Wielu przedsiębiorców - pracodawców - szukając rozwiązań dla usprawnienia działalności i szybszego rozwoju własnej firmy decyduje się na wydzielanie niektórych obszarów swojej działalności i powierzenie ich obsługi firmom zewnętrznym, czyli na zastosowanie outsourcingu. Komentarz omawia pojęcie i rodzaje outsourcingu. Wskazuje praktyczne przykłady zastosowania tego rozwiązania.

Pojęcie outsourcingu – definicja

Coraz więcej przedsiębiorstw szukając pomysłu na usprawnienie działalności, możliwości szybszego rozwoju, czy też po prostu oszczędności, decyduje się na wydzielanie niektórych obszarów swojej działalności i powierzenie ich obsługi firmom zewnętrznym. Outsourcing jest to zarządzanie przedsiębiorstwem polegające na korzystaniu z zewnętrznych usług, co odciąża bieżącą działalność przedsiębiorstwa i pozwala skoncentrować się pracownikom na najistotniejszych zadaniach, czyli działalności, do której takie przedsiębiorstwo zostało powołane.

Outsourcing to w największym skrócie zlecanie prac na zewnątrz, korzystanie ze źródeł zewnętrznych, w angielskiej nazwie, która nie doczekała się polskiego odpowiednika, mamy połączenie dwóch słów: out, czyli “na zewnątrz” oraz czasownika to source albo sourcing, czyli znajdowanie źródeł, z których organizacja pozyskuje jakąś wartość.

Metoda outsourcingu uznawana jest za racjonalną metodę kształtowania struktur działalności gospodarczej. Ma ona ścisły związek z tendencją tworzenia tzw. “szczupłych” lub “odchudzonych” struktur organizacyjnych. W naszych krajowych realiach stosowanie outsourcingu ma szczególne znaczenie także z innego powodu, jest podstawowym sposobem odchodzenia przedsiębiorstw od rozbudowanych i nieefektywnych, przestarzałych, czysto funkcjonalnych struktur organizacyjnych wywodzących się jeszcze z poprzedniego systemu.

Outsourcing może być fragmentem nowej strategii, której przejawem może być oddanie na zewnątrz (partnerowi zewnętrznemu) zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy. Dzięki temu firma może skupić swoje zasoby i środki finansowe na tych obszarach stanowiących podstawę jej działań, w których osiąga przewagę konkurencyjną. Najkrótsza definicja outsourcingu może wobec tego brzmieć następująco: jest to długoterminowe zlecenie pełnienia pewnych funkcji ze sfery działalności organizacji, firmie zewnętrznej, które pozwala organizacji skoncentrować się na swojej podstawowej działalności.

Przykład

Omawiając definicję outsourcingu i jej zastosowanie w praktyce, należy zwrócić uwagę na słowo długoterminowe – oznacza to, że outsourcingiem raczej nie będzie np. powierzenie firmie zewnętrznej na pół roku poszukiwań pracowników na wybranych kilka czy kilkanaście stanowisk. Natomiast podpisanie z podmiotem zewnętrznym umowy np. dwuletniej obejmującej kompleksową rekrutację pracowników na większość stanowisk w firmie zlecającej – już może zostać uznane za outsourcing.

Generalnie outsourcing rozpatrywany jest w kontekście możliwych usprawnień pewnych obszarów działalności przedsiębiorstw, ale również instytucji czy urzędów. Przykładem outsourcingu w administracji centralnej jest przewidziany na najbliższe lata proces likwidacji tzw. zakładów obsługi i zastępowanie ich podmiotami w pełni zewnętrznymi.

Outsourcing, bez względu na definicję, czy też zakres jego stosowania, jest jedną z form reorganizacji działalności przedsiębiorstw. Jak każda z takich form, powinien być brany pod uwagę wyłącznie wówczas, gdy jego zastosowanie da się uzasadnić ekonomicznie.

Dlaczego pracodawcy decydują się na outsourcing?

Outsourcing stosowany jest zwykle, gdy po pierwsze - zasoby zewnętrzne są dostępne na rynku, po drugie są one wyższej jakości i są tańsze od wewnętrznych. Najważniejszym argumentem za korzystaniem z usług podmiotów zewnętrznych jest jednak obniżka kosztów. Zakłada się, że powinna ona wynosić ok. 30%, przede wszystkim dzięki wykorzystaniu efektu skali, (czyli znacznego odciążenia zleceniodawcy) oraz zasobów usługodawcy: lepszych technologii, wyszkolonych ludzi lub też lepszego sprzętu, wyposażenia. W obecnych realiach tymi właśnie atutami dysponują podmioty wyspecjalizowane w danych usługach. Podana wyżej skala oszczędności wydaje się zbyt optymistyczna, realnie można przyjąć, że outsourcing to długofalowa strategia, która może przynieść firmie oszczędności rzędu 15 - 20%.

Outsourcing funkcji, a outsourcing pracowników – podobieństwa i różnice.

