Pytanie
Prezes Zarządu jest obywatelem niemieckim. Jest zatrudniony w spółce na 1/20 etatu. Przyjeżdża raz w miesiącu do Polski.
Czy koszty jego noclegu mogą być kosztem uzyskania przychodu?
W jaki sposób mogę rozliczyć benzynę i opłaty za autostrady?
Samochód jest własnością spółki niemieckiej.
Odpowiedź
odpowiedzi udzielono: 31 stycznia 2012 r.
Uważam, że aby wydatki wskazane w treści pytania były kosztem spółki, obowiązek ich ponoszenia musi wynikać ze stosunku prawnego. Rozliczając w kosztach wydatki związane z używaniem samochodu należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Uzasadnienie
W myśl definicji zapisanej w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.p., do podatkowych kosztów uzyskania przychodu mogą być zaliczone tylko te wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, albo w celu zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu, a które nie zostały wyłączone z puli kosztów przez ustawodawcę. Katalog wydatków nie będących kosztami zamieszczony jest w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.
W ramach wykładni definicji kosztów uzyskania przychodów zwykło przyjmować się, że koszt może być uznany za celowy (i jako taki za koszt uzyskania przychodu) gdy jest chociażby w sposób pośredni powiązany z przychodem, który to przychód nie koniecznie został uzyskany, ale który hipotetycznie jest możliwym do osiągnięcia; dodatkowo ważnym jest też to, by wydatki ekonomicznie uzasadnione.
Z treści pytania nie wynika, aby spółka była zobligowana do zapewniania pracownikowi - członkowi zarządu zwrotu kosztów dojazdu i noclegu; brak jest też informacji, z których wynikałoby gdzie znajduje się miejsce świadczenia pracy przez takiego pracownia a to oznacza, że należy przyjąć iż jest nim siedziba spółki. Jeżeli tak, to należy stwierdzić, iż dojazdy i pobyty nie stanowią podróży służbowej, ergo - pracodawca nie jest zobligowany z mocy prawa do zwrotu kosztów czy zapewnieniu takich świadczeń.
W konsekwencji, aby wydatki wskazane w treści pytania były kosztem spółki obowiązek ich ponoszenia musi wynikać ze stosunku prawnego - dopiero wówczas będzie można mówić o celowości wydatków. Rozliczając w kosztach wydatki związane z używaniem samochodu należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu a koszty będą mogły być uwzględnione w rachunku podatkowym jedynie w takiej części, w jakiej będą się zawierały w limicie wyznaczonym przez iloczyn ilości przejechanych (i zaewidencjonowanych) kilometrów i stawki za jeden kilometr.
Radosław Kowalski