinformowania urzędu o wszystkich miejscach prowadzonej działalności, a więc znajdzie się w tej informacji również adres oddziału (punktu handlowego).

Zgodnie z art. 11 ustawy o rachunkowości - dalej u.o.r. - księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę. Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 76a ust. 3 u.o.r. lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zaś według art. 11a u.o.r. w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania,

2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru

- przy czym forma powiadomienia ma charakter dowolny (np. pismo skierowane do Naczelnika Urzędu Skarbowego).

Przywołane akty prawne:

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.)

Ustawa z 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 47, poz. 278)