Zgodnie z art. 124 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, a także pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.
Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wyżej wymienione, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Od powyższej odpowiedzialności może się on uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.
Na takich samych zasadach (art. 125 k.p.) pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta na piśmie przez pracowników z pracodawcą. Pracownicy odpowiadają w częściach określonych w umowie. W razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.
Przepisy wykonawcze do przywołanych regulacji k.p. zawiera rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jedn.: Dz. U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663) – dalej r.w.o.m.p. Przepisy r.w.o.m.p. mają zastosowanie w przypadkach łącznego powierzenia pracownikom mienia, z obowiązkiem wyliczenia się, w zakładzie pracy lub w wydzielonej jego części, w której odbywa się sprzedaż, produkcja lub świadczenie usług albo przechowuje się mienie stanowiące przedmiot powierzenia i oddzielnego rozliczania.
Pracownicy mogą przyjąć - na podstawie pisemnej umowy zawartej z pracodawcą - wspólną odpowiedzialność materialną za szkody spowodowane powstaniem niedoboru w powierzonym im łącznie mieniu, jeżeli liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie przekracza:
 przy pracy na jedną zmianę - 8 osób,
 przy pracy na dwie zmiany - 12 osób,
 przy pracy na trzy zmiany - 16 osób.
W zakładach usługowych, żywienia zbiorowego oraz w sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, jeżeli ich liczba w miejscu powierzenia mienia nie przekracza 24 osób na jedną zmianę.
Umowa może być zawarta, jeżeli na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności materialnej wyrażają zgodę wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia. Każda zmiana w składzie pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością wymaga zawarcia nowej umowy.
Wspólna odpowiedzialność materialna nie wyklucza odpowiedzialności indywidualnej za inne mienie (np. samochód służbowy) powierzone danej osobie. Przykładowo, kierowca prowadzący samochód z nadmierną prędkością w stanie nietrzeźwym, ponosi - zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 6 lipca 1977 r., IV PR 167/77, Sł. Prac. 1977, nr 10, s. 35 - odpowiedzialność odszkodowawczą za uszkodzenie samochodu należącego do pracodawcy, w pełnej wysokości, ponieważ szkoda została wyrządzona umyślnie.
Warunkiem ustanowienia wspólnej odpowiedzialności materialnej jest powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom, którzy mają być objęci taką odpowiedzialnością - na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem lub z udziałem osób przez nich wskazanych oraz zapewnienie im możliwości zgłaszania uwag w związku z przebiegiem i wynikami inwentaryzacji. W razie niemożności wzięcia w niej udziału z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny, pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w inwentaryzacji. Jeżeli pracownik nie bierze udziału w przeprowadzaniu inwentaryzacji ani też nie wskaże innej osoby, pracodawca przeprowadza inwentaryzację przez komisję złożoną co najmniej z 3 osób.
Jeżeli rozliczenie mienia wykaże niedobór, każdy z pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność materialną może, w ciągu 3 dni od powzięcia wiadomości o stwierdzonym niedoborze, odstąpić na piśmie, lecz ze skutkiem na przyszłość, od umowy ustanawiającej taką odpowiedzialność.
Pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną, który po nieobecności w pracy, trwającej dłużej niż okres ustalony w umowie, powróci do pracy przed rozpoczęciem albo zakończeniem inwentaryzacji przeprowadzonej w związku z jego nieobecnością w pracy lub z innych przyczyn jest nadal związany umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Jeżeli zaś powróci po zakończeniu inwentaryzacji przeprowadzonej jest związany umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej do dnia zakończenia tej inwentaryzacji.
Pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, którego stosunek pracy ustał, należy umożliwić udział w przeprowadzonej inwentaryzacji. Pracownik taki może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w inwentaryzacji. Pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, który po ustaniu stosunku pracy bierze udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji, przysługuje wynagrodzenie obliczone według przeciętnej stawki dziennej z ostatniego miesiąca jego pracy. Takie samo wynagrodzenie przysługuje osobie, która zastępuje pracownika w czynnościach inwentaryzacyjnych.