Monitoring w firmie - jak wprowadzić, żeby był zgodny z RODO

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych, która dostosowuje polskie prawo do unijnego rozporządzenia (tzw. RODO), jest już gotowa. W środę wieczorem Senat przyjął ją bez poprawek. Nazwa aktu na to nie wskazuje, ale ustawa zmienia również kodeks pracy - dodaje do niego 2 zupełnie nowe przepisy.

Ustawa z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych zastąpi dotychczas obowiązującą ustawę z 1997 roku. Trafi teraz do podpisu prezydenta, a wejdzie w życie 25 maja br., czyli w dniu, w którym zaczyna obowiązywać unijne RODO. Wśród przepisów zmieniających w art. 111 dodaje do kodeksu pracy 2 artykuły: art 22(2) i art. 22(3). Pierwszy dotyczy monitoringu wizyjnego, drugi monitoringu poczty elektronicznej.

MONITORING WIZYJNY PO 25 MAJA

Monitoring wizyjny można wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Obejmować on może teren zakładu pracy lub teren wokół zakładu pracy. To jedyne przesłanki uzasadniające instalację kamer. Nie jest to natomiast dozwolone w celu kontrolowania tego, czy i jak pracownicy wykonują pracę.

Nie w każdym pomieszczeniu

Monitoring co do zasady nie może być instalowany w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarni lub pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Ustawa dopuszcza tu jednak wyjątek: monitoring w takich pomieszczeniach będzie można zastosować, jeżeli nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Czas przechowywania nagrań

Nagrania obrazu pracodawca przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Po upływie tego okresu podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Ustawa przewiduje jeszcze jedno odstępstwo od tej zasady: W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, 3-miesięczny termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Trzeba zmienić układ zbiorowy pracy

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu muszą być ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Nie można po cichu zawiesić kamery

Przepisy nakładają na pracodawcę, który chce wprowadzić monitoring, obowiązki informacyjne. Pracownicy muszą wiedzieć, że znajdą się w oku kamery.

• Nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty.
• Nie później niż 1 dzień przed uruchomieniem monitoringu trzeba oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.
• Pracownikom zatrudnianym już po uruchomieniu monitoringu trzeba na piśmie przekazać cele, zakres oraz sposób jego zastosowania - jeszcze przed dopuszczeniem ich do pracy.

Co zrobić, gdy monitoring już działa?

W nowych przepisach całkowicie pominięto sytuację, w której pracodawca ma już monitoring - nie przewidziano żadnego okresu przejściowego.

Aldona Figura, Główny legislator wskazywała w trakcie prac w Senacie, że ustawa powinna zawierać stosowne przepisy przejściowe odnoszące się do pracodawców, u których w dniu wejścia w życie ustawy monitoring jest już stosowany, ponieważ nakłada na pracodawcę określone obowiązki informacyjne.

Na to samo zwraca uwagę Prezydent Konfederacji Lewiatan Henryka Bochniarz. Proponowała wprowadzenie miesięcznego okresu przejściowego. Jednak taki przepis nie został dodany. Ministerstwo twierdziło, że nie ma takiej potrzeby.

Podobne zdanie ma dr Artur Rycak, adwokat z Rycak Kancelaria Prawa Pracy i HR. - Przepisy przejściowe nie są konieczne. Kiedy nowe prawo wejdzie w życie, to wszyscy przedsiębiorcy, którzy już taki monitoring wprowadzili, będą go mieli legalnie - mówi i dodaje, że obowiązki informacyjne wobec pracowników są takie same dla wszystkich: tych, którzy monitoring dopiero wprowadzają i tych, którzy do tej pory z niego korzystali. Trzeba wprowadzić odpowiednie informacje w regulaminach pracy i poinformować pracowników. Po ustawowym terminie 14 dni monitorowanie będzie w pełni legalne - dodaje dr Artur Rycak.

Na pytanie, czy przez te 14 dni kamery trzeba wyłączyć, dr Artur Rycak odpowiada, że nie - przy założeniu, że monitoring był wcześniej wprowadzony prawidłowo, a pracownicy byli o tym uprzedzeni, czyli zrealizowane zostały wszystkie przesłanki z art. 13 RODO i polskiej ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 roku. Dodaje, że to okres dostosowawczy, przejściowy i organ nadzorczy nie powinien tego zakwestionować.

To dobra wiadomość dla wszystkich firm, które wahały się, czy zdejmować kamery. - Niczego specjalnego nie trzeba robić, pod warunkiem, że wcześniej zapewnione zostaly minimalne warunki legalności tego monitoringu - mówi dr Artur Rycak i przypomina, że standardy monitorowania pracowników wskazane zostały we wrześniu 2017 roku przez Wielką Izbę Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii.

MONITORING POCZTY ELEKTRONICZNEJ

Drugi z dodanych do kodeksu pracy przepis (art. 22(3)) pozwala pracodawcy na wprowadzenie kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika. Podobnie jak przy instalacji kamer, określono konkretnie cel, który uprawnia do takiego działania oraz zobowiązano pracodawcę do poinformowania pracowników, że ich korespondencja będzie przeglądana przez pracodawcę.

Przesłanki

Ustawa dopuszcza monitoring poczty elektronicznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Zastrzega przy tym, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Czytaj też: Pracodawcy przechowują za dużo danych >

Pracownik musi wiedzieć

Pracodawca, który ma zamiar monitorować e-maile, ma takie same obowiązki informacyjne wobec pracowników jak przy uruchomieniu kamer i podobnie jak przy kamerach, cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej należy określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Czy komputer, na którym monitorowana jest poczta, trzeba oznaczyć?

Zgodnie z nowym art. 22(3) kodeksu, przy wprowadzaniu monitoringu poczty elektronicznej należy odpowiednio stosować przepisy dot. instalowania kamer. Ciekawy jest w tym kontekście obowiązek oznaczenia monitorowanych pomieszczeń. Czy na każdym komputerze, który będzie monitorowany, powinna się znaleźć naklejka? - Jeśli komputer jest przypisany do konkretnej osoby i wiadomo, że na nim sprawdzana jest konkretna skrzynka e-mail, to wystarczy poinformowanie pracownika - tłumaczy dr Artur Rycak. Adwokat dodaje, że oklejenie komputera można roważyć w innej sytuacji - gdybyśmy mieli do czynienia ze skrzynką pocztową, która nie jest przypisana do jednej osoby, np. biuro@.... sekretariat@....., ale jest odczytywana na jednym komuterze, do którego różne osoby mają dostęp. Taki komputer można odpowiednio oznaczyć, ale w większości przypadków wystarczy odpowiednio poinformować pracowników.

MONITORING POJAZDU

Nowy art. 22(3) wprowadza w § 4 możliwość stosowania innych form monitoringu niż kamery i śledzenie skrzynki e-mail. Chodzi np. o GPS instalowane w samochodach. - Pracownik, który prowadzi taki pojazd, musi być poinformowany, że jest w nim zainstalowany nadajnik - mówi dr Artur Rycak.