Commercial invoice a KSeF – czy dokument pomocniczy trzeba wystawiać jako fakturę ustrukturyzowaną?
Samo zawarcie w Commercial invoice części danych występujących również na fakturze nie powoduje jeszcze, że dokument staje się fakturą. Jeżeli pełni on wyłącznie funkcję pomocniczą, transportową lub celną, nie zawiera podstawowych elementów faktury, takich jak stawka i kwota VAT, a właściwa sprzedaż jest następnie dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną, Commercial invoice nie musi być wystawiany ani przesyłany za pośrednictwem KSeF - radzi Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Prowadzę działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT oraz podatnikiem VAT UE. Sprzedaję towary na rzecz odbiorców w Polsce, innych państwach UE oraz poza UE. Transakcje te są rozliczane odpowiednio jako dostawy krajowe, WDT albo eksport towarów. Sprzedaż dokumentuję fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi w KSeF. Ze względów technicznych faktura jest jednak wystawiana dopiero po przygotowaniu i wysyłce towaru, często kilka godzin po opuszczeniu przez niego magazynu. Przed wysyłką sporządzam natomiast dokument „Commercial invoice”. Służy on przede wszystkim celom transportowym i celnym, w szczególności przy eksporcie. Jest przekazywany agencji celnej i przewoźnikowi. Jego numer może być następnie wskazywany na dokumentach celnych, CMR oraz na właściwej fakturze, co pozwala powiązać daną dostawę z dokumentacją potwierdzającą WDT lub eksport. Dokument ten nie służy do rozliczeń podatkowych ani płatniczych. Właściwym dokumentem sprzedaży jest faktura ustrukturyzowana wystawiana później w KSeF. Sporządzając Commercial invoice, nie mam zamiaru wystawiać faktury w rozumieniu ustawy o VAT. Czy w opisanej sytuacji dokument Commercial invoice należy uznać za fakturę i czy powinien być wystawiany w postaci faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF? - pyta Czytelnik.
W opisanej sytuacji dokument Commercial invoice nie powinien być uznany za fakturę w rozumieniu ustawy o VAT, a w konsekwencji nie podlega obowiązkowi wystawienia ani przesłania przy użyciu KSeF. Kluczowe jest jednak, aby dokument rzeczywiście miał charakter pomocniczy, transportowy lub celny i nie pełnił funkcji właściwej faktury.
Commercial invoice pełni funkcję pomocniczą
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w postaci papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą oraz przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei art. 106e ust. 1 ustawy o VAT określa elementy, które powinna zawierać faktura, w tym m.in. dane stron transakcji, nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową netto, wartość sprzedaży netto, właściwą stawkę podatku oraz – co do zasady – kwotę podatku i kwotę należności ogółem.
Jednocześnie na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy objęci obowiązkowym KSeF są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy jednak faktur. Jeżeli dany dokument nie posiada charakteru faktury w rozumieniu ustawy o VAT, samo jego sporządzenie w związku ze sprzedażą nie powoduje automatycznie obowiązku przesłania go do KSeF.
W przedstawionym przypadku Commercial invoice pełni funkcję pomocniczą. Dokument jest sporządzany przed wysyłką towaru przede wszystkim na potrzeby odprawy celnej i transportu. Może służyć identyfikacji towarów oraz powiązaniu konkretnej dostawy z dokumentacją przewozową i celną. Nie służy jednak do rozliczenia należności pomiędzy stronami ani do rozliczeń podatkowych. Właściwym dokumentem potwierdzającym sprzedaż pozostaje faktura ustrukturyzowana wystawiana później w KSeF.
Istotne jest również to, że Commercial invoice nie zawiera wszystkich elementów właściwych dla faktury. W szczególności nie wskazuje stawki i kwoty podatku VAT, niezależnie od tego, czy dana transakcja jest opodatkowana stawką 23%, czy korzysta ze stawki 0%. Nie zawiera również numeru identyfikującego fakturę w KSeF. Jednocześnie intencją wystawcy nie jest udokumentowanie sprzedaży fakturą, ponieważ każda transakcja jest następnie dokumentowana odrębną fakturą ustrukturyzowaną.
Stanowisko organów podatkowych
Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 26 sierpnia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.436.2026.1.KM. Organ rozpatrywał sytuację, w której Commercial invoice był sporządzany przed wysyłką towaru i wykorzystywany przede wszystkim do zgłoszenia eksportowanych towarów do procedury celnej. Dokument zawierał część informacji później zamieszczanych na fakturze, ale nie wskazywał stawki ani kwoty VAT i nie służył do rozliczeń podatkowych ani handlowych.
Dyrektor KIS zwrócił uwagę, że sama „commercial invoice” nie jest dokumentem przewidzianym przez ustawę o VAT. W obrocie gospodarczym może natomiast służyć m.in. do odprawy celnej, ustalenia wartości przesyłki czy prawidłowego naliczenia należności celnych.
W piśmie tym możemy przeczytać:
„(…)przed wysyłką towaru Spółka sporządza dokument o nazwie "Commercial invoice". Służy on przede wszystkim zgłoszeniu eksportowanych towarów do celnej procedury wywozu - i w tym celu jest przekazywany agencji celnej. Podkreślają Państwo, że przy wystawianiu dokumentu Commercial invoice intencją (wolą) i celem Spółki nie jest wystawienie faktury. Świadczy o tym nazewnictwo dokumentu (określenie commercial ma wyraźnie odróżniać dokument od faktury) oraz to, że w odniesieniu do każdej dostawy towarów Spółka wystawia fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu KSeF. Ponadto, jak Państwo wskazali, dokument Commercial invoice nie zawiera informacji o stawce i kwocie VAT.
Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazem "Commercial invoice" oraz fakt, że dokument ten nie będzie zawierał podstawowych elementów faktury takich jak: stawka i kwota podatku VAT przemawiają za tym, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że wystawiany przez Spółkę dokument Commercial invoice, nie jest/nie będzie stanowić faktury w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. (…)”.
Organ jednoznacznie wskazał również, że skoro Commercial invoice nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, to nie jest objęty obowiązkiem wystawienia przy użyciu KSeF ani obowiązkiem przesłania go do tego systemu.
Podsumowując, samo zawarcie w Commercial invoice części danych występujących również na fakturze nie powoduje jeszcze, że dokument staje się fakturą. Jeżeli pełni on wyłącznie funkcję pomocniczą, transportową lub celną, nie zawiera podstawowych elementów faktury, takich jak stawka i kwota VAT, a właściwa sprzedaż jest następnie dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną, Commercial invoice nie musi być wystawiany ani przesyłany za pośrednictwem KSeF.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
