W jaki sposób wprowadzić zmianę obowiązującego w zakładzie pracy 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego na miesięczny? Czy należy dokonać tego po zamknięciu trzech miesięcy? Czy można takiej zmiany dokonać w trakcie okresu 3-miesięcznego, po uprzednim rozliczeniu czasu pracy pracowników?
Można skrócić okres rozliczeniowy, ale nie na zasadach pełnej dowolności. Zmiany można dokonać w trakcie 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego, ale pod warunkiem rozliczenia dotychczas przepracowanego czasu. Przy ustalaniu i zmianie okresów rozliczeniowych obowiązują zasady, których należy przestrzegać.

Okres rozliczeniowy dla pracowników danego zakładu pracy, powinien być sprecyzowany w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Obowiązek taki wynika z przepisów art. 150 § 1 k.p. oraz art. 1041 § 1 pkt 2 k.p. Ten ostatni stanowi, że regulamin pracy powinien ustalać w szczególności systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy.

Okres rozliczeniowy może być ustalony w stałej długości. Może też być określony w różnej długości na określone miesiące roku. Przepisy prawa pracy nie stoją na przeszkodzie wprowadzaniu dłuższych okresów rozliczeniowych tylko na określone okresy w roku.

Okres rozliczeniowy, ustalony w układzie zbiorowym pracy, jako uzgodniony ze związkami zawodowymi stały element organizacji pracy, nie może być dowolnie zmieniany. Każda zmiana ustalonego okresu rozliczeniowego wymaga uzgodnienia ze związkami zawodowymi w trybie określonym w art. 30 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

Jeśli okres rozliczeniowy ustalony jest w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, to jego zmiana wchodzi w życie na warunkach zmiany regulaminu lub obwieszczenia, czyli po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 1043 k.p.).

Do skrócenia okresu rozliczeniowego należy też odpowiednio stosować art. 1516 § 1 k.p., zgodnie z którym w razie rozwiązania umowy o pracę przed upływem okresu rozliczeniowego ustalenie uprawnienia do dopłat za przepracowane godziny nadliczbowe następuje za czas przepracowany od początku okresu rozliczeniowego do dnia rozwiązania umowy o pracę.