Podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze. Ponadto podstawą do korekty in minus podstawy opodatkowania może być również stwierdzenie pomyłki na wystawionej fakturze.
Z kolei zwiększenie podstawy opodatkowania (korekta in plus) może nastąpić w przypadku podwyższenia ceny, stwierdzenia pomyłki itp.
Dokumentowanie zwiększenia lub zmniejszenia podstawy opodatkowania odbywa się na podstawie faktury korygującej, która wystawiana jest przez dostawcę (sprzedawcę) w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
W przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej na pierwotnie wystawionej fakturze, sprzedawca jest zobligowany do posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Oznacza to, że obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania (przed upływem terminu złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury) potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano. Zasada ta ma zastosowanie również w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.
Powyższego warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia odbioru korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi nie stosuje się w:
1) eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów;
2) dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
3) sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o podatku od towarów i usług;
4) pozostałych przypadkach, jeżeli na wystawionej fakturze, do której odnosi się korekta, nie wykazano kwoty podatku.
Ujęcie w księgach rachunkowych faktur korygujących może nastąpić przez wprowadzenie zapisu dodatniego (storno czarne) lub zapisu ujemnego (storno czerwone).
Schematy ilustrujące sposób ujęcia faktury korygującej w księgach rachunkowych wystawcy w przypadku zmniejszenia podstawy opodatkowania znajdziesz w książce Katarzyny Zaniewskiej „VAT. Podstawowe zasady i ujęcie w rachunkowości”. Omówiono w niej w sposób przejrzysty i zrozumiały zasady opodatkowania podatkiem od towarów i usług transakcji w obrocie krajowym i międzynarodowym. Przedstawiono również zasady dokumentowania i ewidencjonowania w księgach rachunkowych operacji gospodarczych obciążonych VAT.
