Rozkład czasu pracy według regulaminu pracy, układu zbiorowego, obwieszczenia o czasie pracy, umowy o pracę lub uzgodnienia opartego o wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy, określa dni i godziny, w których pracownik obowiązany jest (będzie) świadczyć pracę. W przypadku stosowania przerywanego system czasu pracy wskazuje się w nim również czas przerwy.

Rozkład harmonogramowy (w postaci grafików pracy, a niekiedy określa się to również planami pracy) tworzony jest wówczas, gdy pracownik nie jest związany stałymi przedziałami czasu realizacji pracy – można powiedzieć, że wtedy, gdy pracownik nie ma innego źródła wiedzy dotyczącego czasu realizacji zobowiązań ze stosunku pracy.

Czytaj też: Jak ustalić w informacji warunki zatrudnienia dla niepełnoetatowca? >>>

Ważne! Rozkłady czasu pracy nie mogą być nigdy tworzone na bieżąco – praca każdego pracownika podlega planowaniu, nie może być zlecana z dnia na dzień (wyjątkiem są kierowcy wykonujący przewozy rzeczy lub okazjonalne przewozy osób, dla których w oparciu o art. 11 ust. 2a ustawy  z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców,tekst jedn. Dz. U. z 2022 r., poz. 1473, nie tworzy się rozkładów czasu pracy).

Czytaj też: Czas pracy u małego pracodawcy >>>

Generalnie harmonogramy czasu pracy tworzone są w tych wszystkich sytuacjach, w których nie zachodzi jeden z poniższych przypadków:

  1. rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy albo z umowy o pracę (stałe rozkłady);
  2. pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy (zadaniowy czas pracy);
  3. na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchome rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140(1) k. p. (jednocześnie rozkłady te zostały w zaakceptowanym przez pracodawcę wniosku dookreślone);
  4. na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Czytaj również: Odpoczynki dobowe i tygodniowe ważnym prawem pracownika
Czytaj też: Tworzenie rozkładów czasu pracy - komentarz praktyczny >>>

Minimalny okres harmonogramowy

Przepisy art. 129 k.p. wyraźnie wskazują, że harmonogramy czasu pracy mogą być tworzone na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, jednak wyznaczają jednocześnie, że minimalnym okresem jest tutaj miesiąc (przepisy odrębne pozwalają na tworzenie harmonogramów na krótsze okresy dla pracowników instytucji kultury). Jest to minimalny okres harmonogramowy przyjęty przez ustawodawcę w celach ochronnych – stworzenia pewnego okresu „przewidywalności czasu pracy” dla pracownika, co pozwala po prostu na podstawowe ułożenie życia prywatnego, czy też szerzej mówiąc, pozazawodowego.

Z tym celem przyjęcia najkrótszego okresu, na jaki pracodawca musi planować dni i godziny pracy wiąże się w sposób istotny kwestia dopuszczalności zmian grafików w trakcie okresu nimi objętego.

Obowiązek wykonywania pracy przez pracownika

Agnieszka Zwolińska

Sprawdź  

Zmiana na wniosek pracownika

Kontrowersji nie budzi zmiana grafiku na wniosek pracownika. Skoro osoba zatrudniona składa wniosek o zmianę rozkładu to pozytywna reakcja pracodawcy na taką prośbę jest w interesie pracownika. Przepisy o minimalnym okresie harmonogramowym mają chronić pracownika, a nie pracodawcę, stąd w pełni można przyjąć zmianę oparta na potrzebach pracownika.

Wniosek pracownik dla celów dowodowych – dla możliwości wykazania, że zmiana rozkładu była inicjowana przez pracownika -  najlepiej by przybrał formę pisemną lub elektroniczną, z wyraźnym wskazaniem zakresu proponowanej zmiany. Wnioski takie należy przechowywać wraz z harmonogramami czasu pracy.

Czytaj też: Czas pracy w ruchu ciągłym >>>

Oczywiście pracodawca – poza analizą samych kwestii organizacyjnych – może zgodzić się jedynie na wniosek, którego realizacja nie prowadziłaby do naruszenia przepisów (ponowne rozpoczynanie pracy w niezakończonej dobie pracowniczej naruszenie minimalnych odpoczynków, naruszenie minimalnej liczb dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym, praca przekraczająca maksymalne wartości dobowe wynikające z obowiązującego pracownika  systemu czasu pracy).

Sprawdź również książkę: Obowiązek wykonywania pracy przez pracownika >>


Zmiana bez wniosku pracownika

Dużo, dużo więcej dyskusji związane jest z dokonywaniem zmian harmonogramów przez pracodawcę.

Ich możliwość dopuszcza zarówno MPiPS (pismo z 18.10.2013 r., PiP 2013/9673/5), jak i PIP (pismo z 6 kwietnia 2009 r., GPP-417-4560-19/09/PE/RP). MPiPS w swoim stanowisku z 18.10.2013 r., wskazało, że aktualnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują sytuacji modyfikacji grafików. Z art. 129 kodeksu pracy nie wynika ani zakaz dokonywania zmian, ani też ich dopuszczalność. Według MPiPS, źródłem ewentualnych zmian mogą być przyczyny obiektywne. Zdaniem Departamentu Prawa Pracy MPiPS, z art. 129 par. 3 k.p. nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być one dokonywane. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy.

