Polecenie uczestnictwa w szkoleniu i uzgodnione podnoszenie kwalifikacji a czas pracy

Czas szkolenia, w którym pracownik uczestniczy na polecenie pracodawcy, stanowi czas pracy, co wprost oznacza, że takie szkolenie poza godzinami pracy lub w dniach wolnych od pracy skutkuje koniecznością zrekompensowania jego czasu według przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych lub dniach wolnych od pracy. Jeżeli udział w szkoleniu odbywa się w oparciu o ustalenie z pracownikiem podnoszenia kwalifikacji w tej formie, czas szkolenie nie stanowi co do zasady czasu pracy, a pracodawca obowiązany jest jedynie do udzielenia płatnego zwolnienia z pracy w zakresie pozwalającym na uczestnictwo w zajęciach i dotarcie na nie.

Uzyskiwanie nowej wiedzy i umiejętności przez pracowników może odbywać się w oparciu o uzgodnienia pracodawca-pracownik, ale również być realizacją polecenia narzucającego pracownikowi uczestnictwo w danym szkoleniu czy kursie.

Czytaj również: Sąd: Częste nieobecności pracownika odbijały się na pracy zakładu>>

Kodeksowe podnoszenie kwalifikacji a czas pracy

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103[1] Kodeksu pracy, dalej: k.p.). Tworzy to sytuację, w której uczestnictwo w zajęciach szkoleniowych zostało uzgodnione pomiędzy pracodawcą i pracownikiem niezależnie od tego, która strona zainicjowała to uzgodnienie. Uzgodnienie to dokumentowane jest pisemną, tzw. umową szkoleniową określającą wzajemne prawa i obowiązki stron.

Nie ma obowiązku zawarcia umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Jeżeli następuje uzgodnienie podnoszenia kwalifikacji zawodowych w ramach przepisów art 103[1]-103[5] k.p., to nie mamy do czynienia z poleceniem służbowym – nauka odbywa się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, w oparciu o porozumienie (umowę) z pracownikiem. Co do zasady czas nauki nie stanowi wówczas czasu pracy, gdyż samo podnoszenie kwalifikacji nie wypełnia definicji czasu pracy – nie stanowi pozostawania w dyspozycji pracodawcy.

Wyjątkowo czas szkolenia odbywanego w oparciu o przepisy o podnoszeniu kwalifikacji może stanowić czas pracy wówczas, gdy zapewnienie pracownikowi udziału w szkoleniu stanowić będzie realizację obowiązku pracodawcy. Aby jednak czas szkolenia był w oparciu o tę przesłankę wliczany do czasu pracy, łącznie spełnione muszą być następujące warunki:

• szkolenie jest niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku,
• pracodawca jest obowiązany do przeprowadzenia tego szkolenia (ma je zorganizować lub umożliwić uczestnictwo pracownika w szkoleniu, np. przepisy wewnętrzne obligują pracodawcę do zapewniania regularnych szkoleń z zakresu obsługi użytkowanych programów),
• obowiązek pracodawcy wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę.

Czas szkolenia czasem pracy

Według art. 94(13) k.p., jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.

Wprost zatem ustawodawca wskazuje, że:

• możliwe jest wydanie polecenia uczestnictwa w szkoleniu i
• czas trwania szkolenia, w którym pracownik uczestniczy na polecenie pracodawcy stanowi czas pracy, w tym również wówczas, gdy odbywane jest poza godzinami pracy (obejmuje to tylko czas trwania zajęć, a nie cały czas poświęcony na zrealizowanie polecenia uczestnictwa w szkoleniu typu dojazdy, przerwy).

Przykład: Pracownik pracuje w godzinach 8:00-16:00. Pracodawca nakazał mu, by w dniu pracy uczestniczył w szkoleniu w godzinach 9:00-17:00. Pracownik przepracował czas do 8:45 i udał się na szkolenie (zorganizowane zostało w budynku, w którym pracuje).

W tym przypadku wystąpi godzina nadliczbowa (16:00-17:00) – czas szkolenia wliczany jest do czasu pracy, ponadto wcześniejszy czas rozkładowy (8:00-9:00).

W razie ustalenia podnoszenia kwalifikacji warto ocenić trafność zawarcia w każdym przypadku, nawet przy krótkim szkoleniu i nieuzależnianiu poniesienia przez pracodawcę świadczeń dodatkowych (np. opłata za szkolenia, przejazdy itp.) od zobowiązania się pracownika do pozostania w zatrudnieniu przez określony w umowie czas. Umowa pozwoli na rozliczenie świadczeń dodatkowych i będzie dowodem, że doszło do uzgodnień wskazanych w art. 103(1) k.p.

Przykład: Pracodawca zaproponował pracownikowi uczestnictwo w wyjazdowym szkoleniu dwudniowym odbywającym się w wolny weekend. Pracownik się zgodził. Nie została zawarta umowa szkoleniowa. Przed wyjazdem zostało wystawione polecenie wyjazdu służbowego w celu rozliczenia przejazdów, noclegów, diet.

Cała istniejąca dokumentacja wskazuje, że pracownik uczestniczy w szkoleniu w oparciu o polecenie służbowe. Ustalenia pracodawca-pracownik nie zostały w żaden sposób udokumentowane, a wystawienia dokumentu polecenia służbowego wprost wskazującego na wyjazd jako realizację obowiązku pracownika, co oznacza, że wyjazd rozliczany jest w ramach podróży służbowej nie tylko odnośnie samych świadczeń „delegacyjnych”, ale także czasu pracy. Zastosowanie znajduje tutaj art. 94(13) k.p. - czas trwania zajęć wlicza się do czasu pracy. Wystąpi zatem czas pracy w sobotę (z przykładu wynika, że powinna być kwalifikowana jako dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy) oraz w wolną niedzielę, który musi zostać zrekompensowany dniami wolnymi od pracy (art. 151[3], 151[11] k.p.).

Jeżeli ustalenia wcześniejsze zostałyby ujęte w umowie szkoleniowej, w której pracodawca zobowiązałby się do opłacenia szkolenia, kosztów przejazdów, noclegów itp. i na tej podstawie wydatki pracownika zostałyby rozliczone, czas trwania zajęć szkoleniowych nie byłby zaliczany do czasu pracy, co oznaczałoby, że pracownik nie otrzymałby dwóch dni wolnych rekompensujących zaliczenie do czasu pracy szkoleń w sobotę i w niedzielę.

Na tle tego chociażby przykładu należy zwrócić uwagę na ograniczenia w zakresie czasu pracy osób z niepełnosprawnością. Bez względu na stopień niepełnosprawności pracownicy niepełnosprawni nie mogą być zatrudniani w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej.

Czas pracy osoby z niepełnosprawnością uzależniony jest od orzeczonego stopnia niepełnosprawności i wynosi:

• maksymalnie 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo – w odniesieniu do osób o lekkim stopniu niepełnosprawności,
• maksymalnie 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo – osoby zaliczone do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.

Wydanie polecenia uczestnictwa w szkoleniu po godzinach pracy lub w dniach wolnych będzie naruszać to ograniczenie (praca w godzinach nadliczbowych lub praca w dniach wolnych skutkująca przekroczeniem maksymalnego tygodniowego czasu pracy), dlatego też każdorazowo należy przeanalizować jego wpływ na te ograniczenia.