Rok 2019 przyniesie pracodawcom wiele zmian, do których przygotowania muszą rozpocząć już dziś. Konferencja, zorganizowana 7 listopada, była okazją nie tylko do wysłuchania ekspertów, ale i indywidualnych konsultacji z nimi. Najwięcej pytań i wątpliwości uczestników wzbudziło przetwarzanie danych osobowych kandydatów i pracowników oraz zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Ciekawych tematów było jednak dużo więcej.

RODO-panika mija, ale zmiany zostają i trzeba je stosować

Rekrutacja pracowników, prowadzenie akt osobowych i ewidencji czasu ich pracy, zgłoszenie zatrudnionych i członków ich rodzin do ZUS, kierowanie ich na badania wstępne i okresowe, a później przechowywanie orzeczeń lekarskich, rozliczenia, naliczanie składek, wypłata wynagrodzeń - we wszystkich tych sytuacjach dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Dlatego nie ma pracodawcy, który nie musi znać regulacji wprowadzonych 25 maja 2018 roku przez RODO. W trakcie XI Konwentu Prawa Pracy tematowi ochrony danych osobowych w kontekście unijnej reformy poświęcone były aż trzy wystąpienia ekspertów.

Dr Dominik Lubasz z Kancelarii Lubasz i Wspólnicy omówił kwestie bezpieczeństwa danych osobowych w dziale kadr, przede wszystkim analizę procesów, rejestr czynności i upoważnienia.

 


- Ocena charakteru, kontekstu, celu i zakresu przedstawiania danych osobowych wpływa na zrealizowanie obowiązku z art. 25 RODO. Będziemy wtedy w stanie udowodnić przed organem, że zadbaliśmy o ochronę danych - mówił Dominik Lubasz. Zwracał uwagę, że ryzyka istnieją często tam, gdzie się tego nie spodziewamy. Jeśli w firmie wykorzystywana jest bezpłatna poczta, np. Gmail, to wystarczy sięgnąć do regulaminu, żeby dowiedzieć się, że operator może mieć dostęp do danych, które są przesyłane w mailach, a to przecież zwiększa ryzyko wycieku danych - zwracał uwagę mecenas Lubasz.

Sprawdź w LEX: RODO - bezpieczeństwo danych osobowych w dziale kadr >

Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >

Prace nad wprowadzeniem zgodnej z aktualnymi przepisami procedury przetwarzania danych trzeba zacząć od analizy, czyli opisania ryzyk, które występują oraz ich oceny. To punkt wyjścia dla wyboru i zastosowania odpowiednich narzędzi ochrony danych. Szacowanie ryzyka polega na przewidzeniu, co może się zadziać w danym procesie z danymi osobowymi. Zidentyfikowane muszą zostać zagrożenia i podatności. - Dopiero po prawidłowej ocenie ryzyka będziemy w stanie przygotować dokumentację, czyli rejestr czynności przetwarzania danych osobowych - ten dokument jest efektem całego wcześniejszego działania. Bez tego pierwszego kroku nie da się go przygotować - podkreślał mecenas Lubasz. Rozporządzenie nie narzuca formy dokumentu, najważniejsze, żeby dane w nim zawarte spełniały wymogi RODO - mówił.

Sprawdź w LEX: Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla członka komisji socjalnej >

RODO wdrożone - co to właściwie znaczy?

Mecenas Lubasz podkreślał też, że przetwarzanie danych to proces stały i takiego podejścia wymaga RODO. Wdrożenie RODO nie jest więc jednorazową czynnością, ale wymaga zmiany podejścia do danych wszystkich pracowników, którzy mają z nimi do czynienia.

Sprawdź w LEX: RODO - ochrona danych osobowych od 25 maja 2018 r. >

Jakie dane kandydata do pracy i pracownika można przetwarzać?

Maria Sobieska, ekspert Centrum Pomocy Profesjonalisty Wolters Kluwer omówiła szczegółowo zasady przetwarzania danych osobowych pracowników w trakcie rekrutacji i selekcji. Zwracała uwagę, że katalog danych, których ma prawo żądać od kandydata pracodawca, wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy. Określa go art. 22(1) Kodeksu pracy. Jeśli pracodawca przetwarza tylko dane, wskazane w tym przepisie lub innych przepisach prawa, nie musi uzyskiwać od kandydata zgody na ich przetwarzanie - podstawą przetwarzania jest w takiej sytuacji przepis prawa - tłumaczyła ekspertka. W pozostałych przypadkach przetwarzanie danych zawsze musi mieć podstawę w zgodzie pracownika. Warto zaznaczyć, że niebawem wprowadzona zostanie zmiana katalogu danych, których może żądać pracodawca. Projekt nowelizacji Kodeksu pracy w tym zakresie właśnie trafił do Sejmu.

