Niektóre firmy już działają w standardowym trybie pracy. Inne stopniowo przygotowują się na powrót pracowników do biura. Przed pracodawcami pojawia się w związku z tym nowe wyzwanie związane z zapewnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy, w zgodzie z ostatnimi wytycznymi Głównego Inspektoratu Sanitarnego.

 


Bezpieczeństwo sanitarne pracowników

Nowe normy sanitarne stawiają przed przedsiębiorcami trudne zadanie zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników, przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłości biznesu. Decydując się na otwarcie biur, pracodawca zobowiązany jest do dostarczania pracownikom odpowiednich środków do dezynfekcji najbliższego otoczenia i miejsc, w których przebywają, a także do zwrócenia uwagi na szczególne środki ostrożności, jakich powinni przestrzegać. Biura należy dostosować do aktualnych zaleceń, aby bezpiecznie móc z nich korzystać.

Czytaj w LEX: Epidemia koronawirusa a bhp w praktyce >

– Na ten moment najłatwiejszą sytuację mają firmy, w których jest możliwość pracy w osobnych pomieszczeniach, a przestrzeń biurowa jest naturalnie wyodrębniona. Tzw. „open space” rozdzielamy na pojedyncze stanowiska pracowników tak, by zachować między nimi minimalny dystans 1,5-2 m. Należy pamiętać, że nastroje pracowników mogą być różne i nie każdy czuje się już swobodnie poza domem. Z uwagi na takie przypadki, dobrze jest dezynfekować najbliższe otoczenie minimum raz dziennie, a ze współpracownikami witać się na odległość lub poprzez zetknięcie łokciami. W wielu firmach metalowe sztućce i wielorazowe talerze zostają zastąpione jednorazowymi - mówi Katarzyna Bończewska, HR Consultant w Michael Page. I dodaje: - To nie tylko stanowi dodatkowy koszt dla firm, ale też kłóci się z popularnym trendem ekologicznego prowadzenia biznesu. Niektórzy decydują się na zakup produktów drewnianych, bądź podatnych na recykling, ponieważ jest to rozwiązanie bardziej ekologiczne niż wykorzystywanie zastawy plastikowej.

Czytaj w LEX: Środki ochrony pracowników w walce z koronawirusem >

Według niej, pracodawcy są świadomi tego, że decydując się na otwarcie biura w nowym reżimie sanitarnym, powinni postawić bezpieczeństwo pracowników na pierwszym miejscu. Dlatego są przygotowani na dodatkowe koszty z tym związane.

 


– Zapoznaliśmy się ze szczegółowymi wytycznymi Głównego Inspektoratu Pracy, a nasze biura są już otwarte dla pracowników, dlatego chętnie dzielimy się naszymi wnioskami - podkreśla z kolei Dorota Kuśmierz, Finance & HR Specialist w Michael Page. I tak, otwierając biuro trzeba na nowo zweryfikować istniejące zagrożenia fizyczne, biologiczne oraz chemiczne, a także przeprowadzić ocenę ryzyka. - Zanim pracodawca zdecyduje się na powrót pracowników musi upewnić się, że jest w stanie zapewnić im bezpieczne warunki pracy - zaznacza Kuśmierz.

Czytaj w LEX: Nowe uprawnienia pracodawców w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii >

W firmie wszelkie kontakty bezpośrednie z klientami zostały ograniczone do niezbędnego minimum, a większość spotkań biznesowych odbywa się za pomocą wirtualnych komunikatorów. Ponadto, ze względu na konieczność zachowania dystansu, wyłączone zostały części wspólne, jak strefa relaksu czy jadalnia, a powierzchnie, z których mogą korzystać wszyscy pracownicy, jak np. kuchenka, czajnik czy mikrofalówka, dezynfekowane są po każdym użyciu.
- Należy pamiętać, że dbając o higienę biura i najbliższego otoczenia, nie tylko dbamy o zdrowie współpracowników, ale także najbliższych, z którymi mieszkamy – mówi Dorota Kuśmierz.

