Zorganizuj pracę z domu tak, by była efektywna i zgodna z prawem
Obecnie coraz więcej pracodawców decyduje się na wprowadzenie możliwości pracy z domu, tzw. home office. By taka forma wykonywania pracy była zgodna z prawem, pracodawca musi dochować pewnych formalności. Szczegóły wyjaśnia Joanna Stępniak, ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.
Pracodawca chce wdrożyć system "home office" - "praca w domu". Chce taką formę pracy wykorzystywać incydentalnie, tylko w wyjątkowych, indywidualnych sytuacjach, kiedy pewne obowiązki powinny zostać wykonane, a pracownik nie może lub nie ma możliwości pracy w firmie, np.przez warunki pogodowe, popsuł mu się samochód i nie ma możliwości dojechać do pracy. Wtedy wykonuje pracę w domu. Założenia: praca wykonywana jest na sprzęcie firmowym, przełożony wyznacza zadania do wykonania i później je odbiera, pracownik może pracować poza obowiązującym go rozkładem czasu pracy (pracodawcy zależy na efekcie w danym dniu, ewentualnie na możliwości kontaktu z pracownikiem, a nie godzinach pracy). U pracodawcy funkcjonują organizacje związkowe i Regulamin Wynagradzania/Regulamin Pracy.
- W jaki sposób należy wdrożyć taką formę pracy?
- Jak powinny brzmieć zapisy?
- Jak należy rozliczać czas pracy?
- Czy i jak ewidencjonować czas pracy pracownika?
- Czy należy zaznaczać w rejestrze czasu pracy home office?
- Jak należy postąpić w przypadku, kiedy praca jest wykonywana poza obowiązującym rozkładem czasu pracy?
- Czy jeśli taka forma będzie stosowana w indywidualnych przypadkach (bezpośredni przełożony będzie miał możliwość decydowania), to czy pracodawca nie narazi się aspekt dyskryminacji?
- Jakie są kwestie BHP związane z pracą w domu - stanowisko pracy, wyposażenie, czy stanowisko spełnia wymogi BHP, wypadek przy pracy?
Pracodawca może polecać pracownikom wykonywanie pracy w domu.
Na wstępie wskazać należy, że zgodnie z art. 675 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - dalej k.p., zatrudnianie w formie telepracy polega na regularnym wykonywaniu przez pracownika pracy poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej i przekazywaniu wyników pracy za pośrednictwem tychże środków. A zatem stosunek pracy z wykorzystaniem telepracy różni się od zwykłych stosunków pracy przede wszystkim miejscem wykonywania zadań (są one bowiem wykonywane regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej) oraz sposobem rozliczania się pracownika z tej pracy (pracownik wyniki swojej pracy, przekazuje pracodawcy drogą elektroniczną).
Aby nazwać dany stosunek "telepracą" muszą więc zostać spełnione następujące warunki: po pierwsze, pracownik wykonuje powierzone mu zadania stale poza zakładem pracy, a po drugie z wykonania tych zadań rozlicza się z pracodawcą za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przy czym oba te warunki muszą być spełnione łącznie.
Sporadyczne wykonywanie przez pracownika powierzonych mu zadań w domu nie będzie zatem stanowiło zatrudnienia w formie telepracy. Jeżeli nawet taki pracownik przekazywałby pracodawcy wykonaną przez siebie pracę za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, to w sytuacji, gdy praca w domu ma miejsce jedynie od czasu do czasu, trudno mówić o stałości świadczenia pracy poza zakładem pracy.
Konsekwencją nie uznania takiej pracy jako telepracy jest zwolnienie pracodawcy od obowiązku dostarczenia pracownikowi niezbędnego sprzętu koniecznego do wykonywania pracy w domu, ubezpieczenia tego sprzętu czy też pokrycia kosztów związanych z jego instalacją, eksploatacją i serwisem. Pracownik, który świadczy pracę w domu musi się zatem godzić z tym, że wszelkie poniesione przez niego koszty eksploatacji sprzętu, na którym będzie świadczył pracę w domu (bez względu na to, czy będzie to sprzęt służbowy czy prywatny) będzie musiał ponieść samodzielnie.
