Na rynku jest dużo rozwiązań do komunikacji i pracy zdalnej. Jedne z nich służą do współtworzenia dokumentów, inne do zarządzania projektami, prowadzenia webinarium, a jeszcze inne, obecnie zyskujące na popularności, to komunikatory internetowe, czy bardziej rozbudowane usługi składające się z zestawu narzędzi i usług służących współpracy zespołowej. Obecnie obiektem wzmożonych poszukiwań zwłaszcza przez firmy są narzędzia do komunikacji głosowej i wideo, dlatego skupimy się właśnie na nich.

Czytaj: Raport: Polacy pracują zdalnie krócej, ale efektywniej>>
 

Usługa internetowa w chmurze

Jednymi z najbardziej popularnych i rozbudowanych narzędzi wykorzystywanych zwłaszcza w życiu zawodowym są niewątpliwie Microsoft Teams oraz – mniej znany w Polsce – Slack. W obu przypadkach mamy do czynienia z usługą internetową opartą na chmurze, zawierającą zestaw narzędzi i usług służących współpracy zespołowej. Korzystamy również z komunikatorów internetowych, które również pozwalają na prowadzenie rozmów telefonicznych opartych na technologii VoIP oraz wideorozmów. Tutaj można wskazać na przykład takie popularne komunikatory jak Google Hangouts, Skype, WhatsApp czy Zoom Video Communications.

Czytaj w LEX: Praca zdalna a ochrona danych osobowych >

Prawnych aspektów korzystania z tego typu narzędzi jest wiele i niniejsze opracowanie na pewno wszystkich ich nie wyczerpuje, tym niemniej warto wskazać na kilka kwestii, które należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji o korzystaniu z konkretnego narzędzia, zwłaszcza w celach zawodowych i komercyjnych.

Czytaj w LEX: Jak zadbać o zdrowie psychiczne pracowników - budowanie odporności psychicznej w kryzysie >

 


Tylko od osobistego użytku?

Pierwszym z nich jest cel korzystania. Często nie zwracamy na to uwagi, ale niektóre z tych narzędzi są co do zasady przeznaczone do osobistego i niekomercyjnego użytku, a korzystanie z nich w celach zawodowych i komercyjnych wymaga zwykle uzyskania dodatkowej zgody czy wykupienia płatnego dostępu. Tak jest np. w przypadku komunikatora WhatsApp, w którego warunkach użytkowania wskazano, że aby korzystać do celów komercyjnych należy uzyskać zgodę. Również w przypadku komunikatora Skype należy zwrócić uwagę na to w jakim celu będzie wykorzystywany komunikator. Właściciel aplikacji bowiem przewidział oddzielne warunki dla użytkowników indywidualnych i dla firm.

Sprawdź również książkę: Zarządzanie ludźmi i pracą w sytuacji kryzysowej związanej z COVID-19 ebook >>
 

Uwaga na poufność i bezpieczeństwo

Drugim aspektem jest poufność. Na pewno przed wyborem narzędzia do komunikacji należy zweryfikować to, czy zapewnia ono poufność rozmów i czy oferuje szyfrowanie end-to-end. Jest to o tyle istotne, że często można spotkać rozwiązania, gdzie treść jest dostępna dla pośrednika internetowego i wówczas może być ona albo poddawana automatycznej analizie, albo nawet pozyskana przez nieuprawnioną osobę. Szyfrowanie end-to-end co do zasady temu zapobiega poprzez zaszyfrowanie treść u nadawcy i rozszyfrowanie dopiero u odbiorcy.

Sprawdź w LEX: Gdzie należy przechowywać dokumenty: zawiadomienie o przestoju oraz polecenie pracy zdalnej, jeżeli zostały przygotowane imiennie dla pracowników? >

Dostęp osób nieupoważnionych do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa może prowadzić do istotnej szkody w działalności przedsiębiorcy. Trudno przy tym będzie wykazać, że przedsiębiorca przedsięwziął środki zmierzające do ochrony tej tajemnicy, co może wykluczyć w postępowaniu sądowym obejmującym weryfikację zaistnienia czynu nieuczciwej konkurencji, argumentację, że mieliśmy w ogóle do czynienia z naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa.

