6 marca 2024 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany kolejny projekt ustawy o ochronie sygnalistów, który prawdopodobnie zostanie tym, który będzie stanowił implementację Dyrektywy 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej W poniedziałek 11 marca br. został skierowany na Stały Komitet Rady Ministrów. Rząd ma świadomość, jak kluczowy będzie termin wejścia przepisów w życie z uwagi na to, iż przepisy dotyczące sygnalistów powinny obowiązywać już od ponad 2 lat. Jednocześnie 12 marca br. na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych pojawił się komunikat, w którym Prezes UODO rekomenduje zmiany w zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją celów projektowanej ustawy.

Czytaj również: Przepisy o sygnalistach zwiększą liczbę chronionych pracowników w firmach>>

Nowy tytuł projektu ustawy, to nie wszystko

To co wysuwa się na pierwszy plan, to zmiana tytułu projektu ustawy – w nazwie pojawia się określenie sygnalista, w samym zaś projekcie ustawy definicja legalna sygnalisty. To pozytywna zmiana, gdyż osoby objęte treścią projektu ustawy były już wcześniej w ten sposób nazywane w przestrzeni publicznej. Sygnalista (ang. whistleblower) został określony przez ustawodawcę jako osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

Ochrona sygnalistów i wprowadzenie efektywnego systemu whistleblowingowego (systemu do zgłaszania nieprawidłowości) to wyzwanie, przed którym za chwilę staną przedsiębiorcy. Czas na dostosowanie się firm do nowych przepisów ma dać przedłużony w stosunku do poprzedniego projektu ustawy termin wejścia przepisów w życie, będą totrzy miesiące od dnia publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw. Jest to wyraz wsłuchania się w postulaty podnoszone w debacie publicznej, by podmioty prywatne, które obok systemu, procedury obowiązane będą do wdrożenia mechanizmów raportowania i rzeczowego, efektywnego podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszonymi nieprawidłowości. Dla wielu firm będzie to rewolucja w obszarze odpowiedzialnego zarządzania i wprowadzenia narzędzia, które zwiększa kontrolę nad procesami zachodzącymi w organizacji, zmniejszy ryzyka nadużyć, przyczyni się do budowania kultury pracy odpowiadającej celom organizacji.

Zmianą w bardzo dobrym kierunku jest rozszerzenie katalogu naruszeń o wolność, prawa człowieka i obywatela, korupcję, handel ludźmi oraz zagadnienia dotyczące naruszeń z zakresu prawa pracy. W kontekście prawa pracy może to doprowadzić do zwiększenia liczby zgłoszeń dotyczących takich naruszeń prawa w sferze pracowniczej, które są wyniszczające dla pracowników – jak mobbing, molestowanie, niezgodna z przepisami kodeksu pracy praca w godzinach nadliczbowych, czy też praca w miejscu, gdzie nie są przestrzegane zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. Zagwarantowanie zarówno ofiarom, jak i świadkom takich sytuacji silnej ochrony może być decydującym krokiem w kierunku budowania zdrowych, wspierających realizację zadań, obowiązków pracowniczych miejsc pracy.

Decyzji podmiotów prywatnych ustawodawca pozostawił materię czy rozszerzyć katalog naruszeń prawa, które będę mogły być przedmiotem zgłoszenia z wykorzystaniem wewnętrznego kanału o obowiązujące w danym podmiocie procedury, regulacje  wewnętrzne zgodne z przepisami powszechnie obowiązującymi, czy też kodeksy etyczne.

  

Ochrona sygnalistów. Regulacje dotyczące osób zgłaszających nieprawidłowości

Beata Baran, Michał Ożóg

Sprawdź  

Kto będzie musiał wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

W odniesieniu do procedury zgłoszeń wewnętrznych – do jej wdrożenia zobowiązani będą przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. We wcześniejszych projektach ustawy implementującej sposób wyliczania stanu zatrudnienie nie został objęty uwagą, co rodziło sporo trudności u pracodawców, którzy przez analogię stosowali przepisy wykorzystywane w innych obszarach z zakresu prawa pracy i HR.

Ustawodawca definiuje 50 osób wykonujących pracę zarobkową jako liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym umowy B2B), o ile nie zatrudniają podwykonawców. Należy podkreślić, że podmioty liczące mniej niż 50 osób zatrudnionych, również będą mogły wcielić w życie powyższe procedury, natomiast nie jest to obligatoryjne. Nie zmieniła się grupa podmiotów, do których próg zatrudnienia nie będzie miał zastosowania – są to podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwu transportu i ochrony środowiska.

 

Zgłoszenia anonimowe będą mogły być przyjmowane

Istotną zmianą jest możliwość przyjmowania zgłoszeń anonimowych zarówno przez podmioty prywatne jak i w zakresie zgłoszeń zewnętrznych realizowanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organ publiczny.