Choć możliwości sporadycznego wykonywania pracy w domu nie przewiduje żaden przepis prawa pracy, uznać to należy za prawnie dopuszczalne. Nie budzi wątpliwości, że pracodawca może zgodzić się na pracę w domu, gdy wnioskuje o nią pracownik. W takim przypadku pracodawca i pracownik zawierają pewnego rodzaju porozumienie dotyczące zmiany warunków wykonywania przez pracownika pracy. Umownej zmianie ulega bowiem miejsce wykonywania pracy. W pozostałym zakresie łączący pracownika z pracodawcą stosunek pracy nie ulega żadnej modyfikacji (pozostaje oparty w dotychczas obowiązujących pracownika normach prawnych).
W tym tez kontekście kwestie związane z bhp, przystosowaniem stanowiska pracy czy wypadku przy pracy powinny być interpretowane na takich samach zasadach na jakich przyjmuje się, że pracodawca zapewnia odpowiednie warunki pracy pracownikom odbywającym podróż służbową.
Pewne wątpliwości budzić może natomiast odgórne zobowiązanie pracownika do wykonywania pracy w domu. Pamiętać bowiem należy, iż w zdecydowanej większości przypadków, w zawartych z pracownikami umowach o pracę, ich miejsca zamieszkania nie zostały określone jako miejsca pracy. Dlatego też praca w domu powinna mieć miejsce na wniosek pracownika (chyba, że w umowach o pracę pracowników, jako miejsce pracy zostało również wpisane ich miejsce zamieszkania).
Ponieważ przepisy prawa pracy nie regulują kwestii sporadycznego wykonywania przez pracowników pracy w domu, przyjąć należy, iż pozostawiają w tym zakresie swobodę stronom stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że nie ma obowiązku regulowania tych kwestii w obowiązujących w zakładzie pracy aktach wewnątrzzakładowych. Nie mniej jednak, unormowanie zasad wykonywania pracy w domu, może być dla obu stron stosunku pracy korzystne. Po pierwsze pracownicy zostaną poinformowani o trybie i zasadach na jakich praca w domu może być wykonywana. Po drugie pracodawca ureguluje powyższe zasady w sposób jednakowy dla wszystkich pracowników, unikając tym samym ewentualnego zarzutu dyskryminacji w zatrudnieniu. Do wprowadzenia nowych zapisów dotyczących zasad świadczenia pracy w domu konieczna jest zmiana regulaminu pracy. Zmiana tego aktu wewnątrzzakładowego wymaga takiego samego trybu jak jego uchwalenie (a zatem wymagana będzie m.in. konsultacja nowych zapisów ze związkami zawodowymi). O treści regulacji dotyczących pracy w domu – o formie w jakiej jest ona polecana czy o formie w jakiej wyrażana jest zgodna pracodawcy na jej wykonywanie – zdecydują zatem pracodawca i działające na terenie firmy związki zawodowe.
Praca wykonywana przez pracownika w domu stanowić przy tym będzie czas pracy pracownika. Zgodnie bowiem z art. 128 k.p., czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (np. w domu jeśli miejsce to wyznaczył pracownikowi pracodawca). Praca taka powinna być ewidencjonowana na takich samych zasadach jak praca w firmie – w ewidencji czasu pracy należy zatem odnotować liczbę faktycznie przepracowanych przez pracownika w domu godzin.
Ponadto jeśli wykonywana będzie poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy stanowić może prace nadliczbową. Zgodnie bowiem z art. 151 § 1 k.p., pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Tym samym, jeżeli praca wykonywana przez pracownika w domu przypadać będzie poza normalnymi godzinami pracy stanowić będzie pracę w godzinach nadliczbowych.
