Kto powinien podpisać duplikat świadectwa pracy? Czy wystarczy, jeśli podpisze go osoba wystawiająca, np. kadrowa? Czy powinien go podpisać pracodawca?

Jak wynika z przepisu, to pracodawca wydaje pracownikowi odpis dokumentu. Nie oznacza to jednak, że w imieniu pracodawcy nie może działać osoba upoważniona do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy w jego imieniu i podpisać odpisu świadectwa pracy.
Zgodnie z art. 97 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm) – dalej k.p., w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
Stosownie do § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282 z późn. zm.), kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika. W uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje pracownikowi odpis tego świadectwa. Oczywiście odpis (duplikat) świadectwa powinien odzwierciedlać dane zawarte w pierwotnym świadectwie. Odpis to "kopia dokumentu sporządzona przez jego przepisanie". Tak Słownik Języka Polskiego wyd. PWN, Warszawa 2009, s. 562. Oznacza to, że odpis nie jest tym samym, co kserokopia lub fotokopia. Aby odpis nabrał mocy dokumentu pisemnego musi zostać podpisany przez podmiot, który go wystawia, a zatem co do zasady przez pracodawcę. W imieniu pracodawcy działa on sam, jeśli jest osobą fizyczną lub określony organ, jeśli pracodawcą jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej. Za spółki osobowe działają wspólnicy. Dokumenty pracownicze podpisywane są jednak niejednokrotnie przez osoby posiadające upoważnienie od pracodawcy do tych czynności.
Kamil Szymański - specjalista z zakresu prawa pracy