Z sygnałów, jakie docierają do redakcji Prawo.pl, wynika, że Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje zasady wykonywania pracy zdalnej w przedsiębiorstwach. - Widzimy takie kontrole u naszych klientów. Przebiegają one spokojnie, według ustalonego schematu, a firmy są na nie przygotowane – mówi serwisowi Prawo.pl dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, partnerka zarządzająca w kancelarii PEOPLE & LAW. W polu zainteresowania są zwłaszcza porozumienia – i to zarówno te, zawarte ze związkami zawodowymi, jak i indywidualne porozumienia zawierane z pracownikami. A ponieważ dokładnie 7 kwietnia 2024 r. minie rok, od wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej, wpisanych do Kodeksu pracy, postanowiliśmy zweryfikować informacje u źródła, czyli w Państwowej Inspekcji Pracy, zwłaszcza pod kątem tego, co powinni pracodawcy w tej kwestii sprawdzić, by uniknąć ewentualnych problem w razie kontroli inspektorów pracy.

Czytaj również: Zmiana liczby dni pracy zdalnej wymaga zmiany porozumienia lub regulaminu>>

Kodeksowa praca zdalna

Praca zdalna na stałe została uregulowana w art. 67(18) - art. 67(34) Kodeksu pracy. Zasady jej wykonywania powinny być określone w porozumieniu zawartym przez pracodawcę ze związkami zawodowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca ma  określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie u niego przyjętym.

Zasady mogą też zostać określone w regulaminie, jeżeli w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkami. Przepisy wymagają też od pracodawcy określenia wymagań bhp, jakie mają być spełnione przy wykonywaniu pacy zdalnej przez pracownika.

I, jak udało się nam ustalić, właśnie te kwestie są przedmiotem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.   

 

Praca zdalna i hybrydowa. Aspekty organizacyjne i prawne

Jarosław Marciniak

Sprawdź  

Zakres kontroli może być indywidualnie rozszerzony

- Państwowa Inspekcja Pracy prowadzi kontrole dotyczące stosowania przepisów o pracy zdalnej. Celem kontroli jest ocena stanu przestrzegania przez pracodawców przepisów dotyczących wykonywania pracy w formie zdalnej, wprowadzonych do Kodeksu pracy ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 240).

Kontrole są prowadzone zarówno jako planowe (min. 250 w roku 2024), ale również w ramach rozpatrywania skarg zgłaszanych do PIP – przekazała w odpowiedzi na pytania Prawo.pl m.in. o stwierdzane w trakcie nieprawidłowości, Agnieszka Sopińska-Jaremczak, rzecznik prasowy Głównego Inspektoratu Pracy.

Z informacji wynika, że kontrolowane jest przestrzeganie przepisów prawa przy zatrudnianiu pracowników w formie zdalnej, w szczególności:

  • określanie zasad wykonywania pracy zdalnej (porozumienie/regulamin/porozumienie zawarte z pracownikiem/obowiązki informacyjne),
  • wnioski pracowników uprzywilejowanych,
  • organizacja pracy zdalnej,
  • praca zdalna okazjonalna,
  • praca zdalna wykonywana na polecenie pracodawcy,
  • wymagania bhp.

- Zakres kontroli - w zależności od stwierdzonego stanu faktycznego - może być rozszerzony – zaznaczyła Agnieszka Sopińska-Jaremczak.

Jak przekazała PIP, do połowy marca 2024 roku przeprowadzono w tym zakresie 16 kontroli. W związku z tym uzasadnione będzie analizowanie wyników kontroli pracy zdalnej przeprowadzonych w roku poprzednim. W 2023 r. przeprowadzono 325 kontroli w 321 podmiotach, w tym 294 kontrole planowe i 31 w wyniku skargi. Kontrole dotyczyły pracy zdalnej częściowej, całkowitej i okazjonalnej (mniej więcej w równych częściach), tylko co 10 przypadek dotyczył pracy zdalnej wykonywanej na polecenie pracodawcy.

- W ponad połowie kontrolowanych podmiotów zasady pracy zdalnej określone zostały w regulaminie pracy, w co trzecim przypadku poprzez porozumienie (w tym również porozumieniem zawartym z pracownikiem). W co szóstym kontrolowanym podmiocie wykonywanie pracy zdalnej nie określono żadnymi zasadami. Nieokreślenie tych zasad lub nieprawidłowości dotyczące wykonywania pracy zdalnej określane w regulaminach lub porozumieniach stanowiły najczęściej stwierdzane nieprawidłowości (niedotrzymanie obowiązku konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników). Często stwierdzaną nieprawidłowością (ponad 1/3 kontrolowanych przypadków) było naruszanie przepisów dotyczących wniosków o pracę zdalną składanych przez pracowników uprzywilejowanych - podkreśliła Agnieszka Sopińska-Jaremczak.

