Definicja pracodawcy została określona w Kodeksie pracy. Zgodnie z jego art. 3, pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia ona pracowników.

Należy pamiętać, że obowiązki pracodawcy nie ograniczają się do tych ujętych w kodeksie pracy, dodatkowo wiele innych ustaw oraz rozporządzeń odnosi się do pracodawcy.

Czytaj również: Pracownik może odzyskać zgubione świadectwo pracy >>

Czytaj w LEX: Obowiązki pracodawcy w przypadku przywrócenia pracownika do pracy - poradnik na przykładach >>>

Podstawowe obowiązki pracodawcy

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należą m.in:

  1. informowanie pracowników o zakresie ich obowiązków, sposobie wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz o ich podstawowych uprawnieniach;
  2. organizowanie pracy tak, żeby zapewnić pełne wykorzystanie czasu pracy, osiąganie przez pracowników wydajnej i jakościowej pracy oraz zmniejszenie jej uciążliwości;
  3. przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu, dbanie o sprawiedliwe kryteria oceny, przeciwdziałanie mobbingowi;
  4. udostępnianie pracownikom treści przepisów, dotyczących równego traktowania;
  5. dbanie o rozwój pracowników, ułatwianie podnoszenia kwalifikacji i przystosowania się do zawodu;
  6. zapewnienie odpowiednich warunków BHP oraz zaspokajanie potrzeb socjalnych pracowników;
  7. wypłacanie terminowo wynagrodzenia;
  8. kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego;
  9. prowadzenie i przechowywanie w formie papierowej lub elektronicznej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych, płacowych oraz innych, związanych z wykonywaniem pracy).

Należyte wykonanie niektórych z wymienionych obowiązków jest trudne do jednoznacznej oceny. Trudno bowiem stwierdzić, czy pracodawca w wystarczający sposób zadbał np. o przeciwdziałanie mobbingowi lub w odpowiedni sposób dbał o rozwój pracowników.

Jednak część z obowiązków pracodawcy została bardzo szczegółowo opisana w przepisach prawa, a ich kontrola pozwala stwierdzić, czy pracodawca wywiązał się w sposób należyty ze swoich obowiązków. Do takich obowiązków należy m.in. prowadzenie dokumentacji i przechowywanie akt osobowych.

Czytaj w LEX:

 

Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 7/2022

Sprawdź  

Prowadzenie dokumentacji i akt osobowych pracowników

Szczegółowe wytyczne związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej określone są w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369, dalej: rozporządzenie).

Kary za błędy - Brak akt osobowych lub prowadzenie ich w sposób niedbały, niezgodny z Rozporządzeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone karą grzywny do 45 000 zł (art. 281 Kodeksu Pracy). Mandat otrzymuje imiennie osoba fizyczna reprezentująca pracodawcę a nie spółka!

Na podstawie case study naszych klientów, dla których przeprowadzaliśmy audyt teczek i dokumentacji pracowniczej, wyodrębniliśmy najczęściej popełniane błędy przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Sześć najczęstszych błędów popełnianych przy prowadzeniu i archiwizacji dokumentacji pracowniczej to:

