Przez jaki okres pracodawca powinien przechowywać zaświadczenia ze szkoleń pracowników?
Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń SpołecznychJak długo pracodawca powinien przechowywać zaświadczenia ze szkoleń pracowników?Czy zaświadczenia muszą być przechowywane w aktach osobowych?Czy dopuszczalne jest przez PIP przechowywanie kopii zaświadczeń np. na dysku sieciowym czy w segregatorach?
Odpowiedź:
Tego typu dokumenty muszą być przechowywane w aktach osobowych, a nie poza nimi i tym samym brak jest podstaw prawnych do ich przechowywania w innej formie niż papierowa, gdyż obowiązujące przepisy nie przewidują takiej formy dla prowadzenia akt pracownika.
Uzasadnienie:
Pracodawca jest zobligowany do archiwizowania w aktach osobowych dokumentów określonych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej r.z.d.p.
Zgodnie z par. 6 ust. 2 lit. e r.z.d.p. w aktach osobowych należy przechowywać kopie dokumentów (zaświadczeń) potwierdzających ukończenie różnego rodzaju szkoleń i kursów w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Mając więc na uwadze obowiązujące przepisy, tego typu dokumenty muszą być przechowywane w aktach osobowych, a nie poza nimi i tym samym brak jest podstaw prawnych do ich przechowywania w innej formie niż papierowa, gdyż obowiązujące przepisy nie przewidują takiej formy dla prowadzenia akt pracownika. Natomiast nie ma przeciwwskazań by pracodawca dodatkowo prowadził taką formę archiwizacji.
Maria Sobieska,
autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych oraz jest doradcą Centrum Pomocy Profesjonalisty – Doradztwo kadrowe
Odpowiedzi udzielono 12.09.2016 r.
