Firmy szukają elastyczności, ale też większej pewności

Tylko w ostatnim roku zainteresowanie outsourcingiem w sektorach white i blue collar oraz IT wzrosło o 19,2 proc. - wskazują dane LeasingTeam Group. Firmy coraz częściej korzystają z tego modelu, bo chcą szybciej reagować na zmiany rynku, elastycznie skalować zespoły i budować odporność operacyjną bez trwałego rozbudowywania własnych struktur. Wraz z rozwojem outsourcingu rośnie jednak znaczenie jakości, przejrzystości zasad współpracy oraz właściwego podziału odpowiedzialności między klientem a dostawcą.

• W ciągu ostatniego roku liczba klientów korzystających z usług outsourcingowych w obszarach white collar, blue collar i IT wzrosła o 19, 2 proc., a od 2020 roku zwiększyła się łącznie o ok. 42 proc. - wynika z danych LeasingTeam Group.
• Najczęściej firmy outsourcują procesy mierzalne, powtarzalne i nadające się do standaryzacji (w tym finanse i księgowość, HR i payroll czy obszar administracji).
• Firmy nadal najrzadziej outsourcują funkcje strategiczne, zarządcze i związane z ryzykiem, czyli obszary wymagające głębokiego osadzenia w organizacji.
• W dojrzałym modelu outsourcingu kluczowe znaczenie mają nie tylko koszty, ale przede wszystkim KPI’s, SLA, jakość procesu, terminowość, ciągłość operacyjna oraz jasny podział odpowiedzialności między klientem a dostawcą.
• Planowane zmiany w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy, dotyczące przede wszystkim umów zleceń i B2B, zwiększają zainteresowanie firm transparentnością różnych modeli współpracy, w tym outsourcingu.

Outsourcing przestaje być rozwiązaniem awaryjnym

Outsourcing w sektorze white collar rośnie, ponieważ firmy szukają elastycznego dostępu do kompetencji, chcą efektywniej zarządzać kosztami i szybciej dostosowywać skalę działań do potrzeb biznesu.

- Jeszcze kilka lat temu outsourcing w sektorze white collar często był traktowany jako szybkie rozwiązanie problemów kadrowych. Dziś coraz częściej staje się elementem długofalowego zarządzania organizacją, co wpisuje się w globalną potrzebę elastycznego pozyskiwania kompetencji przez firmy – wskazuje Weronika Jarosz, dyrektor działu outsourcingu white collar w LeasingTeam Group.

Rosnące zainteresowanie outsourcingiem wpisuje się w szerszą zmianę modelu działania firm: organizacje coraz częściej łączą pracowników stałych, zespoły projektowe, dostawców zewnętrznych i technologię, aby szybciej uruchamiać kolejne projekty, skalować działania i zwiększać produktywność bez trwałego rozbudowywania struktur. To przesuwa outsourcing z obszaru doraźnego wsparcia kadrowego w stronę narzędzia zarządzania operacjami, kosztami i odpornością firmy.

Czytaj również: Maleje liczba pracowników tymczasowych. Rosną outsourcing i rekrutacje>>

Firmy oddają procesy, ale nie kontrolę

W sektorze white collar outsourcing najczęściej obejmuje procesy, które są ważne dla codziennego działania firmy, ale nie muszą być realizowane wyłącznie wewnętrznie. To obszary powtarzalne, możliwe do standaryzacji i rozliczane na podstawie konkretnych wskaźników takich jak terminowość, poziom jakości, efektywność operacyjna czy customer satisfaction.

TOP 5. Najczęściej outsourcowane obszary w white collar to:

1. Finanse i księgowość
2. HR i payroll
3. Customer service
4. Administracja i back office
5. Zakupy i logistyka

Największe zainteresowanie outsourcingiem w sektorze white collar widać przede wszystkim w branży finansowej oraz IT. To branże, w których firmy szczególnie mocno odczuwają presję szybkiego dostępu do specjalistycznych kompetencji, bezpieczeństwa procesów i elastycznego skalowania zespołów projektowych.

Outsourcing zyskuje na znaczeniu również wśród firm zagranicznych, które planują rozpocząć działalność w Polsce, ale nie mają jeszcze lokalnych struktur. Dla wielu inwestorów to jedna z najbardziej efektywnych form wejścia na nowy rynek. W takim modelu dostawca może przejąć na początkowym etapie znaczną część zadań - od rekrutacji i zatrudnienia pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami, przez wsparcie w wynajmie i alokacji biur, po uruchomienie procesów niezbędnych do prowadzenia działalności.

Outsourcing ma granice: strategia, ryzyko i relacje

Firmy nadal najrzadziej outsourcują obszary, które mają bezpośredni wpływ na kierunek rozwoju organizacji, zarządzanie ryzykiem i relacje z kluczowymi interesariuszami. Im bliżej decyzji strategicznych, poufnych danych i odpowiedzialności za reputację biznesu, tym większa ostrożność wobec przekazywania funkcji zewnętrznym partnerom.

TOP 5. Najrzadziej outsourcowane obszary w white collar to:

1. Najwyższa kadra zarządzająca
2. Strategiczny HR
3. Rozwój biznesu
4. Compliance
5. Zarządzanie kluczowymi relacjami z klientami

To funkcje, które wymagają silnego osadzenia w organizacji, znajomości jej kultury, długofalowych celów i wewnętrznych uwarunkowań. W wielu przypadkach wiążą się też z dostępem do poufnych danych, odpowiedzialnością za decyzje strategiczne oraz bezpośrednim wpływem na reputację i bezpieczeństwo biznesu. Nie oznacza to, że firmy w ogóle nie korzystają z zewnętrznego wsparcia w obszarach zarządczych. Coraz częściej pojawiają się zapytania o doświadczonych interim managerów i ekspertów C-level. Takich ekspertów poszukują organizacje, które stoją przed wyzwaniami związanymi z transformacją, nowymi wdrożeniami oraz które mają potrzebę czasowego wzmocnienia kompetencji menedżerskich.

- Prawdopodobnie nie będzie to jednak masowe przejmowanie funkcji zarządczych, lecz bardziej selektywne wsparcie. Główny ciężar outsourcingu w sektorze white collar nadal pozostanie w procesach operacyjnych – zauważa ekspertka LeasingTeam Group.

Transparentność w outsourcingu zyskuje na znaczeniu

Dyskusja wokół planowanych zmian w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy sprawia, że firmy uważniej analizują nie tylko umowy zlecenia, ale również inne modele współpracy, w tym outsourcing. - Widzimy, że klienci znacznie uważniej przyglądają się umowom i faktycznemu sposobowi współpracy z dostawcami. Obecnie najwięcej pytań dotyczy umów zleceń oraz B2B, jednak przy tej okazji część firm interesuje się również zasadami korzystania z innych rozwiązań. Pytają nie tylko o zakres usługi, ale też o to, czy model operacyjny ma jasno określone ramy prawne i organizacyjne. To pokazuje, że rynek wchodzi w etap większej dojrzałości i odpowiedzialności po obu stronach – podkreśla Weronika Jarosz.

To przesuwa akcent na bardziej świadome projektowanie współpracy, w którym przejrzystość zasad pomaga ograniczać ryzyko dodatkowych wątpliwości regulacyjnych. Firmy chcą mieć pewność, że model, z którego korzystają, jest jasno opisany, zrozumiały dla obu stron i zgodny z rzeczywistym sposobem realizacji usługi.