  1. Przechowywanie akt osobowych pracowników w jednej teczce. Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia akt osobowych odrębnie dla każdego pracownika. Niedopuszczalnym jest gromadzenie przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy w jednej zbiorczej teczce.
  2. Brak podziału akt na części i brak zachowania chronologii dokumentów. Zgodnie z rozporządzeniem akta osobowe składają się z czterech części: A,B,C,D. Części te muszą być od siebie oddzielone, a w każdej z nich powinny być gromadzone dokumenty szczegółowo określone w rozporządzeniu. W części A należy gromadzić dokumenty związane z przyjęciem kandydata do pracy, takie jak: kwestionariusz osobowy, kopie świadectw pracy, kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje, orzeczenie lekarskie. W części B należy przechowywać dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika, takie jak: zawarte z pracownikiem umowy o pracę, informacje o warunkach zatrudnienia, oświadczenie pracownika potwierdzające zapoznanie się z regulaminem pracy, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia, czy też dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, świadectwo ukończenia szkolenia BHP itp. W części C należy gromadzić dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy, takie jak: oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy, informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. W części D należy przechowywać dokumentację dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, zawiadomienia o ukaraniu i zatarciu kary po upływie określonego czasu.  Należy pamiętać, że dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny zostać ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Dodatkowo, każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
  3. Przechowywanie w aktach osobowych niepotrzebnej dokumentacji, w tym oryginałów dokumentów. Rozporządzenie szczegółowo określa kategorie i rodzaje dokumentów, które mogą być gromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych. Oznacza to, że dokumenty nie wskazane w poszczególnych kategoriach, nie powinny być gromadzone w aktach osobowych, lecz w innym zbiorze dokumentacji. W aktach osobowych powinny być przechowywane wyłącznie kopie dokumentów lub ich odpisy, które sporządził sam pracodawca.
  4. Brak usunięcia kar porządkowych z akt pracownika po upływie wymaganego okresu. Zgodnie Kodeksem Pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Nienaganność pracy rozumiana jest jako sytuacja, w której w ciągu roku po ukaraniu pracownik nie otrzymał kolejnej kary porządkowej.
  5. Brak zgody o przetwarzaniu danych osobowych. Zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisk, datę urodzenia, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Pracodawca może żądać podania innych danych gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Pracodawca musi uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych pracownika. W tym celu niezbędna jest zgoda pracownika np. w postaci zapisu: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.)”. Stosowanie nieaktualnego wzoru kwestionariusza osobowego i żądanie od pracownika danych, do których uzyskania pracodawca nie jest uprawniony zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy, jest nieprawidłowością w prowadzeniu akt osobowych.
  6. Błędny okres archiwizacji lub brak archiwizacji akt osobowych zwolnionych pracowników. Dokumentację pracowniczą należy przechowywać: - przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później; - przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 – warunkiem jest złożenie do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) oraz raportu informacyjnego (ZUS RIA) za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie; - przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku.

Czytaj w LEX: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia >

Czytaj w LEX: Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >

Wraz ze świadectwem pracy pracodawca musi obowiązkowo przekazać pracownikowi oświadczenie o terminie przechowywania jego akt osobowych oraz o terminie, w którym może odebrać swoje akta. Pracownik może odebrać akta osobowe w ciągu 30 dni po upływie 10 lat. Jeśli pracownik nie odbierze swojej dokumentacji w ustawowo wyznaczonym terminie, pracodawca ma 12 miesięcy na to, aby zniszczyć ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Opisane powyżej błędy to tylko przykłady najczęstszych nieprawidłowości. W praktyce spotyka się wiele więcej błędów, gdyż pracodawcy zapominają o swoich uprawnieniach czy obowiązkach, zarówno na etapie pozyskiwania danych od kandydatów, jak i na etapie samego związania z pracownikiem. Wielokrotnie osoby zajmujące się sprawami pracowniczymi nie posiadają wystarczającej wiedzy w tym zakresie. Zwłaszcza, gdy obowiązki przydzielane są im w wyniku nagłego zastępstwa, czy zmian kadrowych.

