Jesteśmy spółką z o.o. Współpracujemy z osobami prowadzącymi własne działalności gospodarcze w zakresie usług handlowych, które pozyskują dla nas nowych klientów. W trakcie wykonywania tych prac ponoszą koszty (np. noclegu, konsumpcji, artykułów biurowych, przejazdu PKP, taxi itp.). Jednocześnie firma wyposażyła te osoby w samochody, telefony komórkowe i laptopy. Za wykonane usługi handlowe wystawiają faktury VAT. Za pozostałe (wyżej wymienione) koszty handlowcy pobierają faktury na naszą firmę, za które zwracamy im koszty. Taki sposób rozliczania został zawarty w umowach o współpracy.
Czy nasze rozliczenia pomiędzy firmami są prawidłowe? Czy handlowcy powinni pobierać faktury na swoje firmy a nam refakturować te koszty?
Moim zdaniem, jeżeli powyższe regulacje jasno wynikają z umów zawieranych pomiędzy Państwa spółką, a handlowcami, to przedstawione przez Państwa rozliczenia w zakresie kosztów działania handlowców pozostają w zgodzie z regulacjami ustaw podatkowych. Nie ma więc przeciwwskazań, aby handlowcy pobierali faktury na Państwa firmę, za które Państwo zwracają im koszty - pod warunkiem określenia tych zasad
Jak wskazałam powyżej umowa, którą Państwa spółka zawarła z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, na podstawie której osoby te wykonują na Państwa rzecz usługi pośrednictwa handlowego (działając jak rozumiem w Państwa imieniu) wykorzystując do tych celów środki udostępnione im przez Państwa spółkę, pozostaje w zgodzie z ustawami podatkowymi.
Istnieje jednak pewna obawa, iż organa skarbowe będą doszukiwać się w owym "udostępnieniu środków" przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia po stronie handlowców (art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Moje obawy wynikają z tego, iż osoby te teoretycznie mogą korzystać z tych środków do własnych celów, a nie na Państwa rzecz. Dlatego bardzo ważne jest odpowiednie ujęcie tych regulacji w umowie, ustalenie zasad korzystania i rozliczenia z tego korzystania.
Przykładowo, warto zawrzeć w umowie, iż to Państwo zlecają wykonanie usług przy użyciu przekazanych środków, ze względu na reklamę (samochód posiada reklamę), komputer (polityka bezpieczeństwa firmy) itd. Natomiast wartość określona w fakturach dotyczących usług handlowców dotyczy stricte realizowanych przez nich usług.
Istotnym jest tu także ścisłe monitorowanie przekazanych środków, rozliczanie ich i powiązanie z usługami zrealizowanymi dla Państwa. Nie może bowiem dojść do sytuacji, w których handlowcy mogą realizować przy ich użyciu własne cele (tj. niezwiązane z usługami świadczonymi dla Państwa). W takiej sytuacji otrzymają nieodpłatne świadczenie.
Proszę pamiętać, iż granica pomiędzy zleceniem wykonywania usług przy użyciu środków zleceniodawcy, a potraktowaniem tych elementów, jako nieodpłatnego świadczenia jest bardzo płynna/ocenna.
Czy nasze rozliczenia pomiędzy firmami są prawidłowe? Czy handlowcy powinni pobierać faktury na swoje firmy a nam refakturować te koszty?
Moim zdaniem, jeżeli powyższe regulacje jasno wynikają z umów zawieranych pomiędzy Państwa spółką, a handlowcami, to przedstawione przez Państwa rozliczenia w zakresie kosztów działania handlowców pozostają w zgodzie z regulacjami ustaw podatkowych. Nie ma więc przeciwwskazań, aby handlowcy pobierali faktury na Państwa firmę, za które Państwo zwracają im koszty - pod warunkiem określenia tych zasad
Jak wskazałam powyżej umowa, którą Państwa spółka zawarła z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, na podstawie której osoby te wykonują na Państwa rzecz usługi pośrednictwa handlowego (działając jak rozumiem w Państwa imieniu) wykorzystując do tych celów środki udostępnione im przez Państwa spółkę, pozostaje w zgodzie z ustawami podatkowymi.
Istnieje jednak pewna obawa, iż organa skarbowe będą doszukiwać się w owym "udostępnieniu środków" przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia po stronie handlowców (art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Moje obawy wynikają z tego, iż osoby te teoretycznie mogą korzystać z tych środków do własnych celów, a nie na Państwa rzecz. Dlatego bardzo ważne jest odpowiednie ujęcie tych regulacji w umowie, ustalenie zasad korzystania i rozliczenia z tego korzystania.
Przykładowo, warto zawrzeć w umowie, iż to Państwo zlecają wykonanie usług przy użyciu przekazanych środków, ze względu na reklamę (samochód posiada reklamę), komputer (polityka bezpieczeństwa firmy) itd. Natomiast wartość określona w fakturach dotyczących usług handlowców dotyczy stricte realizowanych przez nich usług.
Istotnym jest tu także ścisłe monitorowanie przekazanych środków, rozliczanie ich i powiązanie z usługami zrealizowanymi dla Państwa. Nie może bowiem dojść do sytuacji, w których handlowcy mogą realizować przy ich użyciu własne cele (tj. niezwiązane z usługami świadczonymi dla Państwa). W takiej sytuacji otrzymają nieodpłatne świadczenie.
Proszę pamiętać, iż granica pomiędzy zleceniem wykonywania usług przy użyciu środków zleceniodawcy, a potraktowaniem tych elementów, jako nieodpłatnego świadczenia jest bardzo płynna/ocenna.