Dlaczego wprowadzenie nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej jest takie ważne? 1 stycznia 2019 roku wchodzą w życie duże zmiany dotyczące m.in. okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i wprowadzenia możliwości elektronizacji tej dokumentacji. Dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika musi więc zostać zastąpione przepisami uwzględniającymi nowe sposoby przechowywania akt osobowych.
Będzie nowe rozporządzenie
W związku z tym przygotowano projekt nowego rozporządzenia, które zakłada zmiany w prowadzeniu akt osobowych pracowników.
Sprawdź w LEX: Nowy sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej >
Projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, który resort pracy udostępnił w październiku, zakładał, że dla nowozatrudnionych pracowników teczki osobowe mają być prowadzone już według nowych zasad. Co do dotychczasowych pracowników, dawał pracodawcom 12 miesięcy na dostosowanie tych teczek do nowych wymogów. Dla pracodawców zatrudniających kilkudziesięciu, a tym bardziej kilkuset, pracowników byłaby to ogromna praca.
Czytaj też: W 2019 roku nie będzie już okresowych szkoleń BHP w biurach >
Zmiany w projekcie
Na szczęście prawodawca zmienił zdanie. Nowy projekt z 22 listopada zakłada co prawda, że rozporządzenie będzie miało w całości zastosowanie do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników. Jednak w przypadku pracowników, którzy w dniu 1 stycznia 2019 r. będą pozostawali w zatrudnieniu, pracodawca będzie miał wybór postępowania odnośnie dokumentacji zgromadzonej do dnia 31 grudnia 2018 r. Zmienione przepisy przejściowe przewidują bowiem, według wyboru pracodawcy, jej dostosowanie do przepisów nowego rozporządzenia (tj. dokonanie przeglądu dotychczasowej dokumentacji i jej uporządkowanie według zasad przewidzianych w § 2–6 nowego rozporządzenia) bądź możliwość przechowywania takiej dokumentacji w niezmienionej formie.
Nowe dokumenty na nowych zasadach
Nowe zasady będą jednak obowiązywały w stosunku do nowych dokumentów dołączonych do dokumentacji od dnia 1 stycznia 2019 r. Wówczas pracodawca będzie zobowiązany do ich gromadzenia według zasad przewidzianych nowym rozporządzeniem, niezależnie od tego, czy pozostawił dotychczasową dokumentację niezmienioną czy też ją dostosował do nowego rozporządzenia.
Ewidencja czasu pracy
Do zakresu karty ewidencji czasu pracy prowadzonej dla danego pracownika w dniu 1 stycznia 2019 r. pracodawca zastosuje przepisy dotychczasowe, natomiast do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika będzie już stosował nowe rozporządzenie.
12 miesięcy na dostosowanie
W przypadku pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, będzie się stosować przepisy nowego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2 – 6 (w tym zakresie należało będzie stosować przepisy dotychczasowe). Natomiast w zakresie warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pracodawcy będą mieli 12 miesięczny okres od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia (a więc od 1 stycznia 2019 r.), na dostosowanie do wymogów określonych w § 8 nowego rozporządzenia.
Nowe rozporządzenie ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r., tzn. wraz ze zmianami Kodeksu pracy wynikającymi z ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Na czym polegają zmiany, jakie wprowadza nowe rozporządzenie w sposobie prowadzenia dokumentacji pracowniczej?
Na czym polega możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji od 1 stycznia 2019 r.?
Odpowiedzi na te i inne pytania można znaleźć w LEX:
Od 2019 r. nowe informacje przy wydawaniu świadectwa pracy >
Nowy sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej >
Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >
E-akta – skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja >
Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek >
Dokumentacja pracownicza - rewolucyjne zmiany od 2019 r. >
Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