Sprawdź w LEX:

Dostęp do danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników >

Ochrona danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników po wejściu w życie RODO >

Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >

Monitoring - nowe regulacje

Tematem, który wywołał wiele pytań wśród uczestników konferencji był monitoring. I to zarówno monitoring wizyjny, poczty elektronicznej czy GPS. - Monitoring nie może stać się narzędziem oceny pracy pracownika czy wykorzystywania przez niego czasu pracy - zwracała uwagę ekspertka. Nowe przepisy, które trafiły do Kodeksu pracy w momencie rozpoczęcia obowiązywania RODO, wciąż budzą wiele wątpliwości. Maria Sobieska omówiła procedurę wprowadzania monitoringu, zasady informowania pracowników, przechowywania i wykorzystywania nagrań oraz szczególnych wymagań dotyczących stosowania monitoringu pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Sprawdź w LEX:

Monitoring pracowników >

Monitoring wizyjny w zakresie bhp oraz możliwości kontroli PIP >

Niezwykle cenna była dla uczestników konferencji możliwość bezpośredniej konsultacji z ekspertami przy stolikach eksperckich. To okazja do indywidualnych rozmów z ekspertami Centrum Pomocy Profesjonalisty, Doradztwa Kadrowego LEX.

Wiele pytań o nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

- To, że prowadzenie dokumentacji pracowniczej zostało uregulowane w dwóch aktach, sprawi wiele kłopotów pracodawcom - mówiła Maria Sobieska. Część przepisów znajduje się w kodeksie pracy, zmienionym ustawą z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, część w projekcie nowego rozporządzenia, nad którym prace jeszcze trwają. Wspomniana nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza od 1 stycznia 2019 roku:

  • zmianę zasad wypłaty wynagrodzenia
  • możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej albo elektronicznej
  • skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat.

- To nie jest 10 lat od ustania stosunku pracy, ale od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - zwracała uwagę ekspertka. Podkreślała, że pracodawca będzie miał od początku 2019 roku nowe obowiązki informacyjne wobec pracownika, będzie m.in. musiał wraz z wydaniem świadectwa pracy poinformować pracownika o dokładnym terminie, w którym może odebrać dokumentację. Pracodawca musi więc liczyć te terminy odrębnie dla każdego pracownika.

 


 

Liczne pytania uczestników konferencji wyraźnie pokazały, że kadrowcy mają dużo praktycznych wątpliwości dotyczących nowych regulacji. Warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy będą krócej przechowywać dokumentację pracowniczą nowo zatrudnionych. Dla tych, którzy już pracują, również będzie można skrócić okres archiwizacji dokumentacji, ale pod warunkiem przekazania do ZUS dwóch dokumentów: oświadczenia ZUS OSW i raportu ZUS RIA. Są również takie grupy zatrudnionych, dla których okresu archiwizacji w ogóle nie będzie można skrócić.

Sprawdź w LEX:

Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek >

Dokumentacja pracownicza 2019 >

Akta osobowe pracowników 2019 >

Osobom, które mają wykupiony dostęp do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych polecam zadawanie pytań ekspertom oraz lekturę aktualizowanych codziennie komentarzy i analiz, które pomogą w przygotowaniu się do nadchodzących zmian.

Gdy brakuje pracowników, warto poznać zasady zatrudniania cudzoziemców

Dr Ewa Podgórska-Rakiel, Prawo Pracy Doradztwo i Szkolenia, omówiła zasady zatrudniania cudzoziemców. Mówiła m.in. o tym, co należy sprawdzić, zatrudniając cudzoziemca, żeby nie narazić się na zarzut nielegalności zatrudnienia. Poruszyła też tematy ochrony danych osobowych w kontekście zatrudniania cudzoziemców oraz zasady delegowania cudzoziemców do innych krajów.

