Czy paragon z błędnie podaną datą może być dowodem poniesienia wydatku zaliczanego do kosztów uzyskania przychodów?

Jeżeli omyłka w dacie wystawienia paragonu jest oczywista, gdyż z opisu paragonu wynika faktyczna data wykonania usługi, błąd taki nie wyklucza tego paragonu jako dowodu poniesienia kosztu uzyskania przychodów.

Pytanie

Prowadzimy pełne księgi rachunkowe, pracownik po odbytej delegacji do Niemiec przedstawił paragon za parking wystawiony ręcznie z podaniem nazwy naszej firmy, ale na paragonie jest błąd w postaci daty wystawienia paragonu, jest podany 2010 r. zamiast 2012 r. W wyszczególnieniu za co wystawiony jest paragon widnieje data bieżąca.
Czy można zaliczyć w koszty tak udokumentowany wydatek?
Czy paragon stanowi podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów?
Czy błędnie podana data nie wyklucza tego paragonu z k.u.p.?

Odpowiedź

Paragon, co do zasady, może stanowić dowód poniesienia wydatku zaliczanego do kosztów uzyskania przychodów, jako tzw. dowód zewnętrzny obcy.
Moim zdaniem, jeżeli omyłka w dacie wystawienia paragonu jest oczywista, gdyż z opisu paragonu wynika faktyczna data wykonania usługi, błąd taki nie wyklucza tego paragonu jako dowodu poniesienia kosztu uzyskania przychodów.

Uzasadnienie

Zgodnie z przepisami art. 15 ust. 4e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.), za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, co do zasady, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Na podstawie art. 9 ust. 1 tej ustawy podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający m.in. określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Na mocy art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi" zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

Z kolei art. 22 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości stanowią, że dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 u.r., oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.