O tym jak wdrożyć w firmie skuteczną procedurę weryfikacji transakcji piszą Wojciech Majkowski, Marcin Michna i Michał Mrozik w komentarzu praktycznym opublikowanym w Vademecum Głównego Księgowego

Ważne jest zaznajomienie pracowników z zasadami funkcjonowania procedury

Procedura powinna mieć zarówno wymiar formalny, tj. przybrać adekwatną formę aktu prawa wewnętrznego zakładu pracy, np. załącznika do regulaminu pracy przyjętego w formie zarządzenia albo uchwały zarządu. Oprócz wymiaru formalnego niezwykle istotne w praktycznym stosowaniu procedury jest jednak zaznajomienie (przeprowadzenie szkolenia) wszystkich pracowników, którzy będą odpowiedzialni za rozliczenia podatkowe zakupów lub sprzedaży z praktycznymi zasadami funkcjonowania procedury. Nie należy także zapominać o praktycznym przeszkoleniu również innych pracowników, których działania mogą wpływać na rozliczenia podatkowe, np. wewnętrznej kancelarii w zakresie konieczności gromadzenia i archiwizacji dokumentacji weryfikacyjnej, jak również niezwłocznego raportowania wszelkich nieprawidłowości.

Procedura powinna chronić osoby odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe

Procedura powinna mieć na celu nie tylko ochronę podatnika przed ryzykiem kwestionowania rozliczeń podatku VAT ale również chronić osoby odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe przed ryzykiem odpowiedzialności, na gruncie Kodeksu karnego-skarbowego. Z tego punktu widzenia skuteczna procedura podatkowa powinna zatem:

- jednoznacznie rozstrzygać osoby (stanowiska, komórki organizacyjne) odpowiedzialne za realizację w firmie zadań z zakresu prawa podatkowego,

- opisywać podstawowe obowiązki tych osób w zakresie podatków i ich odpowiedzialność,

- opisywać zasady weryfikacji danych do rozliczeń podatkowych,

- opisywać zasady kontaktów z organami podatkowymi,

- opisywać metody rozstrzygania wątpliwości z zakresie prawa podatkowego,

- ustalać mechanizmy kontroli prowadzonych rozliczeń podatkowych w formie wewnętrznej weryfikacji lub przeglądów podatkowych,

- ustalać zasady ewidencji wykrytych błędów, podejmowania działań w celu ich usunięcia oraz monitorowania ich statusu.

Wychwycenie potencjalnych znikających podatników

Skuteczna procedura powinna chronić uczciwych podatników przed nieświadomym uczestnictwem w karuzeli podatkowej powinna przede wszystkim mieć na celu wychwycenie potencjalnych znikających podatników. Należy przy tym pamiętać, że podmiot pełniący w procederze rolę tzw. „znikającego podatnika” będzie starać się utrudnić wykrycie oszustwa. Wśród najczęściej identyfikowanych cech charakterystycznych takiego podmiotu należy wymienić:

- brak informacji na temat majątku,

- mieszane rozliczenia VAT (najpierw miesięczne, potem kwartalne),

- nagły wzrost deklarowanych obrotów,

- młody wiek prezesa zarządu,

- niepłacenie VAT (deklarowanie kwoty do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy, jednocześnie osiąganie nielegalnego zysk z oszustwa VAT).

- dużo niższe ceny ofertowe (o 10-15 proc. od cen producentów),

- ograniczona historia działalności podmiotu oferującego tańszy produkt,

- brak odpowiedniego zaplecza infrastrukturalnego,

- brak możliwości ustalenia faktycznego miejsca prowadzenia działalności i osób prowadzących tę działalność – usytuowanie siedzib podmiotu w wirtualnym biurze, częste przenoszenie siedziby firmy,

- utrudniony kontakt z osobami reprezentującymi firmę,

- specyficzne warunki dostaw oraz płatność w gotówce.

Dokumentacja potwierdzająca wywiązywanie się  z obowiązków podatkowych

W związku z powyższym racjonalni podatnicy powinni wdrożyć procedury pozwalające na weryfikację, czy podmiot, z którymi wchodzą w relacje gospodarcze nie jest oszustem. W tym celu rekomendowane jest gromadzenie dokumentacji wykraczającej poza standardowe odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego, w szczególności warto zadbać o dokumentację potwierdzającą wywiązanie się danego kontrahenta z obowiązków podatkowych:

- zaświadczenie o zarejestrowaniu podmiotu jako czynnego podatnika VAT,

- zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach i składkach ZUS,

- deklaracje podatkowe,

- potwierdzenia zapłaty podatku.

Dokumenty te powinny być okresowo (nawet miesięcznie) aktualizowane. Przy transakcjach na duże kwoty warto również rozważyć zamówienie raportu o danym podmiocie w wyspecjalizowanej wywiadowni gospodarczej.