Warto wcześniej przygotować się na wejście w życie pracowniczych planów kapitałowych i dokładnie przejrzeć nie tylko obowiązki czekające pracodawców (na podstawie projektu ustawy o PPK z 4 lipca 2018 roku). Pozwoli to również przewidzieć związane z nimi koszty.

Obowiązek utworzenia PPK

Najważniejszym obowiązkiem związanym z PPK, dotyczącym niemal każdego pracodawcy, będzie samo utworzenie PPK. Przez utworzenie pracowniczego planu kapitałowego należy rozumieć podjęcie przez pracodawcę decyzji o wyborze konkretnego oferenta PPK, czyli wyłonienie, w porozumieniu z działającymi u tego pracodawcy związkami zawodowymi albo reprezentacją osób zatrudnionych, podmiotu, który będzie gromadził i zarządzał środkami uczestników danego PPK. Formalnym zwieńczeniem wyboru podmiotu zarządzającego PPK będzie zawarcie z nim przez pracodawcę umowy o zarządzanie PPK.

Podmiot zarządzający będzie licencjonowany - możliwe będzie oferowanie PPK tylko przez te podmioty, które spełniają warunki przewidziane ustawą o PPK. Podmioty te zostaną umieszone w tzw. ewidencji PPK, a następnie ich oferty będą prezentowane na odpowiednim portalu internetowym.

Obowiązek utworzenia PPK będzie rozłożony w czasie między podmioty zatrudniające w zależności od wielkości danego podmiotu określonego liczbą osób zatrudnionych w danym podmiocie. W pierwszej kolejności obowiązek ten będzie spoczywał na podmiotach największych, zatrudniających co najmniej 250 osób, a następnie, zgodnie z harmonogramem przyjętym w ustawie o PPK, będzie się rozszerzał w interwałach półrocznych na coraz to mniejsze podmioty.  

Zwolnienia z obowiązku tworzenia PPK

Projekt ustawy o PPK przewiduje jedynie trzy sytuacje, w których pracodawcy będą zwolnieni z obowiązku tworzenia PPK.

  1. Pierwsza z nich to przypadek podmiotu będącego co prawda pracodawcą, ale nie prowadzącym działalności gospodarczej. Taką książkową sytuacją będzie zatrudnianie niani do dziecka, gdzie rodzic jest z pewnością pracodawcą, ale zatrudnienie nie następuje w ramach prowadzenia działalności gospodarczej przez pracodawcę.
  2. Drugim przypadkiem możliwości wyłączenia stosowania przepisów ustawy o PPK będą mikroprzedsiębiorcy, czyli podmioty zatrudniające mniej niż 10 pracowników. Jeśli w takim podmiocie w terminie 60 dni od dnia zatrudnienia pierwszej osoby wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z wpłat do PPK, to w stosunku do takiego podmiotu nie będzie się stosowało przepisów ustawy o PPK.
  3. Wreszcie trzeci przypadek możliwości zwolnienia z obowiązku utworzenia PPK to prowadzenie przez podmiot zatrudniający pracowniczego programu emerytalnego (PPE), w ramach którego odprowadzane są składki podstawowe w wysokości co najmniej 3,5 proc. wynagrodzenia, i to pod warunkiem, że do PPE przystąpiło co najmniej 25 proc. osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym.

Obowiązek zapisania pracowników do PPK

Po utworzeniu PPK, rozumianym jako zawarcie umowy o zarządzanie PPK, najważniejszym obowiązkiem pracodawcy będzie zapisanie osób u niego zatrudnionych do planu. Formalnie będzie odbywało się to przez zawarcie przez podmiot zatrudniający, działający w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, umowy o prowadzenie PPK z wybranym podmiotem zarządzającym PPK. Z tą chwilą osoba zatrudniona stanie się uczestnikiem PPK. Pracodawcy będą zobowiązani do zapisania do PPK wszystkich swoich pracowników w wieku do lat 55, natomiast zapisanie do PPK osób zatrudnionych znajdujących się w przedziale wiekowym między 55 a 70 lat będzie następowało wyłącznie na wniosek takiej osoby.   

Czytaj też: Pracownicze Plany Kapitałowe. 10 zmian w projekcie ustawy >

Obowiązek finansowania i dokonywana wpłat  

Najistotniejszym bieżącym obowiązkiem podmiotu zatrudniającego będzie dokonywanie wpłat do PPK.
Przewidziano kilka rodzajów wpłat, tak te obligatoryjne, finansowane przez podmiot zatrudniający, (1,5 proc. wynagrodzenia uczestnika) oraz samego uczestnika (w wysokości 2 proc. wynagrodzenia uczestnika), jak też wpłaty dobrowolne (finansowaną przez pracodawcę do 2,5 proc. oraz finansowaną przez uczestnika do 2 proc. wynagrodzenia).

Pracodawca będzie podmiotem zobowiązanym do prawidłowego obliczenia wysokości kwoty danej wpłaty i terminowego przekazania jej do wybranego podmiotu zarządzającego. Ponadto to pracodawca pokrywa wszelkie koszty związane z fizycznym naliczeniem i przekazaniem wpłat, np. koszty przelewów bankowych do podmiotu zarządzającego. Warto przy tym pamiętać, że poza powyższymi obowiązkami, pracodawca nie uczestniczy już dalej w jakichkolwiek innych przepływach pieniężnych w ramach PPK, np. na etapie zmiany pracodawcy czy wycofania środków z PPK przez uczestnika.   

Obowiązki związane z osobami nowo zatrudnionymi

Kolejna grupa obowiązków spoczywających na pracodawcach w związku z PPK to ta związana z nowo zatrudnianymi pracownikami. W takim przypadku obowiązkiem pracodawcy będzie w pierwszej kolejności zapisanie do PPK nowo zatrudnionej osoby. Powinno to nastąpić w postaci zawarcia w imieniu i na rzecz takiej osoby umowy o prowadzenie PPK, z tym, że umowę o prowadzenie w stosunku do nowego pracownika zawiera się po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia.

Czytaj też: PPK to wyższe koszty dla pracodawców. Trzeba je uwzględnić w zamówieniach publicznych >

Ponadto w przypadku nowego pracownika pracodawca powinien przeprowadzić opisaną szczegółowo w ustawie procedurę ściągnięcia w trybie wypłaty transferowej do prowadzonego PPK środków zgromadzonych przez danego pracownika w PPK u jego poprzednich pracodawców. Jest to dosyć sformalizowana wieloetapowa procedura, w którą będzie również zaangażowany podmiot zarządzający PPK prowadzonym przez pracodawcę.

Inne obowiązki

Powyżej omówiono wybrane spoczywające na pracodawcach obowiązki związane z planowanymi PPK. W praktyce należy też spodziewać się innych obciążeń faktycznie spoczywających na pracodawcach, np.  w zakresie informacyjnym czy administracyjnym, mimo że zgodnie z projektem ustawy o PPK będą one w większości spoczywały na podmiotach zarządzających.

radca prawny dr Marcin Wojewódka, wspólnik zarządzający w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy Sp.k.

 

Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX Kadry:

Zasady tworzenia pracowniczych programów emerytalnych* >

Pracownicze programy emerytalne a koszty uzyskania przychodów* >

Czy Pracowniczym Programem Emerytalnym można objąć tylko część pracowników?* >

-----------------------------------------------------------------------
* Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu.