Od 25 maja obowiązuje unijne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). W tym samym dniu weszła w życie polska ustawa z 10 maja 2018 roku o ochronie danych, która wprowadziła regulacje dotyczące monitoringu wizyjnego i poczty elektronicznej. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) dostrzegł, że polskie regulacje pojawiły się w ostatniej chwili i nie dały czasu na przygotowanie się do nich. - Ustawodawca nie przewidział okresu przejściowego - mówiła w połowie czerwca dr Edyta Bielak-Jomaa i dodała: my ten okres dajemy. W praktyce oznaczało to powstrzymanie się UODO od kontroli do końca września.
Czytaj też: Poradnik RODO dla pracodawców - urzędowe wytyczne >
Czy 4 miesiące na dostosowanie monitoringu wystarczyły?
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu muszą znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy - wymaga tego Kodeks pracy. - Trudno wyobrazić sobie, że pracodawca w ciągu jednego dnia zmieni regulamin pracy - mówiła w czerwcu dr Edyta Bielak-Jomaa.
Cztery miesiące minęły, a nie wszyscy pracodawcy dostosowali swój monitoring do nowych wymagań. - Wiele firm zostawiło tę sprawę na później i one faktycznie mają problem - mówi Piotr Strumiński, prawnik w Kancelarii Sobczyk i Współpracownicy. Dodaje, że okres na wprowadzenie zmian, wyznaczony przez UODO, był w zasadzie wystarczający i ci, którzy w odpowiednim czasie podjęli działania, zdążyli.
Czytaj też: Dane pracowników są niezasadnie ujawniane związkom zawodowym >
Były obawy o negocjacje ze związkami
Kiedy jasne stało się, że nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła wymóg uzgodnienia kwestii monitoringu wizyjnego ze związkami, pojawiły się głosy, że pracodawcy mogą mieć problem i czekają ich trudne negocjacje, zaś związki z pewnością wykorzystają to do załatwienia innych interesów. - Nasi klienci nie mieli większych problemów z uzgadnianiem regulaminów ze związkami zawodowymi. Zdarzało się to w pojedynczych przypadkach przy innych formach monitoringu, np. monitoringu GPS w samochodach służbowych. Tu faktycznie związki próbowały przy okazji ugrać coś więcej - mówi Piotr Strumiński. - Duże podmioty monitoring stosowały już wcześniej, zanim pojawiła się podstawa prawna w kodeksie pracy, więc nie było większych problemów, żeby związki go zaakceptowały - dodaje prawnik.
Czas minął, teraz wkroczy UODO
Skargi na stosowanie monitoringu wpływają do UODO już od 25 maja, czyli momentu wejścia w życie RODO i polskich przepisów sektorowych. - Było ich około 50 - mówi Agnieszka Świątek-Druś, rzecznik prasowy UODO. Jak wyjaśnia, wiele z nich dotyczy monitoringu prowadzonego przez spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe czy przedsiębiorców. Jedna dotyczyła monitoringu wizyjnego w szpitalu. Wśród skarg były też te związane z wykorzystywaniem monitoringu przez pracodawców.
Agnieszka Świątek-Druś dodaje, że niektóre ze skarg odnoszą się do stosowania monitoringu przez osoby fizyczne. Chodzi tu o przypadki, gdy jeden z sąsiadów montuje kamery np. na balkonie czy przy posesji, zaś w ich zasięgu może znajdować się nie tylko obszar jego nieruchomości, ale również nieruchomość sąsiadów, którzy sobie tego nie życzą.
Czytaj też: Listy obecności muszą być zgodne z RODO >
- Niemniej żadne z postępowań wszczętych na skutek tych skarg nie zostało jeszcze zakończone wydaniem przez Prezesa UODO decyzji administracyjnej - podkreśla rzecznik i potwierdza, że kontrole związane ze stosowaniem monitoringu wizyjnego będą prowadzone nie tylko w tym, ale również w 2019 roku. Zapytaliśmy w UODO, czy są już konkretne plany kontrolne. - Kontrole obejmą podmioty z różnych sektorów – m.in. urzędy miast, szkoły, spółdzielnie mieszkaniowe, sądy, a nawet firmę świadczącą usługi transportowe dla osób niepełnosprawnych, która kamery ma zainstalowane w służących do przewozu osób pojazdach - zapowiada rzecznik.
Co sprawdzi UODO?
Firmy, które mają monitoring, powinny przede wszystkim zastanowić się nad proporcjalnością jego stosowania. To tak naprawdę największy problem w dostosowaniu. Wiele firm sądziło, że zmiana polegać będzie jedynie na wprowadzeniu odpowiedniego zapisu do regulaminu i rozwieszeniu informacji, że kamery rejestrują pracowników, a to nie o to przecież chodzi.
Czytaj też: Monitoring w firmie - jak wprowadzić, żeby był zgodny z RODO >
Przepisy zmieniły się i w tej chwili szczegółowo regulują gdzie i w jakich sytuacjach mogą pojawić się kamery, a gdzie ich nie powinno być. - Tymczasem firmy chciały pozostawić monitoring tak, jak funkcjonował do tej pory - mówi prawnik z Kancelarii Sobczyk i Współpracownicy. Monitoring wizyjny, zgodnie z art. 22(2) ma uzasadnienie tylko, jeżeli jest niezbędny do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników
- ochrony mienia
- kontroli produkcji
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
- W tych celach nie mieści się stosowanie monitoringu jako środka nadzoru nad jakością, efektywnością lub wydajnością wykonywanej pracy. Błędne zatem będzie uzasadnienie stosowania monitoringu w celu kontroli długości przerw czy opuszczania przez pracownika miejsca pracy, a także obserwacji czynności wykonywanych podczas świadczenia pracy - wyjaśnia Marcin Jan Wachowski - założyciel i partner zarządzający Kancelarią Wachowski Law. Dodaje, że kontrola zużycia materiałów, środków czystości, źródeł energii lub wody - również nie uzasadniają wprowadzenia monitoringu wizyjnego, chyba że istnieje poważna groźba ich kradzieży.
Mecenas Wachowski podkreśla również, że zapewnienie bezpieczeństwa poprzez monitoring będzie uzasadnione tylko wtedy, gdy faktycznie może mieć na nie wpływ, np. nie będzie uzasadnionym monitorowanie przestrzeni biurowej, do której nie mają dostępu osoby trzecie lub publiczność i jednocześnie nie istnieje groźba naruszenia tajemnic przedsiębiorstwa. Również kontrola zachowania czystości w miejscach przeznaczonych do korzystania przez pracowników nie będzie uzasadniała wprowadzenie monitoringu.
Co do zasady monitoring wizyjny nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, ale jeśli pracodawca wykaże, że jest on tam niezbędny i spełni pozostałe wymogi kodeksowe, to nawet w takich miejscach może instalować kamery.
Czytaj też: Jak udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO? >
Czy istnieje przepis na monitoring zgodny z RODO?
Nie da się stworzyć jednego wspólnego dla wszystkich firm przepisu na monitoring zgodny z RODO. Kiedy UODO zapuka na kontrolę, to będzie oceniał monitoring indywidualnie, przez pryzmat potrzeb i warunków konkretnej organizacji. - Oczywiście, ogólne wytyczne można wypracować, ale taki wzorzec może zawodzić - mówi Piotr Strumiński i dodaje: Trzeba pamiętać, że monitoring wizyjny głęboko ingeruje w prywatność. Dlatego zawsze trzeba zastanowić się nad jego niezbędnością. Z drugiej strony mamy natomiast tak istotne kwestie jak np. bezpieczeństwo pracowników i ochrona mienia. Dlatego musi dochodzić do ważenia tych dwóch wartości już w konkretnym przypadku konkretnej firmy - tłumaczy prawnik.
- Trzeba przede wszystkim uświadomić pracodawcom, że kamery nie mogą być wszędzie. Przepis wyraźnie wskazuje na przesłankę niezbędności. Wcześniej nie było przepisu, który mówiłby o tym tak wprost - podkreśla Strumiński.
Materiałem, który może pomóc administratorom we właściwym postępowaniu, są Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego (do pobrania w formacie .pdf). W najbliższym czasie będą one jeszcze uzupełnione. - Wciąż, mimo upływu terminu konsultacji, do UODO napływa wiele uwag i próśb o wyjaśnienia, które Urząd chce uwzględnić w ostatecznej wersji tego dokumentu - mówi Agnieszka Świątek-Druś z UODO. Niemniej ta obecna zawiera podstawowe wskazówki pozwalające na osiągnięcie zgodności z prawem - dodaje.
Będą kontrole, będą kary
- Teoretycznie kary za naruszenie przepisów RODO są bardzo surowe: do 20 mln euro lub 4 proc całego obrotu firmy, a w przypadku administracji publicznej do 100 tys. zł, zaś w przypadku instytucji kultury 10 tys. zł. W praktyce jednak, zwłaszcza w pierwszym okresie stosowania RODO Urząd Ochrony Danych Osobowych powinien przy mniejszych naruszeniach poprzestać na ostrzeżeniach, upomnieniach i symbolicznych karach - mówi mecenas Wachowski.
Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX Kadry:
Czy dozwolone jest używanie kamer w autach służbowych, które rejestrują obraz na zewnątrz? >
Sankcje za naruszenie polskiej UODO i RODO >
Jaką informację o monitoringu wizyjnym należy zawrzeć w regulaminie pracy? >
Wyznaczenie Inspektora ochrony danych w świetle UODO >
W jaki sposób należy poinformować klientów baru, że obiekt jest monitorowany? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