Przez wprowadzanie outsourcingu w ramach działalności firmy przede wszystkim dąży się do ograniczania kosztów, które ponosi przedsiębiorstwo, gdy nie korzysta z usług wewnętrznych, ale w danym obszarze zatrudnia “obcych” pracowników. W wielu przypadkach przedsiębiorcy wciąż uważają, że outsourcing dotyczy przede wszystkim pracowników, w związku z tym szukając obszaru do “wyrzucenia na zewnątrz” koncentrują się głównie na “słabych punktach” w zasobach ludzkich. Jest to podejście tylko częściowo uzasadnione. W wyniku outsourcingu jedna lub kilka z funkcji realizowanych w organizacji przekazywanych jest firmom zewnętrznym. I właśnie nad tymi funkcjami trzeba się najbardziej zastanowić. Z uwagi na różną rolę komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa, można je podzielić na pięć grup:

  1. Działy podstawowe – bezpośrednio realizujące główne funkcje przedsiębiorstwa (komórki produkcyjne w firmie produkcyjnej, usługowe czy też obsługi klienta.)
  2. Działy podstawowe - wspomagające funkcje zarządzania organizacją w kluczowych zakresach: planowania strategicznego, obsady kadr kierowniczych, obiegu informacji i jej przetwarzania, finansów i controllingu, kształtowania struktury organizacyjnej,
  3. Działy koordynujące - np.: produkcję, zaopatrzenie, polityki zatrudnienia,
  4. Działy sztabowe - pełniące funkcje przede wszystkim doradcze w zakresie np.: obsługi prawnej, public relations, rekrutacji i oceny pracowników,
  5. Działy pomocnicze - pełniące funkcje czysto usługowe w zakresie np.: księgowości, transportu, przetwarzania danych, ochrony środowiska, bhp.

Co taki podział oznacza? Wynika z niego, że stosunkowo łatwo będzie wydzielić na zewnątrz działy pomocnicze, ewentualnie niektóre działy tzw. sztabowe, natomiast nieco trudniej będzie zastosować outsourcing w wypadku działów koordynujących czy też wspomagających funkcje zarządzania. Co więcej, w wielu przedsiębiorstwach komórki organizacyjne są zbudowane niejako przekrojowo – poszczególne zespoły zajmują się zadaniami z grupy 2, 3, 4 lub 5. (np.: piony finansowe, piony IT, czy też duże komórki personalne). Tymczasem w wielu przypadkach w ręce zewnętrznych podmiotów, firmy coraz częściej oddają wszystkie obszary, które nie przynoszą zysków a wiążą się z kosztami, a więc kompleksowo:

  • informatykę,
  • administrację,
  • całą obsługę kadrowo-płacową,
  • szkolenia,
  • finanse i księgowość
  • czy też obsługę prawną.

W przypadku większych firm, w których jednostki świadczyły zadania na różnych poziomach (np.: strategicznym, koordynującym i pomocniczym) mogą się pojawić pewne problemy z wsparciem procesu zarządzania lub z koordynacją całych obszarów. Dlatego też podejmowanie tego rodzaju decyzji wymaga rozwagi i uważnego przyjrzenia się przekrojowi funkcji wykonywanych przez poszczególne komórki.

Istotą outsourcingu jest kwestia pełnego wykorzystania zasobów. Trzeba podkreślić, że dotyczy to wszystkich zasobów przedsiębiorstwa. Podstawowym celem outsourcingu jest zwiększenie efektywności procesów “wyrzucanych” na zewnątrz firmy, ale również i doskonalenie procesów wewnątrz firmy.

Przykład

W dużym przedsiębiorstwie z branży motoryzacyjnej objęto outsourcingiem całą, szeroko rozumianą obsługę kadrowo –płacową, która faktycznie przy dość rozbudowanej strukturze tego pionu i wysokim stanie zatrudnienia (12 osób) generowała dość wysokie koszty. Jednakże z uwagi na znaczenie funkcji wspomagającej bezpośrednio zarządzania organizacją pozostawiono 3-osobowy zespół (koordynator i dwóch specjalistów), do którego zadań należało:

  • Określanie założeń strategii i zasad polityki personalnej,
  • Organizacja pracy w firmie, wytyczne dla budowania zespołów,
  • Ustalanie i podział zadań dla struktur organizacyjnych,
  • Określanie ramowych zasad wynagradzania dla poszczególnych grup stanowisk,
  • Ocena realizacji zadań i efektywności pracy załogi,
  • Określanie zasad rozwoju zawodowego i wielkości funduszu szkoleń,
  • Przygotowywanie ramowego planu zatrudnienia,
  • Pomoc w podejmowaniu merytorycznych decyzji w sprawach obsady stanowisk (szczególnie kierowniczych),
  • Zatwierdzanie przedsięwzięć szkoleniowych w ramach całej firmy,
  • Zatwierdzanie przedsięwzięć integracyjnych i lojalnościowych,
  • Koordynacja współpracy z podmiotem zewnętrznym świadczącym obsługę kadrowo – płacową (...)

Więcej na temat powiązania outsourcingu z restrukturyzacją zatrudnienia oraz co-sourcingu i insourcingu znajdziesz w SIP LEX w komentarzu "Outsourcing - pojęcie i podstawy stosowania tego rozwiązania" >

Zobacz też w SIP LEX:

Outsourcing w prawie pracy >

Procedura: Audyt funkcji personalnej >

Procedura: Przygotowanie i przeprowadzenie procesu zewnętrznej rekrutacji kandydatów na pracowników >

Wdrożenie systemu controllingu personalnego >

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.