Praca zdalna to już stały element funkcjonowania wielu firm, od niemal roku uregulowany w ramach przepisów Kodeksu pracy. Jak pokazują wyniki badania EY „Praca zdalna po polsku”, rodzime organizacje, które się na nią zdecydowały, w przeważającej większości (88 proc.) postawiły na model hybrydowy. Z tego grona w aż 77 proc. przypadków firmy precyzyjnie określają pracownikom zasady obecności w biurach. Najczęściej (46 proc.) są to przynajmniej 3 dni w tygodniu, nieco rzadziej (43 proc.) - dwa dni, zaś opcję jednego dnia wskazało jedynie 11 proc. przedsiębiorstw.
Przez ostatnie lata praca zdalna stała się normą w firmach w Polsce. Jednak w miarę znoszenia kolejnych ograniczeń epidemiologicznych osoby zarządzające przedsiębiorstwami próbowały znaleźć złoty środek pomiędzy atutami pracy zdalnej i stacjonarnej. Dla większości organizacji stał się nim model hybrydowy. Z jednej strony zapewnia on komfort pracownikom, z których wielu nie wyobraża sobie już pełnego tygodnia w biurze, z drugiej zaś umożliwia utrzymanie odpowiedniego poziomu bezpośredniej interakcji pomiędzy członkami zespołów – mówi Witold Widurek, partner w zespole People Advisory Services, EY Polska.
Czytaj też w LEX: Bezpieczna praca osób świadczących pracę w formie pracy zdalnej - krok po kroku >
Czytaj również: Zmiana liczby dni pracy zdalnej wymaga zmiany porozumienia lub regulaminu>>
Proceduralne wyzwania pracy zdalnej
Wyniki badania nie pozostawiają wątpliwości, że firmy, które zdecydowały się na model hybrydowy, bardzo poważnie podeszły do wprowadzania zmian związanych z nowymi zapisami Kodeksu pracy. Aż 89 proc. ankietowanych przedsiębiorstw przygotowało odpowiednie modyfikacje w postaci regulaminu pracy zdalnej. Jedynie 2 proc. firm jeszcze nie podjęło w tym zakresie żadnych działań.
Wprowadzone 7 kwietnia 2023 r. zmiany w Kodeksie pracy nałożyły na pracodawców obowiązek pokrywania wydatków powiązanych z realizacją pracy zdalnej. Może on przybrać formę ekwiwalentu lub ryczałtu. Na tę drugą opcję zdecydowało się aż 84 proc. firm w Polsce. Co ciekawe, odsetek firm, które wybrały ekwiwalent (8 proc.), jest niemal identyczny (7 proc.) jak tych, które nie realizują żadnych wypłat.
– Ekwiwalent musi odpowiadać faktycznie poniesionym kosztom przez pracownika w danym okresie. Stosowanie tej formy wymaga więc comiesięcznego obliczania faktycznego zużycia prądu czy poniesionych innych kosztów. Natomiast ryczałt to kwota stała, ustalana szacunkowo. W efekcie jest ona najczęściej wybieranym rozwiązaniem przez firmy – wskazuje Dagmara Leonik, manager w zespole People Advisory Services, EY Polska.
Sprawdź w LEX: Czy ryczałt/ekwiwalent wypłacany w związku z wykonywaniem pracy zdalnej podlega egzekucji komorniczej? >
Przeważająca większość (88 proc.) przedsiębiorstw w Polsce ustaliła wysokość ryczałtu pomiędzy 50 a 100 złotych. W jedynie 2 proc. organizacji przekracza on poziom 500 złotych. Na tym etapie firmy uznają taką wartość za optymalną, gdyż aż 83 proc. nie planuje w tym obszarze żadnych zmian. Może być to m.in. efekt sposobu wypracowywania jego wysokości. W większości (77 proc.) ten proces miał charakter wewnętrzny, kolejne 15 proc. przedsiębiorstw skorzystało z usług zewnętrznych doradców, a 8 proc. z ogólnodostępnego kalkulatora.
W kalkulacjach brano pod uwagę przede wszystkim elementy obligatoryjne (84 proc.), takie jak energia elektryczna lub internet. Aspekty dodatkowe, jak koszty ogrzewania lub zużycia wody, uwzględniono jedynie w 16 proc. organizacji. Co warte podkreślenia, firmy również w obszarze ryczałtu przestrzegały odpowiednich procedur – 90 proc. posiada dokumentację potwierdzającą wyliczenie ryczałtu na wypadek kontroli.
Czytaj też w LEX: Kontrola wykonywania pracy zdalnej - praktyczne zasady w tym przykłady zapisów regulacji zakładowych >
– Firmy w Polsce bardzo dbają o zachowanie zgodności z wszelkimi podstawowymi procedurami. Muszą jednak pamiętać o weryfikacji poprawności obliczenia ryczałtu i profesjonalną waloryzację jego wysokości. Istnieje bowiem pewne ryzyko związane z określaniem wysokości należnego pracownikowi ryczałtu. Jeśli zostanie określony zbyt wysoko, bez należytego uzasadnienia, pracodawca naraża się na zarzut wypłaty pracownikowi nienależnego świadczenia, które nie podlega podatkowi dochodowemu i składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Z drugiej strony w przypadku zbyt niskiego ryczałtu pracodawca naraża się na możliwość dochodzenia roszczeń przez pracowników o wypłatę ryczałtu w rzeczywiście należnej wysokości – podsumowuje Marta Larwa, manager w zespole People Advisory Services, EY Polska.
Badania zostało przeprowadzone metodą CAWI na próbie ponad 300 przedstawicieli średnich i dużych przedsiębiorstw w Polsce. W 70 proc. przypadków respondenci reprezentowali organizacje zatrudniające ponad 250 pracowników.
Czytaj też w LEX: Koszty pracy zdalnej >
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