Według PIP równie często nieprawidłowości dotyczyły aktualizacji oceny ryzyka związanej z wykonywaniem pracy zdalnej, opracowania informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej (art. 67[31] par. 5 k.p.) bądź oświadczeń pracowników (przed dopuszczeniem do pracy zdalnej), zawierających potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy (art. 67[31] par. 7 k.p.).

Co piąty pracodawca nie dotrzymał wszystkich obowiązków związanych z organizacją pracy zdalnej. Najczęściej dotyczyło to wypłaty ekwiwalentu albo ryczałtu w związku z wykorzystywaniem przez pracowników własnych narzędzi pracy i materiałów, pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania przez pracowników pracy zdalnej, rzadziej zapewnienia pracownikom wykonującym pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, zapewnienie instalacji tych narzędzi pracy, ich serwisu, konserwacji lub pokrywanie kosztów z tym związanych.

- W 2023 r. inspektorzy wystosowali 86 decyzji w tym 1 decyzję nakazującą wypłatę należnych świadczeń dla 3 osób na łączną kwotę 115,50 zł, wystosowali 462 wnioski w wystąpieniach oraz 22 polecenia. W toku czynności kontrolnych związanych z przestrzeganiem przepisów o pracy zdalnej inspektorzy ujawnili 9 wykroczeń, w wyniku których nałożono 2 mandaty na łączną kwotę 2 500 zł  oraz zastosowano 7 środków oddziaływania wychowawczego – przekazała PIP serwisowi Prawo.pl.

 

Sprawdź również książkę: Praca zdalna i hybrydowa. Aspekty organizacyjne i prawne >>


Zanim przyjdzie kontrola

- Przepisy o pracy zdalnej  są skomplikowane i nadal rodzą wiele praktycznych wątpliwości i problemów. Mimo to po roku ich obowiązywania można powiedzieć, że dobrze przyjęły się na rynku. Firmy sprostały oczekiwaniom ustawodawcy – mówi dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska. I dodaje: - Wiemy, że Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje pracę zdalną, a zwłaszcza stronę formalną jej wykonywania w firmach. Pracodawcy powinni zatem przywiązywać baczną uwagę do tego, jak ta praca została uregulowana w ich organizacji, czyli jak zostało uregulowane jej wykonywanie w porozumieniu – i to zarówno tym zawartym ze związkami zawodowymi, jeżeli takie są w zakładzie pracy, jaki tym skonsultowanym z przedstawicielami pracowników, ale i tym indywidualnym, zawartym z pracownikiem. Z tego, co wiemy, to inspektorów pracy nie interesuje np. to, w jakiej wysokości wypłacany jest pracownikom ryczałt z tytułu kosztów związanych z pracą zdalną, ale czy w ogóle pracodawca taki ryczałt wypłaca.  

Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, przyznaje, że pracodawcy dotychczas nie informowali o kontrolach  związanych z praktycznym stosowaniem pracy zdalnej w firmach. – Mogę się spodziewać, że jeśli miałaby mieć miejsce kontrola pracy zdalnej w przedsiębiorstwach, to inspektorzy wzięliby pod lupę wewnątrzzakładowe uregulowania pracy zdalnej, czyli regulaminy i porozumienia, badaliby ocenę ryzyka oraz spełnienie wymagań w zakresie bhp, w tym obowiązków informacyjnych. Lisicki przyznaje, że na początku wiele dyskusji budziły kwestie związane z ryczałtem i kosztami przy pracy zdalnej, jednak z chwilą wdrożenia przepisów te dyskusje ustały. – W związku ze zbliżającym się czasem urlopowym powracają natomiast kwestie wniosków pracowników o możliwość wykonywania przez jakiś czas pracy zdalnej za granicą. Pracownicy czasem chcą w ten sposób przedłużyć pobyt  za granicą po okresie urlopu, a pracodawcy chcąc wyjść na przeciw oczekiwaniom pracownikom  analizują takie przypadki od strony ubezpieczeń społecznych i podatków. Pytania w tym zakresie wciąż się pojawiają – mówi Robert Lisicki. I dodaje: - Ostatnio natomiast, w związku ze zbliżającym się upływem 6-miesięcznego okresu przejściowego i zmian w zakresie minimalnych wymagań stanowisk pracy wyposażonych w monitory, pojawia się kwestia interpretacji tych przepisów w kontekście pracy zdalnej. Wątpliwości dotyczą zakresu obowiązków pracodawców w przypadku wyposażenia stanowiska pracy zdalnej. 

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.