Komentarze przygotowane przez dr Ewę Podgórską-Rakiel można znaleźć w LEX Kadry:

W jaki sposób zatrudnić cudzoziemca w formie telepracy? >

Praca tymczasowa, delegowanie pracowników w świetle RODO >

Zatrudnianie w Polsce cudzoziemców spoza UE - zezwolenie na pracę sezonową >

Zatrudnianie cudzoziemców spoza UE - oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy >

Ekspertka wspomniała też, że planowane są pewne zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców, ale projekt, który miał je wprowadzić, został wycofany i nie wiadomo, kiedy oraz z jakimi propozycjami zmian pojawi się ponownie.

PPK - czas zacząć przygotowania

Pracownicze Plany Kapitałowe to temat, którym będzie musiał zainteresować się każdy pracodawca, ponieważ wszyscy pracodawcy będą musieli je docelowo tworzyć. Ustawa jest już gotowa, czeka tylko na podpis prezydenta. Co oznacza ten nowy obowiązek? Czy będzie się można z niego zwolnić? O tym mówił Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner w Raczkowski Paruch.

Przypomniał m.in., że o tym, kiedy firma będzie tworzyć PPK, zdecyduje liczba zatrudnionych pracowników. W pierwszej kolejności obowiązkiem tym będą objęte podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób (od 1 lipca 2019 roku), następnie zatrudniające co najmniej 50 osób (od 1 stycznia 2020 roku), co najmniej 20 osób (od 1 lipca 2020 roku), a od 1 stycznia 2021 roku wszystkie jednostki sektora finansów publicznych oraz podmioty zatrudniające co najmniej 1 osobę. Mecenas Kuczkowski radzi, aby już dziś rozpocząć przygotowania do PPK. Niektóre obowiązki wymagają wprost z przepisów prawa. Już teraz trzeba utworzyć rezerwy na składki i pomyśleć o tym, kto będzie ten system obsługiwać. Prawdopodobnie będzie trzeba utworzyć dodatkowy etat do obsługi programu, a nawet kilka - wszystko zależy od poziomu zatrudnienia. Trzeba już myśleć o tym, żeby wybrać brokera, bo zdaniem mecenasa Kuczkowskiego, nie da się dobrze wybrać instytucji finansowej, która będzie prowadzić program, bez pomocy profesjonalisty.

Sprawdź w LEX:

Pracownicze Plany Kapitałowe - nowe obowiązki pracodawców >

Pracownicze Plany Kapitałowe - porównanie PPK a PPE >

Rewolucja w zbiorowym prawie pracy

Od 2019 r. zaczną również obowiązywać bardzo ważne zmiany w ustawie o związkach zawodowych, które mogą poważnie wpłynąć na poziom uzwiązkowienia w tych przedsiębiorstwach, w których większość osób pracuje na umowach cywilnoprawnych. Do tej pory związkowcami mogli zostawać głównie zatrudnieni na podstawie stosunku pracy.

Wejdą w życie również nowe zasady ustalania reprezentatywności organizacji związkowej oraz możliwość weryfikacji przez pracodawcę liczby związkowców. Ten temat omówiła dr Magdalena Rycak, Rycak Kancelaria Prawa Pracy i HR. - To największa nowelizacja od początku funkcjonowania ustawy o związkach zawodowych - podkreślała. Dr Rycak widzi w zmienionych przepisach pewne szanse dla przedsiębiorców, którzy mają już związki zawodowe i od lat ubolewają nad tym, że nie mają żadnych narzędzi prawnych do sprawdzenia liczebności związku zawodowego. Do tej pory byli bezradni wobec informacji od związku zawodowego o liczbie jego członków, a to ma przecież wpływ np. na liczbę szczególnie chronionych działaczy czy przyznanie związkowi przymiotu reprezentatywności. Zdarza się, że przedsiębiorcy otrzymują informacje od kilku działających u nich organizacji o liczbie związkowców, która łącznie przekracza liczbę wszystkich zatrudnionych u nich pracowników. I nawet w takiej sytuacji nie ma w świetle aktualnie obowiązujących przepisów możliwości weryfikacji tej informacji - mówiła dr Rycak. Od 1 stycznia to się zmieni.

Sprawdź w LEX:

Zmiany w funkcjonowaniu związków zawodowych od 1 stycznia 2019 r. >