Podmiot prywatny przed podjęciem decyzji o przyjmowaniu zgłoszeń anonimowych, powinien spojrzeć na anonimowość z perspektywy m.in. potrzeb swoich pracowników, kultury organizacji. Zapewnienie sygnaliście możliwości dokonania zgłoszenia anonimowego często stanowi element ochrony sygnalisty, jest jedną z gwarancji zapobiegania działaniom odwetowym. Z punktu widzenia sygnalisty jest także czynnikiem wpływającym na podjęcie decyzji o dokonaniu zgłoszenia. Z licznych badań wynika bowiem, że z jednej strony pracownicy są źródłem informacji o wielu niepożądanych zachowaniach, działaniach innych pracowników organizacji, z drugiej wciąż obawiając się wykluczenia z zespołu, obawiają się o dalszą karierę, obawiają się  łatki „donosiciela, kapusia” i szeroko pojętych działań o charakterze odwetowym, a także tego, iż zgłoszenie nie wywoła reakcji. To powstrzymuje ich przed przekazywaniem informacji o zachodzących nieprawidłowościach. Blokerem może być także niekompetentna osoba, zespół odpowiedzialny za odbierania zgłoszeń i prowadzenie postępowania wyjaśniającego, którzy zamiast skupić się na rozpoznaniu dokonanego zgłoszenia, w pierwszej kolejności podejmują się „śledztwa” zmierzającego do ustalenia danych sygnalisty.

Czytaj również: Przedsiębiorcy chcą konsultacji publicznych projektu ustawy o sygnalistach>>

Zgłoszenia zewnętrzne trafią do RPO lub organu publicznego

W odniesieniu do zgłoszeń zewnętrznych w przestrzeni publicznej pojawiały się dyskusje dotyczące tego, czy Rzecznik Praw Obywatelskich jest odpowiednim organem do przyjmowania zgłoszeń, konsekwencją czego było pojawienie się w jednym z projektów ustawy Państwowej Inspekcji Pracy jako organu przyjmującego zgłoszenia zewnętrzne. W ostatnim projekcie ustawy ustawodawca zdecydował się na rozwiązanie  możliwości dokonywania  zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego. Należy zaznaczyć, że w tym przypadku nie będzie konieczne  wcześniejsze dokonanie zgłoszenia wewnętrznego.

Zadaniem RPO będzie:

  • ustalenie procedury przyjmowania zgłoszeń oraz samo przyjmowanie,
  • zapewnienie powszechnego dostępu do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób których dotyczy zgłoszenie,
  • udzielenie porad sygnalistom,
  • weryfikacja zgłoszenia,
  • dookreślenie czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa uwzględnionego w ustawie
  • oraz zidentyfikowanie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Spory o właściwość pomiędzy organami publicznymi mają być ostatecznie rozstrzygane przez Rzecznika Praw Obywatelskich, niezwłocznie, lecz nie później niż 14 dni od momentu przekazania zgłoszenia zewnętrznego. Rozstrzygnięcie ma wynikać z wniosku organu publicznego, który stwierdzi, czy dane zgłoszenie zewnętrzne należy do zakresu jego właściwości.  Rozstrzygnięcie Rzecznika Praw Obywatelskich nie będzie podlegało zaskarżeniu.

 

Sprawdź również książkę: Ochrona sygnalistów. Regulacje dotyczące osób zgłaszających nieprawidłowości >>


Ochrona sygnalistów

W omawianym  projekcie ustawy nowością jest wprowadzenie narzędzi mających na celu wzmocnienie ochrony sygnalisty. Są nimi prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż dwunastokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłoszonego do celów emerytalnych, stosowanego od drugiego kwartału każdego roku przez okres jednego roku, prawo do zadośćuczynienia, a także nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo.

Podkreślić należy, iż ochrona którą zostanie objęty sygnalista przysługuje już od chwili dokonania zgłoszenia/ujawnienia publicznego. Ochronę warunkuje uzasadniona podstawa, że przekazywane informacje są zgodne z rzeczywistością.

Ustawodawca zabezpieczył również interes osób, na rzecz których dokonano nieprawdziwego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego – będą miały one prawo do odszkodowania i zadośćuczynienia od sygnalisty.

Czytaj również: Jest projekt ustawy o ochronie sygnalistów>>

Ustawodawca coraz bliżej uregulowania tematyki sygnalisty

Najnowszy projekt ustawy implementującej dyrektywę 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej dowodzi, że ustawodawca wsłuchał się i uwzględnił opinie społeczne pochodzące od środowisk zaangażowanych w problematykę sygnalistów. Dziś można postawić tezę, iż jesteśmy coraz bliżej uregulowania tematyki sygnalistów. Akcentować należy, że system zgłaszania nieprawidłowości to inwestycja w bezpieczeństwo organizacji oraz jej organów. Pozwala on skutecznie, adekwatnie, sprawnie reagować na pojawiające się w organizacji nieprawidłowości i zastosować środki naprawcze, których celem jest zapobieganie lub co najmniej zminimalizowanie ryzyk prawnych, wizerunkowych i finansowych organizacji. System ten to kluczowe narzędzie do zarządzania ryzykiem wewnętrznym organizacji -  w taki sposób będą o nim myśleć odpowiedzialne, dojrzałe, budujące w oparciu o autentyczne wartości swój biznes organizacje. Dobrze wdrożony system będzie korespondował z budowaniem kultury wzajemnej odpowiedzialności za organizację, wzmocni jej wizerunek zarówno w oczach osób zatrudnionych jak i zewnętrznych interesariuszy.

Marzena Rosler-Borakiewicz, radczyni prawna, partnerka zarządzająca w Filipiak Babicz Legal sp. k., mediatorka sądowa, compliance officerka

  

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.