 

 

Czynniki zwiększające prawdopodobieństwo pojawienia się nieprawidłowości

Do czynników sprzyjających pojawieniu się błędów w prowadzeniu dokumentacji i akt osobowych należą:

  1. wysoka rotacja pracowników w dziale kadrowym oraz osób reprezentujących pracodawcę;
  2. wysoki wskaźnik absencji pracowniczej w dziale kadrowym oraz osób reprezentujących pracodawcę;
  3. przeciążenie obowiązkami zespołu kadrowego;
  4. praca zdalna lub/i hybrydowa w dziale kadrowym oraz osób reprezentujących pracodawcę  powodująca zaniedbania w bieżącej aktualizacji i prawidłowej agregacji dokumentacji pracowniczej;
  5. niska świadomość obowiązków dotyczących sposobu prowadzenia akt i dokumentacji pracowniczej wśród kadry menadżerskiej, skutkująca nie dostarczaniem odpowiedniej dokumentacji oraz nie informowaniem działu kadr o zdarzeniach wpływających na wykonanie odpowiednich obowiązków;
  6. autorytarny sposób zarządzania przez osoby reprezentujące pracodawcę, które mimo wezwań działów kadrowych nie dostarczają odpowiedniej dokumentacji pracowniczej na czas.

Warto wspomnieć, że ryzyko kontroli wzrasta, kiedy pojawi się konflikt z obecnym lub byłym pracownikiem.

Czytaj w LEX: Działania antymobbingowe - przykład szczegółowego programu dla przedsiębiorstwa >

Czytaj w LEX: Przydział posiłków i napojów profilaktycznych - poradnik na przykładach >

Jak uniknąć kar i prowadzić akta osobowe zgodnie z przepisami prawa?

W ostatnich czasach rośnie nie tylko liczba wymierzonych kar, ale również wysokość mandatów za wykroczenia. Warto zatem okresowo przeprowadzać audyt akt osobowych, aby uniknąć przykrych konsekwencji związanych z błędami przy prowadzeniu dokumentacji.

Czytaj w LEX: Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - obowiązek informacyjny wobec pracownika >

Weryfikację akt osobowych można wykonać w ramach własnego podmiotu. Przy brakach kadrowych, bądź wątpliwościach względem jakości pracy własnego zespołu, warto zlecić ją wyspecjalizowanemu zewnętrznemu podmiotowi. Audyt pozwoli na uporządkowanie dokumentacji, korektę błędów, a także zweryfikuje jej zgodność z przepisami prawa. Okresowe weryfikacje umożliwiają również sprawdzenie wiedzy zespołu odpowiedzialnego za sprawy pracownicze. Staje się to tym bardziej ważne, że okres pandemii oraz wprowadzone zmiany systemów pracy, spowodowały u większości pracodawców istotne problemy z przepływem i gromadzeniem dokumentacji kadrowej.

Czytaj w LEX: Obowiązki pracodawcy w zakresie chorób zawodowych >>>

 

Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 7/2022 >>


Zaufanie - wchodzi po schodach, zjeżdża windą

Przy dużej ilości obowiązków formalno-prawnych przedsiębiorców nietrudno o pomyłkę i niedopatrzenie. Właściciele i zarządy spółek koncentrując swoje działania i siły na dążeniu do sukcesu i rozwoju biznesu nie mogą zapominać o bezpieczeństwie firmy i minimalizacji ryzyka. Kara pieniężna dla firmy za nienależyte prowadzenie dokumentacji i akt osobowych oraz imienny mandat na osobę reprezentująca spółkę powodują trwałą rysę na dobrej reputacji pracodawcy. Dlatego osoby zarządzające i właściciele firm świadomi obowiązków i konsekwencji ich niedotrzymania coraz częściej inwestują w audyt kadrowo-płacowy.

W czasach gdy panuje rynek pracownika, a większość firm ma trudności z pozyskaniem dobrego pracownika i zmaga się z wysoką rotacją pracowniczą,  błędy oraz niedopatrzenia ze strony pracodawcy oprócz utraty dobrego imienia i zaufania, często powodują konieczność zwiększenia budżetu na budowanie marki pracodawcy, działań Employer Brandingowych oraz koszty rekrutacji i wdrażania nowych pracowników w organizację.

Marzena Filipowicz, associate partner ds. Outsourcingu w PKF BPO Sadowska-Malczewska Sp.k., ekspert w dziedzinie finansów, rachunkowości oraz kadr i płac.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.