Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. 

Pracodawca prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna. Wcześniej miał siedzibę prowadzenia działalności pod określonym adresem i tylko ten adres miał podany w CEIDG. Dokonał zmiany we wpisie w CEIDG podając jako główne miejsce wykonywania działalności inny adres, zaś jako dodatkowe miejsce prowadzenia działalności wcześniej podany adres.

Czy należy dokonać aktualizacji dokumentów pracowniczych w zawiązku z powyższymi zmianami adresowymi?

Czy należy dokonać aktualizacji regulaminu wynagradzania?

Jak prawidłowo wystawić świadectwo pracy?

Odpowiedź: zmiana adresu pracodawcy wymaga aktualizacji dokumentów pracowniczych tylko wtedy gdy określa miejsce pracy pracownika.

Uzasadnienie: adres pracodawcy w dokumentacji pracowniczej oraz aktach wewnątrzzakładowych występuje przeważnie w pieczęci pracodawcy oraz jako określenie miejsca pracy pracowników.

W pierwszym przypadku, gdy adres pracodawcy występuje jedynie w pieczęci zakładu pracy, jego zmiana nie pociąga za sobą konieczności dokonywania jakichkolwiek aktualizacji wskazanych dokumentów. Informacja ta nie jest bowiem treścią dokumentu (np. regulaminu). Nie stanowi również treści oświadczenia wolni stron (w przypadku np. umowy o pracę).

Czytaj: Pracodawca nie powinien pobierać opłat za wydawanie duplikatów dokumentów

Jeżeli jednak adres pracodawcy wyznacza miejsce pracy pracowników (i jako taki występuje w dokumentacji pracowniczej czy aktach wewnątrzzakładowych), pracodawca zobowiązany jest do zmiany wszystkich dokumentów, w których występuje w tej roli – o ile oczywiście za zmianą adresu idzie zmiana miejsca świadczenia pracy przez pracowników. Jeśli tak się dzieje zmiana adresu pracodawcy - występującego w  roli miejsca pracy pracownika w umowie o pracę  - powinna nastąpić poprzez dokonanie wypowiedzenia zmieniającego zgodnie z art. 42 ustawy z dnia 6 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz.1502 z późn. zm.). Zmiana aktów wewnątrzzakładowych powinna natomiast odbyć się w trybie przyjętym do ich ustanowienia.

Niemniej jednak od chwili zmiany adresu, pracodawca powinien na wszystkich nowo wydawanych dokumentach posługiwać się już nowym adresem. Tym samym wydając pracownikowi świadectwo pracy zobowiązany jest zamieścić w nim informacje potwierdzające stan rzeczy obowiązujący w chwili jego wydania (w tym również wskazujące na nowy adres pracodawcy).