Czytaj też: Jak wydłużyć okres rozliczeniowy - poradnik krok po kroku >>>

Opinie te nie dopuszczają całkowicie swobodnych zmian grafików, wskazują na zmiany w wyjątkowych sytuacjach. Przyzwolenie na swobodne zmiany dokonywane przez pracodawcę wypaczałoby całkowicie obowiązek tworzenia harmonogramów na pewien okres. Co z tego, że mamy przekazać pracownikowi rozkład obejmujący miesiąc, gdy potem 15 razy dokonać byśmy mogli jego zmiany (mówiąc zaś o zmianach mówimy o wskazaniu innych godzin czy dni pracy niekiedy w bardzo szerokim zakresie wynikającym z prawa wewnętrznego określającego zakresy czasowe, w których pracownik może być obowiązany do świadczenia pracy). Oznaczałoby to wręcz całkowitą pozorność istnienia jakichkolwiek rozkładów i szerokie omijanie przepisów o zlecaniu pracy nadliczbowej lub dniach wolnych od pracy w oparciu o szczególne potrzeby pracodawcy, ze wszystkimi konsekwencjami rozliczeniowymi świadczenia tej pracy. Pierwszą kwestią jest zatem wyjątkowość zmian, co oznacza m.in. ich znaczącą sporadyczność odnośnie modyfikacji rozkładów danego pracownika.

Wydaje się jednak, że nie można mówić o zmianie grafiku także w przypadku sporadycznej zmiany wówczas, gdy opiera się ona jedynie na szczególnej potrzebie pracodawcy, nie połączonej z powstaniem sytuacji nie przewidzianej w chwili tworzenia harmonogramu, która mogłaby być uznana za zmianę istotnych okoliczności leżących u podstaw zaplanowania w grafiku takiego a nie innego układu dni i godzin pracy.

Przykład: Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym i ma zaplanowane na wtorek 8 godzin pracy. W trakcie dnia pracy przełożony informuje go, że w związku z koniecznością wykonania dodatkowego zlecenia zmienia mu rozkład czasu pracy na 12 godzin, jednocześnie skracając pracę innego dnia o 4 godziny.

Takie działanie należy uznać za niedopuszczalne omijanie przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych. System równoważny nie może być traktowany jako rozwiązanie organizacyjne, w którym pracodawca swobodnie „dozleca” pracę do 12 godzin na dobę, odpowiednio modyfikując pracę w innych dniach. W opisanej sytuacji nie można mówić o zmianie harmonogramu – występują 4 godziny nadliczbowe, które rekompensowane są według zasad rekompensaty pracy nadliczbowej (co uniemożliwia pracodawcy jednostronne wyznaczenie w zamian innych 4 godzin wolnego).

Czytaj też: Roczne okresy rozliczeniowe, zasady ustalania rozkładów >>>

Powyższy przykład obrazuje to, do czego szerokie dopuszczenie zmian może prowadzić – pracownik miał zaplanowany w grafiku wolny weekend ale już nie ma bo w czwartek pracodawca wyznacza te dni jako dni pracy wskazując  inne dni wolne; pracownik miał pracować  przez kolejne 4 dni po  12 godzin ale okazuje się, że na skutek opóźnienia dostaw praca nie będzie potrzebna – po co wchodzić w przestój, skoro można by zmienić rozkład i wyznaczyć pracę później oznaczając te dni jako dni wolne od pracy itp., itd. W każdym z takich przypadków powstaje na pewno istotny interes pracodawcy, często połączony z nieprzewidzianą sytuacją. Powstaje jednak również dosyć znaczący zgrzyt z prawami pracownika, ochroną prawa do odpoczynku, poszanowaniem życia prywatnego, ponoszeniem ryzyk zatrudnieniowych przez pracodawcę, przepisów o przestoju, godzinach nadliczbowych. Oczywiście pracodawca zawsze może polecić – także przecież „ z zaskoczenia” - pracę nadliczbową lub pracę w dniach wolnych od pracy ale powstają w konsekwencji szczególne obowiązki rekompensacyjne i ewidencyjne, praca nadliczbowa jest limitowana itp.

Każdą sytuację  należy ocenić indywidualnie ale należałoby przyjąć ogólne założenie o związaniu pracodawcy harmonogramami i dopuszczalności ich zmiany jedynie bardzo wyjątkowo, nie opierającej się jedynie na powstaniu szczególnej potrzeby po jego stronie w zakresie,, w którym jest ona podstawą zlecania pracy nadliczbowej lub pracy w dniach wolnych wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Możliwość jednostronnych zmian ustalonych już rozkładów należałoby przyjąć np. w odniesieniu do zmian spowodowanych nieobecnością innych pracowników (np. wskutek choroby) przy pracy wymagającej  ciągłej obsługi stanowiska pracy (warunkiem podstawowym jest określenie możliwości dokonywania zmian w przepisach wewnętrznych).

Podstawa prawna: art. 129 Kodeksu pracy.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.