Czy jednostka budżetowa może rozliczyć koszty przejazdu pracownika w celach służbowych do miejsca w granicach administracyjnych miasta w formie delegacji krajowej (jest to odległość ok. 8 km)?
Chodzi o przewóz materiałów szkoleniowych przez pracownika na konkretną imprezę organizowaną przez instytucję.
Jeżeli nie, to w jakiej formie należy rozliczyć taki wyjazd?
Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedź: wyznacznikiem zakwalifikowania danego wyjazdu służbowego jako podróży służbowej jest sposób określenia miejsca pracy pracownika. Podrożą służbową będzie tylko taki wyjazd, który odbywany jest poza stałe miejsce pracy pracownika lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Uzasadnienie: zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) - dalej k.p.pod pojęciem podróży służbowej rozumieć należy wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Czytaj: Pracownik może zrzec się diety za podróż służbową
Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów takiej podróży – przy czym w przypadku pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, zastosowanie znajdują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). W treści pytania nie wskazano, w jaki sposób określone zostało w zawartej z prawnikiem umowie o pracę miejsce jego pracy – jest to natomiast podstawowa informacja przesądzająca o możliwości zakwalifikowania danego wyjazdu zleconego pracownikowi jako podróży służbowej. Hipotetycznie zakładając na przykład, że miejscem pracy określonym umownie jest ta sama miejscowość, w ramach której odbyła się podróż pracownika (przewóz materiałów szkoleniowych), w konsekwencji stwierdzić należałoby, że podróż ta nie będzie się mieściła w zakresie przytoczonej na wstępie definicji podróży służbowej – i to nawet, jeśli miejsce docelowe znajdowało się w znaczącej odległości od miejsca rozpoczęcia podróży. Taka podróż w praktyce najczęściej nazywana jest „jazdą lokalną”. Kwalifikacja danej podróży jako jazdy lokalnej ma znaczenie po pierwsze w zakresie kwestii dotyczących zwrotu kosztów używania przez pracownika do celów służbowych samochodu prywatnego. Jak wynika z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.), zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych. Szczegółowe warunki, na jakich dokonywany jest zwrot takich kosztów określają przepisy powołanego wyżej rozporządzenia. Po drugie, kwalifikacja danego wyjazdu służbowego jako „jazdy lokalnej” ma znaczenie z punktu widzenia prawa podatkowego. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23 b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, pod pewnymi warunkami, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego – jeżeli obowiązek ponoszenia tych wydatków przez pracodawcę wynika wprost z ustawy.
Szukasz odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych