Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego.

Zmiany obejmą też zleceniobiorców

Zmiana dotycząca przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, obejmie nie tylko pracowników, lecz także ubezpieczonych zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące. Zleceniodawca będzie więc obowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat. Modyfikacja stanu prawnego w stosunku do tych podmiotów ułatwi otrzymywanie informacji niezbędnych do ustalania prawa do emerytury lub renty oraz wysokości tych świadczeń, a w razie sporów stanowić będzie materiał dowodowy w postępowaniu przed sądem. Powyższe zmiany wiążą się z realizacją przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych.

 

Więcej informacji do ZUS

Ustawa przewiduje ponadto rozszerzenie zakresu przedmiotowego imiennych raportów miesięcznych przekazywanych przez płatników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, o dane niezbędne do prawidłowego wyliczenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W związku z tym, ustawa wprowadza regulację wyłączającą, co do zasady, możliwość żądania przez organ rentowy dołączania do wniosku o wybrane świadczenia dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego.

Data zatrudnienia ma znaczenie dla okresu archiwizacji

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r.

Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży.

Za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Elektronizacja dokumentacji

Ustawa przewiduje ponadto możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji.

Wypłata na konto zasadą

Ustawa zmienia również obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia. Obecnie ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy przewiduje wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie. Zgodnie z ustawą, preferowaną i wiodącą formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Na wniosek pracownika, pozostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej.

Zmiany od 2019 roku

Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem przepisów art. 11 i 12, dotyczących obowiązków przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.