Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Czy spółka z o.o. powinna rozliczać w koszty na podstawie ewidencji przebiegu eksploatację samochodu osobowego wynajętego od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą na własne nazwisko i równocześnie będącej głównym udziałowcem spółki z o.o.?

Spółka zawarła umowę najmu samochodu osobowego z firmą prowadzoną przez osobę fizyczną (wspólnika spółki). Wspólnik ten świadczy pracę dla spółki na podstawie umowy zlecenia.

W systemie LEX znajdziesz zagadnienie powiązane z tym artykułem:

Używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych

Najczęściej czytane w temacie:

Czytaj więcej w systemie informacji prawnej LEX

Zamów bezpłatny dostęp na 14 dni

To zagadnienie zawiera:

{"dataValues":[920,794,64,52,9,1],"dataValuesNormalized":[10,9,1,1,1,1],"labels":["Orzeczenia i pisma urz\u0119dowe","Pytania i odpowiedzi","Akty prawne","Komentarze i publikacje","Procedury","Wzory i narz\u0119dzia"],"colors":["#EA8F00","#940C72","#85BC20","#007AC3","#E5202E","#232323"],"maxValue":1840,"maxValueNormalized":20}

Najczęściej czytane w temacie:

Czytaj więcej w systemie informacji prawnej LEX

Zamów bezpłatny dostęp na 14 dni

Czy spółka z o.o. musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, żeby zaliczyć koszty eksploatacji tego samochodu do kosztów uzyskania przychodów?

Odpowiedź:

Spółka musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w celu zaliczenia wydatków na użytkowanie samochodu do kosztów uzyskania przychodu. Wysokość kosztu uzyskania przychodu ograniczona jest do wysokości iloczynu stawki kilometrowej oraz udokumentowanego przebiegu.

Uzasadnienie:

Na wstępie zakładam, że:

1) Jeżeli spółka zawarła umowę wyłącznego najmu samochodu (tzn. oprócz spółki nie korzysta z niej nikt inny), to zakładam, że samochód jest wykorzystywany na cele działalności gospodarczej spółki, generującej przychody opodatkowane podatkiem dochodowym w rozumieniu ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. Nr 851 z późn. zm. – dalej u.p.d.o.p.). Jeżeli samochód byłby wykorzystywany do celów niezwiązanych z przychodami podatkowymi (np. w działalnością zwolnioną z podatku) bądź na cele prywatne udziałowca, z kosztów uzyskania przychodu powinna zostać proporcjonalnie wyłączona część czynszu najmu, przypadająca na te cele.

2) Jeżeli udziałowiec spółki jest również jej członkiem zarządu, to umowa została zawarta w sposób skuteczny z perspektywy przepisów Kodeksu spółek handlowych (tzn. z uwzględnieniem aspektów związanych z prawidłową reprezentacją spółki).

3) Jeżeli udziałowiec, pracujący w spółce na umowie zlecenia, wykonuje wynajmowanym samochodem podróże służbowe, to nie otrzymuje on dodatkowo zwrotu kosztów podróży służbowych autem prywatnym według tzw. kilometrówki.

Jeżeli powyższe warunki są spełnione, to czynsz najmu samochodu może stanowić koszt uzyskania przychodu spółki, przy czym wysokość kosztu uzyskania przychodu będzie ograniczona kwotowo. Art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p. limituje wysokość kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania samochodu niebędącego składnikiem majątku podatnika do wysokości iloczynu przebiegu pojazdu (dokumentowanego stosownie prowadzoną ewidencją) i stawki kilometrowej, określonej w odrębnych przepisach (dla samochodów osobowych o pojemności silnika ponad 900cm3 "kilometrówka" wynosi 0,8358 zł/km).

Jeżeli zatem, przykładowo miesięczny przebieg pojazdu na cele służbowe, udokumentowany ewidencją wyniesie 1000 km, spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychód wydatki (tzn. czynsz najmu, koszt paliwa itp.) w maksymalnej wysokości 835,80 zł. W konsekwencji, celem zaliczenia wydatków na korzystanie z samochodu spółka musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Treść ewidencji określona jest w art. 16 ust. 5 u.p.d.o.p.

Dominik Klemens, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 25.09.2015 r.