Czytaj w LEX: Delegowanie pracowników w UE - zmiana zasad od 30 lipca 2020 r. >

 


Jak zapewnić komfort pracy

Przede wszystkim pamiętać należy o zapewnieniu pracownikom komfort psychicznego i dogodnych warunków pracy, które umożliwią im wygodne i efektywne wykonywanie obowiązków. Jak w takich okolicznościach zapewnić pracownikom bezpieczny powrót do biur i oswoić ich z nową rzeczywistością?
– Rozmowa i obustronny dialog to klucz do wzajemnego zrozumienia i poznania panujących w firmie nastrojów. Klienci, którzy deklarują indywidualne podejście do każdego pracownika, dużo uwagi poświęcają na przygotowanie zespołów do nowych warunków pracy. W tym czasie główną rolą HR-u oraz managerów jest oswojenie pracowników z ostatnio wprowadzonymi środkami ostrożności, a także psychiczne wsparcie osób, które nie są w pełni gotowe na codzienną pracę w biurze. Pomoc psychologa w miejscu pracy również będzie dobrze widziana w oczach pracowników i pozwoli im się szybciej dostosować do nowych okoliczności – radzi Katarzyna Bończewska.

Czytaj w LEX: Odpowiedzialność pracowników i współpracowników za nieprzestrzeganie procedur związanych z ograniczeniami epidemicznymi >

Dorota Kuśmierz zwraca z kolei uwagę na to, że poznanie opinii i obaw pracowników stanowi cenną wskazówkę do oceny gotowości zespołów na powrót do biura. - Stała komunikacja pisemna ze współpracownikami, kampanie informacyjne, a także organizowane regularnie wirtualne spotkania z zarządem pozwolą na oswojenie się z nowymi zasadami i znalezienie rozwiązań, które zwiększą komfort pracy w biurze. Wiele firm umożliwia swoim pracownikom pracę w niestandardowych godzinach, tak aby mogli uniknąć dojazdu do pracy komunikacją miejską w godzinach szczytu. Niektórzy pracodawcy zachęcają także do dojazdu do pracy na rowerze, aby uniknąć konieczności podróżowania w tłoku. W tym celu stawiają pod biurem większą liczbę stojaków, a także organizują konkursy na największą ilość przejechanych kilometrów oraz akcje charytatywne promujące ekologiczny tryb życia - mówi Dorota Kuśmierz. I dodaje: - Ważna jest otwarta komunikacja na linii pracodawca-pracownik, by podczas rozmów na bieżąco komunikować o kolejnych krokach bezpieczeństwa wprowadzanych w biurze.

Czytaj w LEX: Pomoc udzielana z FGŚP przedsiębiorcom w związku z epidemią >

 


Nowy model pracy

Jeszcze pod koniec 2019 r., ponad 61 proc. pracowników twierdziło, że możliwość pracy z domu stanowi ważny element wpływający na satysfakcję z pracy – wynika z badania Confidence Index przeprowadzonego w IV kwartale zeszłego roku. W ostatnich miesiącach „home office” przestał być postrzegany jedynie jako atrakcyjny benefit, a dla wielu pracowników stał się codziennością. 6 na 10 ankietowanych, którzy wzięli udział w badaniu NEXERY przyznało, że wie jak efektywnie pracować z domu i z sukcesem udaje im się to realizować. Ponad połowa (54 proc.) respondentów deklarowała, że podczas „home office” jest tak samo lub jeszcze bardziej efektywna. Złotym środkiem dla wielu firm stało się zatem wdrożenie modelu hybrydowego, czyli umożliwienie realizowania obowiązków w trybie zdalnym i w biurze.

Czytaj w LEX: Praca zdalna - co zmieniła tarcza antykryzysowa 4.0 >

System zmianowy, na który decydują się w ostatnim czasie pracodawcy, pozwala zachować równowagę i pozytywnie wpływa na work-life balance pracowników. Wprowadzenie takiego trybu pracy to także duża oszczędność dla firm, które poprzez rotacje zespołów mogą ograniczyć zajmowaną przestrzeń biurową. W ostatnim czasie wielu z nas miało okazję poznać zalety oraz wyzwania „home office”, a także wypracować nowy model zarządzania czasem i zespołem. Warto wykorzystać nabyte podczas pracy z domu umiejętności z korzyścią dla obu stron. Niewykluczone, że ostatnie tygodnie na stałe zmienią podejście pracowników i pracodawców do pracy zdalnej – podsumowuje Katarzyna Bończewska.

Zobacz procedurę w LEX:  Zasady wykonywania pracy zdalnej w okresie stanu epidemii >

Czytaj również: Pracodawcy apelują o wprowadzenie pracy zdalnej na stałe