Czytaj: Rząd ureguluje pracę zdalną - trzeba będzie ewidencjonować>>
 

Udostępniamy komunikatorowi dane osobowe

Warto też zwrócić uwagę na kwestie związane z ochroną danych osobowych. Tutaj istotne jest to, w jakim celu wykorzystujemy dane narzędzie, bowiem korzystając z komunikatora – zazwyczaj – dochodzi do udostępnienia danych osobowych kontaktów z książki telefonicznej (nazwy i numery telefonów) firmie zewnętrznej. Jeśli planujemy korzystanie z takiego komunikatora internetowego w celach służbowych, to należy rozważyć spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane udostępniamy.

Zobacz procedurę w LEX: Praca zdalna w dobie pandemii koronawirusa  >

Istotnym problemem w biznesowym kontekście wykorzystania danych kontaktowych jest automatyczne podawanie danych osobowych osób, które należą do grona naszych znajomych, czy rodziny. Nie można twierdzić, że celem udostępnienia tych danych osobowych jest korzystanie z komunikatora w celu prowadzenia działalności gospodarczej, dane te nie są niezbędne do tych celów. W takie sytuacji nawet pozyskanie zgód od naszych kontaktów w zasadzie nie spełnia wymogu minimalizacji danych w stosunku do celu przetwarzania.

Czytaj w LEX: Czy w związku z poleceniem wykonywania pracy zdalnej przez pracowników, wynikającym z panującej epidemii koronawirusa, należy zmieniać wewnętrzne procedury kadrowe w tym zakresie? >

 

Regulamin określa uprawnienia do korzystania

Trzecim aspektem, na który warto zwrócić uwagę, jest to, w jakim zakresie dostawca narzędzia będzie korzystał z udostępnianych przez nas treści. Regulaminy czy też warunki korzystania, które należy zaakceptować przed rozpoczęciem korzystania z tego rodzaju narzędzi w specyficzny sposób regulują, a często ograniczają, zakres ochrony przyznanej przez przepisy prawa, w tym w zakresie praw własności intelektualnej. Znakomita większość regulaminów tych usług, podobnie jak w przypadku portali społecznościowych typu Facebook, Instagram, czy Twitter, zastrzega udzielenie przez użytkownika operatorowi usługi lub podmiotom z nim powiązanym zgody na bezpłatne wykorzystanie materiałów przesłanych przez użytkownika. Zwykle są to niewyłączne licencje zezwalające na korzystanie z tych materiałów w zakresie kopiowania, rozpowszechniania, przesyłania, wyświetlania, publicznego odtwarzania, edytowania, tłumaczenia, czy zmiany formatu materiałów przesłanych przez użytkownika oraz prawa do udzielania sublicencji. Zakresy tych licencji bywają różne. Jedni dostawcy usług zapewniają sobie minimalny zakres praw i ograniczają zakres licencji do z góry określonych celów. Tak na przykład wyglądają warunki korzystania z usług Google, gdzie co do zasady licencja udzielana Google ma służyć obsługiwaniu i ulepszaniu usług, czyli umożliwianiu działania usług zgodnie z przeznaczeniem oraz tworzenie nowych funkcji, używanie treści udostępnionych publicznie przez użytkownika do promowania usług, czy opracowywanie dla Google nowych technologii i usług zgodnych z tymi warunkami. Inni dostawcy zakres udzielonej licencji kształtują szerzej.

Ze względu na te okoliczności, zwłaszcza przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na to, z jakich narzędzi do pracy zdalnej korzystają i czy na pewno te wybrane przez nich nie doprowadzą do wzrostu ryzyka prawnego.

Autorki:
Elżbieta Kołb - radca prawny w kancelarii APLaw Artur Piechocki
Aneta Posytek - prawnik w kancelarii APLaw Artur Piechocki