Czy przy zmianie systemu oprogramowania odnośnie przechowywania faktur konieczne jest zachowanie ciągłości numeracji faktur?
Zarówno przepisy dotyczące podatku od towarów i usług, jak i przepisy o rachunkowości wymagają, by dowody księgowe, w tym faktury, były kolejno numerowane.
Pytanie
Firma zmienia oprogramowanie systemu sprzedażowo-produkcyjnego i FK. Funkcje faktur zaliczkowych mają przyporządkowany numer faktura VAT zaliczkowa zgodny z numerem zamówienia. Nie jest zachowana ciągłość numeracji.
Czy takie stosowanie numeracji zgodnie ze złożonym numerem zamówienia jest zgodne z przepisami prawa podatkowego?
Odpowiedź
Zarówno przepisy dotyczące podatku od towarów i usług, jak i przepisy o rachunkowości wymagają, by dowody księgowe, w tym faktury, były kolejno numerowane.
Uzasadnienie
Z § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), wynika że faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej (między innymi) numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT".
Również jak wskazuje § 10 ust. 4 pkt 3 tego rozporządzenia, faktura stwierdzająca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej (między innymi) datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT" lub "FAKTURA VAT-MP".
Również przepisy ustawy o rachunkowości nierzadko odwołują się do konieczności zachowania zasad chronologii i właściwej "systematyki". Przykładowo art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy wspomina o "kolejno numerowanych własnych fakturach i innych dowodach".
Dana faktura powinna więc zawierać numer kolejny, a zatem w przyjętym przez podatnika okresie winien to być numer następny. Wydaje się więc, że obowiązkiem podatnika jest zachowanie ciągłości numeracji faktur.
Prawidłowość takiego stanowiska potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r., IPPP2/443-899/09-2/SAP czy wyrok WSA w Warszawie z 22 września 2010 r., III SA/Wa 514/10.
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy Podatkowego
Łukasz Matusiakiewicz
