Odpowiedź:

Niezależnie od tego czy dotacja (dofinansowanie) wypłacana jest w formie refundacji poniesionych wydatków, czy też w formie zaliczek, koszty związane z realizacją projektu, powinny być ujmowane w księgach rachunkowych spółki na zasadach ogólnych. Oznacza to, że odnosi się je odpowiednio na konta zespołu 0, 4, 5 lub 7 – w zależności od przyjętych zasad ewidencji oraz rodzaju poniesionych kosztów. Konieczne jest przy tym prowadzenie oddzielnych kont analitycznych specjalnie dla realizowanego projektu, w celu późniejszego rozliczenia dotacji oraz właściwego ujęcia kosztów dla potrzeb podatku dochodowym od osób prawnych.

Uzasadnienie:

Wpływ dotacji, w opisanym przypadku w formie zaliczek na przyszłe wydatki kwalifikowane, będące przedmiotem umowy, na rachunek bankowy spółki może być ewidencjonowany na koncie:
a) rozliczeń międzyokresowych przychodów – w przypadku dotacji na nabycie lub wytworzenie aktywów trwałych, jeżeli stosownie do innych przepisów nie wpływają one na zwiększenie kapitałów (funduszy) własnych,
b) służącym do ewidencji przychodów z tytułu sprzedaży produktów lub towarów jeżeli byłaby to dotacja do cen sprzedaży produktów lub towarów,
c) pozostałych przychodów operacyjnych, w przypadku dotacji otrzymanych na inne cele niż wskazane powyżej, co jak wynika z treści pytania dotyczy sytuacji opisanej w pytaniu.
Jeżeli chodzi o wpływ środków z dotacji przeznaczonych na pokrycie kosztów kwalifikowanych projektu podlegającego dofinansowaniu nie przeznaczonych na zakup czy wytworzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,, to jest on księgowany: Wn konto 131 „Rachunek bieżący”, Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Chociaż Czytelnik nie napisał nic na temat pochodzenia środków dotacji, to jednak można założyć, że otrzymana kwota dotacji stanowić będzie przychód podatkowy spółki, korzystający w całości ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób prawnych, stosownie do art. 17 ust. 1 pkt 47 lub art. 17 ust. 1 pkt 52 lub 53 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p., w myśl których to przepisów wolne od podatku są odpowiednio:
– dotacje otrzymane z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego, z wyjątkiem dopłat do oprocentowania kredytów bankowych w zakresie określonym w odrębnych ustawach;
– płatności na realizację projektów w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, otrzymane z Banku Gospodarstwa Krajowego, z wyłączeniem płatności otrzymanych przez wykonawców,
– środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.).
Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 58 u.p.d.o.p. zastosowanie zwolnienia od podatku skutkuje brakiem możliwości zaliczenia wydatków sfinansowanych z takiej dotacji do kosztów uzyskania przychodów. W myśl wymienionego przepisu nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 14a, 23, 24, 42, 47, 48, 52, 53 i 55.
Jak się wydaje, pewien problem może się pojawić wówczas, jeżeli w chwili poniesienia kosztu spółka nie będzie wiedziała jeszcze, czy dany wydatek zostanie zrefundowany ze środków pomocowych.

Tadeusz Waślicki

Odpowiedzi udzielono 8.11.2015 r.