Okres wzmożonej pracy zdalnej przypomniał wielu firmom o konieczności digitalizacji dokumentów, czyli zamianie tradycyjnego dokumentu papierowego na pliki cyfrowe, przy pomocy wysokowydajnych skanerów przemysłowych. Wcześniej kompleksowy proces przeprowadzały głównie banki, firmy ubezpieczeniowe, biura rachunkowe i inne przedsiębiorstwa z branży finansowej, ale teraz zainteresowanie nim widoczne jest wszędzie, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności.
– Tryb zdalny wymaga pracy z użyciem komputera, co utrudniają dokumenty papierowe, które wymagałaby transportu do domów pracowników i wdrożenia dodatkowych procedur związanych z bezpieczeństwem informacji – zauważa Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions, należącej do Grupy Impel. I dodaje: – Widzimy znaczny wzrost zainteresowania digitalizacją wśród firm prowadzących dokumentację kadrowo-płacową, z uwagi na duży udział dokumentów papierowych w ich procesach i restrykcyjne przepisy związane z ochroną danych osobowych.
250 sztuk w 5 minut
Na formę cyfrową zamieniać można wszelkiego rodzaju dokumenty: od nieskomplikowanych księgowych, po złożone z różnego rodzaju i formatu akta osobowe czy wielostronicowe umowy handlowe. Najczęściej skanuje się raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe, ale do skanowania nadają się nawet paragony zakupu np. opłaty parkingowej. Wykorzystywany w procesie specjalistyczny sprzęt pozwala zeskanować jednorazowo 250 dokumentów w czasie poniżej 5 minut. – Gdy przeprowadzaliśmy digitalizację wewnątrz jednej z naszych spółek z grupy, skanowaliśmy miesięcznie około 20 tysięcy dokumentów księgowych, które cechują się dużą różnorodnością – mówi Ocibiński. Według niego, gdy proces jest dobrze zaplanowany i przygotowany, wszystko przebiega sprawnie i bezbłędnie, a co najważniejsze pozwala zachować ciągłość realizacji procesów operacyjnych.
Wydawać by się mogło, że w procesie nie ma nic skomplikowanego, tym niemniej warto skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy, która pomoże począwszy od zaplanowania zakresu prac, konfiguracji danych i sprzętu, po sprawną realizację, bez wstrzymywania bieżącej działalności przedsiębiorstwa. – Należy poprawnie skonfigurować urządzenia, zwłaszcza ustawić odpowiednią rozdzielczość, by obraz cyfrowy wiernie oddawał treść dokumentu papierowego. Ważna też jest jakość papieru, która bezpośrednio wpływa na wydajność skanowania, a której często nie bierze się pod uwagę. Istotnym elementem jest także oznakowanie dokumentów papierowych kodami kreskowymi, które poza nośnikiem informacji (opisem dokumentu) pełnią rolę separatora – wymienia Paweł Ocibiński. Jak twierdzi, błędy wynikające z niewłaściwego przygotowania do procesu digitalizacji, z pozoru niegroźne, wpływają na terminowość realizacji zadań oraz mogą prowadzić, w skrajnych przypadkach, do konieczności ponownego skanowania.
Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 5/2020 >>
Przygotowanie i planowanie
Planowanie procesu warto rozpocząć od ustalenia, jakie dokumenty chcemy poddać cyfryzacji. W tym celu należy ustalić, czy wszystkie papiery mają ten sam format, w jakim obecnie są stanie fizycznym i w jakiej formie są przechowywane, (np. czy są zszyte, czy w koszulkach), ile jest tych dokumentów i jak planujemy wykorzystać wersją cyfrową. To pozwoli zaplanować cały proces, dobrać urządzenia i skonfigurować oprogramowanie, a w przyszłości - dostosować do docelowego systemu (repozytorium danych).
Kluczowym elementem przygotowania do digitalizacji jest wybór odpowiedniego formatu kodu kreskowego – z uwagi na fakt, że jest on nośnikiem informacji dla oprogramowania używanego do skanowania. Kod kreskowy wskazuje, gdzie zaczyna się i kończy dokument, a także znacznie ułatwia późniejsze wyszukiwanie pliku w cyfrowym archiwum – jeśli jego numer powiążemy z metryką. Niektóre dokumenty wymagają umieszczenia daty wpływu, wtedy zwykle przybija się pieczątki, ale są bardziej nowoczesne rozwiązania. – Zamiast tego można użyć aplikacji, która automatycznie w trakcie skanowania nakłada znak wodny na plik cyfrowy, co eliminuje potrzebę ręcznego pieczętowania. Rozwiązanie dobiera się w zależności od indywidualnych potrzeb firmy – wyjaśnia ekspert.
Wymierne korzyści
Ważną kwestią jest dalsze postępowanie z dokumentami papierowymi po ich zeskanowaniu. Znaczną ich część można zniszczyć, zwalniając miejsce do przechowywania na bieżące potrzeby, co jest jedną z podstawowych korzyści digitalizacji. – Owszem, są dokumenty, które ze względu na obowiązujące przepisy prawa trzeba przechowywać nawet przez kilkadziesiąt lat. Wiem jednak z doświadczenia, że często zdarza się w firmach, że ich stosy zalegają zupełnie niepotrzebnie, generując zbędne koszty. Problematyczne jest także przeszukiwanie papierowych stosów w przypadku kontroli – zwraca uwagę Paweł Ocibiński.
Czytaj również: Firmy w pandemii tracą dokumenty i dane>>
