Nowe przepisy dotyczące osób pracujących przy komputerze już obowiązują

Od piątku, 17 listopada 2023 r., obowiązują nowe przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracodawcy mają sześć miesięcy na dostosowanie się do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określone w znowelizowanym rozporządzeniu MRiPS. Dotyczy to jednak tylko stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, utworzonych przed 17 listopada 2023 r.

Rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r., poz. 2367) wprowadza szereg istotnych zmian dla pracowników oraz pracodawców w zakresie przestrzegania przepisów BHP. Najistotniejsze zmiany odnoszą się do przepisów dotyczących monitorów ekranowych, krzeseł oraz obowiązku zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Zgodnie z treścią rozporządzenia zmianie ulega też definicja stanowiska pracy.

- Od teraz będzie ono definiowane jako przestrzeń pracy z wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika, krzesłem i stołem, a także opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty i podnóżkiem – tłumaczy Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.

Dla dużej części pracodawców nowe brzmienie rozporządzenia będzie wiązało się z koniecznością zakupu dodatkowego wyposażenia dla pracowników.

Mec. Domiańska-Drzazga podkreśla też, że to pracodawca decyduje jaki sprzęt zostanie zakupiony na stanowisko pracy pracownika, więc jeżeli pracodawca przydzieli pracownikowi podstawkę lub monitor, nie jest zobowiązany do uwzględniania wniosków pracownika o przydzielenie innego sprzętu niż ten już otrzymany. Inaczej jest natomiast w przypadku podnóżka i uchwytu na dokumenty, gdy przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów. W tych przypadkach pracodawca będzie musiał na życzenie pracownika wyposażyć go w podnóżek oraz w uchwyt na dokumenty posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika.

Czytaj więcej: BHP przy komputerze. Pracodawcy zostali zaskoczeni zmianą przepisów>>

Podstawka pod laptop albo monitor stacjonarny

Zgodnie z minimalnymi wymaganiami BHP oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe, w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz. Istotne jest, że nowe wymagania zawarte w rozporządzeniu obejmują również stanowiska pracy zdalnej.

- W przypadku, gdy zgodnie z poczynionymi przez strony umowy o pracę ustaleniami pracownik korzysta lub będzie korzystać przy wykonywaniu pracy zdalnej z własnego monitora, to zgodnie z przepisami kodeksu pracy, jeśli jest to narzędzie niezbędne do wykonywania pracy, należy uwzględnić taki fakt w ramach wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu wykonywania pracy zdalnej – zauważa mec. Dominika Domiańska-Drzazga.

Regulowane podłokietniki i szkła kontaktowe korygujące wzrok

Zgodnie z nowym rozporządzeniem, krzesła użytkowane przez pracowników muszą posiadać regulowane podłokietniki. Wcześniejsza wersja rozporządzenia nie przewidywała takiego wymogu. 

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Efektem takiej profilaktycznej opieki zdrowotnej może być zalecenie lekarskie w zakresie korekcji narządu wzroku. Dotychczasowe przepisy bezpośrednio wskazywały na obowiązek zakupienia jedynie okularów korekcyjnych. Nowe rozporządzenie dodaje dodatkową opcję w zakresie korekcji wzroku poprzez korzystanie ze szkieł kontaktowych.

- Wątpliwości budzi jednak to, jak w praktyce będzie wyglądała kwestia decyzji o tym, czy pracownik ma prawo do okularów, czy szkieł kontaktowych. Można uznać, że w pierwszej kolejności zazwyczaj będzie o tym decydował lekarz. Jeżeli ten nie uzna, że szkła kontaktowe są niezbędne (i wskaże na konieczność zapewnienia okularów) decyzja, czy uznać wniosek pracownika o zapewnienie dofinasowania szkieł kontaktowych będzie należała do pracodawcy – podkreśla Domiańska-Drzazga.

W treści rozporządzenia nie określono wysokości kwoty dofinansowania na zakup okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, nie wskazano również na częstotliwość dofinansowania, zatem ostateczna regulacja w tym przedmiocie będzie wynikała zazwyczaj z regulaminu funkcjonującego u danego pracodawcy.

Obowiązek informacyjny

W związku ze zmianami wprowadzanymi przez rozporządzenie prawdopodobnie niezbędna będzie również aktualizacja informacji o warunkach wykonywania pracy zdalnej oraz aktualizacja oświadczeń pracowników o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązaniu się do ich przestrzegania. Pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracownika o nowych wymaganiach, jakie ma spełniać stanowisko pracy i odebrać oświadczenie od pracownika, iż miejsce pracy zdalnej spełnia wymagania BHP.

Vacatio legis nie w każdym przypadku

Rozporządzenie weszło w życie 17 listopada 2023 r. W przypadku stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, utworzonych przed 17 listopada 2023 r., pracodawcy mają sześć miesięcy na dostosowanie się do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w rozporządzeniu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku stanowisk pracy utworzonych po 17 listopada 2023 r., pracodawcy nie otrzymają żadnego terminu przejściowego na dostosowanie się do nowych wymogów prawnych.