Jak powinien postąpić pracodawca, jeżeli pracownica złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy bez zachowania dwutygodniowego terminu?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Pracownica złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy na podstawie art. 1867 kodeksu pracy dnia 27 marca 2015 r., z okresem obowiązywania od 29 lutego 2015 r. do 28 marca 2016 r. w wymiarze 7/8 etatu. Nie zachowała dwutygodniowego okresu.Czy można zawrzeć z nią aneks zmieniający warunki pracy i płacy od 13 kwietnia 2015 r. do 28 marca 2016?Jak wyliczyć ilość urlopu, jeśli na dzień 28 marca 2015 r., kiedy kończy się urlop rodzicielski, ma zaległego urlopu 41 dni?Pracownica ma umowę o pracę na cały etat na czas nieokreślony.

Odpowiedź:
Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy składa się na dwa tygodnie przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy.
Uzasadnienie:
Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy składa się na dwa tygodnie przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy. Jeżeli wniosek został złożony bez zachowania terminu, pracodawca obniża wymiar czasu pracy nie później niż z dniem upływu dwóch tygodni od dnia złożenia wniosku – art. 186⁷ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p.
Z pytania wynika, że pracownica do 28 marca 2015 r. przebywała na urlopie rodzicielskim, a w dniu 27 marca 2015 r. złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do 7/8 etatu w okresie od 29 marca 2015 r. do 28 marca 2016 r. Wniosek został złożony bez zachowania dwutygodniowego terminu, co oznacza, że pracodawca obowiązany jest obniżyć wymiar czasu pracy pracownicy najpóźniej z dniem 10 kwietnia 2015 r. (tj. z upływem dwóch tygodni od dnia złożenia wniosku). Oczywiście pracodawca może też postąpić z korzyścią dla pracownicy i dokonać obniżenia zgodnie z wnioskiem pracownicy, tj. od 29 marca 2015 r. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy.
Obniżenie wymiaru czasu pracy w trybie art. 186⁷ k.p. następuje na podstawie wniosku pracownika, bez konieczności zawierania dodatkowo aneksu do umowy o pracę. Pisemny wniosek pracownika zaakceptowany przez pracodawcę jest wystarczający dla dokonania zmiany warunków zatrudnienia.  
Jeżeli pracownica posiada 41 dni (328 godzin) zaległego urlopu, to należy go jej udzielić zgodnie z ogólnymi zasadami, tj. w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Skorzystanie z urlopu w okresie pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy spowoduje, iż wymiar urlopu zmniejszy się o 7 godzin za każdy dzień urlopu. Wykorzystanie całego zaległego urlopu będzie więc oznaczać 46 dni i 6 godzin nieobecności w pracy. Uwaga – gdyby pracownica skorzystała z urlopu przed obniżeniem wymiaru czasu pracy, za każdy dzień urlopu należałoby zdjąć z puli urlopowej pracownicy 8 godzin. Należy pamiętać, że pracownica ma prawo wystąpić o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu rodzicielskiego, a pracodawca ma w takim przypadku obowiązek udzielić tego urlopu.
W związku z obniżeniem wymiaru czasu pracy należy też na nowo ustalić wymiar urlopu przysługującego pracownicy w 2015 r., stosując odpowiednio przepisy o urlopie proporcjonalnym. W przypadku, gdy wymiar czasu pracy zostanie obniżony z dniem 10 kwietnia 2015 r., za okres pracy na pełen etat pracownicy będzie przysługiwać 9 dni urlopu (4/12 z 26 dni = 8,66 dni, po zaokrągleniu 9 dni), a za okres pracy na 7/8 etatu – 16 dni urlopu (8/12 z 23 dni = 15,33, po zaokrągleniu 16 dni). Łącznie w 2015 r. pracownicy będzie przysługiwać 25 dni urlopu.

Katarzyna Pietruszyńska,
autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedzi udzielono 3.04.2015 r.