Odpowiedź: Do obowiązków pracodawcy należy prowadzenie akt osobowych pracowników w szczególności prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm. - dalej k.p.). Szczegóły dotyczące prowadzenia dokumentacji zostały uregulowane w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). W rozporządzeniu zostały wskazane dokumenty, które muszą się znaleźć w aktach osobowych w części B.
Akta osobowe składają się z trzech części:
- część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
- część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
- część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
Dokumenty w poszczególnych częściach powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz powinny być ponumerowane. Ponadto w każdej części powinien znajdować się pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Mając na uwadze powyższe, dyplom ukończenia studiów wyższych jeśli został uzyskany w trakcie zatrudnienia, należy przechowywać w części B. W tej części akt osobowych przechowuje się dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma prawo żądać od pracownika określonych danych osobowych. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych oraz podania innych danych osobowych jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Podsumowując pracodawca, co do zasady nie ma zresztą potrzeby kserowania dowodu/paszportu, gdyż wszystkie dane może otrzymać w oświadczeniu złożonym przez pracownika. W tym przypadku pracodawca może poprosić o przedstawienie przez pracownika do wglądu dowodu osobistego/paszportu.

Małgorzata Skibińska