Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Czy organ podatkowy może wezwać biuro rachunkowe do złożenia wyjaśnień w przypadku prowadzenia postępowania kontrolnego w firmie kontrahenta, z którym klient biura współpracował?

Biuro nie prowadzi już dokumentacji księgowej klienta, posiada jednak zapisy w formie elektronicznej. Wezwanie posiada braki formalne z art 159 Ordynacji podatkowej – nie zawiera terminu, sankcji, jako strona została wskazana spółka cywilna, która nie posiada osobowości prawnej. Czy w z związku z powyższym na biurze mogą ciążyć negatywne skutki braku odpowiedzi na otrzymane wezwanie organu?

Odpowiedź:

Nie można żądać w tym trybie wyjaśnień. Można żądać wyciągów z ksiąg podatkowych.

Uzasadnienie:

Z tego, co rozumiem to organ kontroli skarbowej prowadzi postępowanie kontrolne (a być może kontrolę podatkową) u kontrahenta dawnego klienta podatnika. Zakładam, że jest to raczej kontrola podatkowa. Podstawą do tego rodzaju działań może być art. 13b ustawy z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 720 z późn. zm.) – dalej u.k.s. W myśl powołanego przepisu inspektor lub pracownik, w związku z postępowaniem kontrolnym lub kontrolą podatkową, może zażądać od kontrahentów kontrolowanego, z wyjątkiem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w okresie objętym postępowaniem kontrolnym lub kontrolą podatkową:

1) przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym postępowaniem kontrolnym lub kontrolą podatkową u kontrolowanego, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności;

2) przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych zapisanego w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, jeżeli kontrahent podatnika prowadzi księgi podatkowe i przetwarza dowody księgowe przy użyciu programów komputerowych.

Za kontrahentów kontrolowanego uważa się także wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą uczestniczące w dostawie tego samego towaru lub usługi będące zarówno dostawcami, jak i nabywcami biorącymi udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie towaru lub usługi. W takim przypadku żądanie, o którym mowa, może dotyczyć wyłącznie dokumentów lub wyciągów związanych z tą dostawą towaru lub usługi. Jeżeli miejsce zamieszkania, siedziba lub miejsce wykonywania działalności kontrahenta kontrolowanego znajdują się poza obszarem działania organu kontroli skarbowej, czynności, o których mowa, na zlecenie tego organu może przeprowadzić także inspektor lub pracownik upoważniony przez organ kontroli skarbowej właściwy ze względu na miejsce zamieszkania, siedzibę lub miejsce wykonywania działalności kontrahenta. Powyższe przepisy są podstawą do żądania dokumentów od kontrahentów kontrolowanego. Jak podkreślono w orzecznictwie sądowym „Czynności sprawdzające mają ograniczony zakres, w szczególności mogą dotyczyć dokumentacji, kontrolujący nie może natomiast żądać np. składania wyjaśnień przez kontrahenta. Jednakże, jeżeli w trakcie czynności kontrahent wypowiada się w kwestiach związanych z tymi czynnościami organ wypowiedzi te powinien zapisać w protokole, biorąc w szczególności pod uwagę formę tego dokumentu” (wyrok WSA w Białymstoku z dnia 3 października 2008 r., sygn. I SA/Bk 216/08). W piśmiennictwie wskazuje się z kolei: „nie ma przeszkód, aby w toku czynności sprawdzających (kontroli krzyżowej) oprócz dokumentów – kopii faktury czy też umowy kontrahenta kontrolowanego podatnika – zażądać pozostałej dokumentacji, czyli także ewidencji i ksiąg, jeżeli zawierają one dokumenty, które mieszczą się w zakresie kontroli krzyżowej. Ich sprawdzenie musi mieć na celu zweryfikowanie prawidłowości i rzetelności transakcji pomiędzy kontrahentem a kontrolowanym podatnikiem. Zatem zakres sprawdzanej dokumentacji kontrahenta zależy od metody przyjętej przez kontrolującego. Niekiedy można potwierdzić, że transakcja miała miejsce wyłącznie na podstawie samej faktury. Dokładne sprawdzenie transakcji - czy ją zaewidencjonowano, opłacono i wydano towar – można przeprowadzić tylko na podstawie pozostałej dokumentacji kontrahenta (…) Przeprowadzenie w toku kontroli krzyżowej innych dowodów, jak np. zebranie wyjaśnień, przesłuchanie świadków, dokonanie oględzin, jest oczywiście niedozwolone, ponieważ wymienione czynności dowodowe nie mieszczą się w zakresie czynności sprawdzających z ordynacji podatkowej, a są to typowe czynności kontrolne” (D. Zalewski, Kontrola krzyżowa w procedurze podatkowej, PP 2009/4/36-43). Z powyższej regulacji wynika zatem, że nie można żądać w tym trybie wyjaśnień. Można żądać wyciągów z ksiąg podatkowych.

Adam Bartosiewicz, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 8.07.2016 r.