Nie ulega wątpliwości, że to kapitał ludzki stanowi najistotniejszą wartość dla organizacji. Umożliwia jej sprawne funkcjonowanie, stanowi o innowacyjności i potencjale konkurencyjności. Pozycja HR Compliance jest istotna z punktu widzenia organizacji, bo dynamicznie zmieniające się otoczenie regulacyjne, o czym szczególnie intensywnie pracodawcy przekonali się podczas trwania pandemii COVID-19, stanowi nie lada wyzwanie. Zapewnienie zgodności regulacyjnej w organizacji stało się problemem bardziej aktualnym niż kiedykolwiek wcześniej, i to nie tylko w obszarze norm z zakresu prawa zatrudnienia, ale także regulacji dotyczących kwestii zobowiązań podatkowych czy ubezpieczeń społecznych. Ponadto, warto zauważyć, iż ryzyko związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi i kwestią otoczenia regulacyjnego go dotyczącego to ryzyka powszechne i uniwersalne, bez względu na sektor działalności i ilość zatrudnianych pracowników. W końcu zaś, to osoba świadcząca pracę (bez względu na podstawę prawną zatrudnienia) stanowi podmiot zarządzania kapitałem intelektualnym przedsiębiorstwa czy też jednostek organizacyjnych ze sfery prawa publicznego.
Czytaj w LEX: Skuteczna Procedura - HR Compliance >
Jak rozumieć obszar HR Compliance?
W pierwszej kolejności obszar HR Compliance możemy pojmować, jako ryzyko braku zgodności w obszarze norm prawnych dotyczących kwestii HR-owych, a także jako ryzyko zarządzania kapitałem ludzkim (ryzyko personalne). Samo zaś ryzyko personalne możemy zdelimitować na ryzyko organizacji (leżące po stronie zatrudniającego) oraz ryzyko personalne związane z zatrudnionym. Przykładem materializacji tego drugiego mogą być decyzje pracownika o podjęciu działań wbrew ustanowionym powszechnie regulacjom antypandemicznym i skala ich negatywnych konsekwencji dla samego decydenta.
Czytaj w LEX: Czym jest HR compliance i dlaczego warto go wprowadzać do organizacji >
Podejmując zagadnienie HR Compliance nie sposób nie odnieść się też do kwestii jego identyfikacji i oceny. Próbę pomiaru ryzyka personalnego możemy podjąć poprzez przejście trzech głównych etapów, z których pierwszy polega na identyfikacji procesów personalnych w organizacji oraz potencjalnych niekorzystnych zdarzeń w ramach każdego z nich, drugi - na ocenie poziomu ryzyka, a trzeci - na analizie i identyfikacji kierunków ograniczania lub eliminowania ryzyka. Do przejścia poszczególnych etapów konieczna jest współpraca przedstawicieli różnych sektorów w ramach konkretnej organizacji - linii biznesowych oraz obszarów wspierających. Do zespołu opracowującego kwestie analizy ryzyk powinni wchodzić przedstawiciele zespołu HR, compliance, działu prawnego oraz liderzy departamentów biznesowych.
Czytaj w LEX: Rola HR w obszarach Compliance - przełożenie na praktykę współdziałania >
Zagadnienia HR Compliance to tematyka przenikająca całą tkankę firmy
Pierwszym etapem identyfikacji ryzyka jest wyodrębnienie poszczególnych procesów personalnych (np. planowanie potrzeb kadrowych czy selekcja kandydatów) oraz zestawienie ich z potencjalnymi niekorzystnymi zdarzeniami - np. brakiem profilu kompetencyjnego poszukiwanych kandydatów czy pominięciem obowiązków prawnych związanych choćby z pierwszeństwem zatrudnienia osób zwolnionych w ramach zwolnień grupowych.
Czytaj w LEX: Jagura Bartosz (red.), Makowicz Bartosz (red.), Systemy zarządzania zgodnością. Compliance w praktyce >
Kolejny krok stanowi analiza poszczególnych ryzyk przeprowadzona według przyjętej metodologii (np. zgodnie z matrycą oceny ryzyka, w której brane są pod uwagę prawdopodobieństwo i skutki poszczególnych ryzyk). W całym procesie, w szczególności zaś podczas oceny syntetycznej ryzyka, należy wziąć pod uwagę także „apetyt na ryzyko” konkretnej organizacji. W końcu zaś, znając najbardziej newralgiczne obszary oraz akceptowalny poziom ryzyka, można podjąć kroki mające na celu ich mitygację i optymalizację.
Sprawdź również książkę: Analityka i wskaźniki efektywności procesów HR ebook >>
Kluczowa kwestia to narzędzia wspierające
Na pierwszym miejscu można wskazać procedury i polityki HR Compliance. Należą do nich zarówno obligatoryjne akty wewnątrzzakładowe, jak i te, które organizacja przyjmuje dobrowolnie. W szczególności można wskazać tutaj polityki wynagrodzeniowe, zasady uczciwej rekrutacji, polityki przeciwdziałania konfliktowi interesów, polityki zarządzania talentami oraz politykę antymobbingową. W ramach elementów wspomagających HR Compliance można także zaliczyć wewnętrzne postępowania wyjaśniające, które wszczynane są najczęściej w związku z otrzymanym zgłoszeniem w ramach systemu zgłaszania nieprawidłowości bądź w ramach procedur przewidzianych w polityce atymobbingowej. Również wdrożony w organizacji system whistelblowing’owy stanowi jedno z rozwiązań pomagające wykryć na stosunkowo wczesnym etapie działania lub zaniechania naruszające obowiązujące normy prawne. Istotne znaczenie mają także prowadzone wewnętrzne akcje i kampanie edukacyjne promujące HR Compliance, jednocześnie wyjaśniające jego rolę w przedsiębiorstwie.
HR Compliance to nie tylko więc system działań mających na celu zapewnienie zgodności w ramach norm prawnych w obszarze zatrudnienia, lecz także obszar pozwalający na wsparcie zarządzania ryzykiem personalnym wyposażony w konkretne instrumentarium. Właściwe działanie HR Compliance, którego poszczególne elementy skonsultowane i wdrożone we współpracy z ekspertami stanowią swoisty parasol ochronny i jednocześnie wentyl bezpieczeństwa dla organizacji działającej w szybko zmieniającym się otoczeniu prawnym i faktycznym, jednocześnie uwrażliwionej na dotychczas nieprzewidziane ryzyka o charakterze pandemicznym.
Autorka jest radcą prawnym, partnerem w kancelarii Baran Książek Bigaj oraz pracownikiem naukowo-dydaktycznym na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.