Sposób obliczenia współczynnika reguluje rozporządzenie z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.). Współczynnik urlopowy wylicza się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przysługujących w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Tak otrzymają wartość należy podzielić przez 12.

Dni wolne od pracy w 2012 r. to:

  •  1 stycznia- Nowy Rok (niedziela);
  • 6 stycznia – Święto Trzech Króli (piątek);
  • 8 kwietnia - pierwszy dzień Wielkanocy (niedziela);
  • 9 kwietnia drugi dzień Wielkanocy (poniedziałek); 
  • 1 maja - święto państwowe (wtorek);
  • 3 maja - święto Trzeciego Maja (czwartek); 
  • 27 maja Zielone Świątki (niedziela);
  • 7 czerwca- Boże Ciało (czwartek); 
  • 15 sierpnia - Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny (środa);
  • 1 listopada - Wszystkich Świętych (czwartek); 
  • 11 listopada - Święto Niepodległości (niedziela); 
  •  25 grudnia – pierwszy dzień Bożego Narodzenia (wtorek);
  • 26 grudnia - drugi dzień Bożego Narodzenia (środa).

Dla pracowników zatrudnionych na pełnym etacie pracujących od poniedziałku do piątku, którzy mają wolne soboty współczynnik urlopowy w 2012 r. wyniesie 21. Oblicza się go w następujący sposób: [366 dni – (53 niedziele + 9 dni świątecznych wypadających od poniedziałku do piątku + 52 wolne soboty]: 12 = 21.

Wartość współczynnika dla pracowników zatrudnionych na niepełnym etacie oblicza się tak samo, przy czym obniża się go proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Zgodnie z tą regułą, współczynnik urlopowy w 2012 r. dla pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu wynosi: 15,75 (3/4 x 21); na 1/2 etatu – 10,50 (1/2 x 21); na 1/3 etatu – 7,00 (1/3 x 21); na 1/4 etatu – 5,25 (1/4 x 21).

Trzeba pamiętać, że wysokość współczynnika urlopowego zależy od rozkładu dni wolnych należnych pracownikowi z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Zakładając, że w 2012 r. pracownik wykonuje pracę od wtorku do soboty a jego dzień wolny wypada w poniedziałek z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, wysokość współczynnika wyniesie tyle samo co dla pracowników świadczących pracę od poniedziałku do piątku, czyli 21.

Inaczej będzie jednak wyglądało jego wyliczenie: 366 dni – (53 niedziele + 8 dni świątecznych przypadających od wtorku do soboty + 53 wolne poniedziałki, w tym drugi dzień Wielkiejnocy jako święto nieobniżające wymiaru czasu pracy)] : 12 = 21.

Obliczony w powyższy sposób współczynnik urlopowy należy stosować do wyliczenia wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zarówno bieżący jak i zaległy.