Zawieranie z pracownikami umów o pracę na czas nieokreślony to najczęściej stosowana w Polsce forma zatrudnienia. Zapewnia pracownikom największą stabilizację oraz najpełniejszą ochronę spośród przewidzianych przez prawo umów o pracę. Z drugiej jednak strony ogranicza możliwość dopasowania poziomu zatrudnienia do potrzeb i możliwości firmy, w dzisiejszych uwarunkowaniach gospodarczych, okazuje się często zbyt kosztowna.
"Aby dostosować zasoby personalne do aktualnych potrzeb, pracodawcy powinni wykorzystywać elastyczne formy zatrudnienia" - mówi Edyta Dubikowska, Radca prawny w kancelarii Squire Sanders Święcicki Krześniak. "Chodzi o te formy współpracy, które nie są oparte o umowę o pracę na czas nieokreślony, pracę w godzinach ściśle wyznaczonych albo w miejscu, czy pod nadzorem pracodawcy. Pracownik nie zawsze będzie zatrudniony na pełny etat. Możliwe są różne modele współpracy - umowy terminowe, praca w niepełnym wymiarze, praca zdalna, tymczasowa, samozatrudnienie i umowy cywilnoprawne. Wybór właściwego zależy od indywidualnych potrzeb pracodawcy i specyfiki branży, w której działa".
Rodzaje umów terminowych zostały określone w art. 25 Kodeksu pracy. Ich istotą jest zawieranie na z góry określony czas. Do umów terminowych zalicza się umowę na okres próbny, umowę na czas określony oraz umowę na czas wykonania określonej pracy. Dodatkowo odmianą umowy na czas określony jest umowa zawarta na czas zastępstwa nieobecnego pracownika. Pracownikom zatrudnionym na podstawie umów terminowych przysługuje prawo do płatnego urlopu, oraz zasadniczo gwarancja ośmiogodzinnego dnia i przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym. Pracodawca zawsze musi zgłaszać tych pracowników do ZUS, opłacać ich składki na ubezpieczenia społeczne i zapewnić wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie.
"Umowa na zastępstwo to niedoceniane przez pracodawców narzędzie, wspierające nieprzerwane, prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa" - komentuje Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz, Radca prawny w kancelarii Squire Sanders Święcicki Krześniak. "Pozwala na elastyczne rozwiązywanie problemów kadrowych związanych z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika spowodowaną na przykład chorobą, urlopem macierzyńskim, wychowawczym lub bezpłatnym, czy sprawowaniem funkcji społecznej. Ten model zatrudnienia pozwala na związanie się pracodawcy z pracownikiem zastępczym jedynie na okres, w którym działalność pracodawcy tego wymaga. Kluczowym atutem umowy na zastępstwo jest także krótki, bo zaledwie trzydniowy okres wypowiedzenia".
Do elastycznych form zatrudnienia należy też praca w niepełnym wymiarze czasu pracy. Wykonywana jest również w ramach stosunku pracy, ale umożliwia dopasowanie godzin pracy do indywidualnych potrzeb stron stosunku pracy. "Stosując ten model zatrudnienia pracodawca powinien pamiętać, iż zgodnie z art. 292 § 1.Kodeksu Pracy zawarcie z pracownikiem umowy o pracę przewidującej zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie może powodować ustalenia jego warunków pracy i płacy w sposób mniej korzystny w stosunku do pracowników wykonujących taką samą lub podobną pracę w pełnym wymiarze czasu pracy" - mówi Edyta Dubikowska.
"Z pracą w niepełnym wymiarze wiąże się instytucja tzw. systemu pracy dzielonej - job-sharing, która choć aktualnie nie jest uregulowana w przepisach, zyskuje na popularności" - dodaje Edyta Dubikowska. "Istotą pracy w systemie dzielonym jest zorganizowanie jej w taki sposób, by suma częściowych wymiarów czasu pracy dwóch lub większej liczby pracowników, wypełniała pełen wymiar czasu pracy, tj. jeden etat".
Zatrudnienie w formie telepracy zakłada stałe jej świadczenie poza tradycyjnym miejscem pracy i przekazywanie pracodawcy jej wyników za pomocą technik informatycznych (telefon, fax, Internet, satelita). Wykorzystanie tej formy pozwala pracodawcy obniżyć koszty związane z urządzeniem i utrzymaniem stanowisk pracy, a wprowadzenie dla telepracownika zadaniowego systemu pracy - wyeliminować absencję chorobową i koszt opłacenia nadgodzin.
"Telepraca może być wykonywana w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenia, umowę o dzieło lub w systemie nakładczym" - komentuje Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz. "Wybór telepracy jako formy zatrudnienia może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy, jak i w czasie jej trwania na mocy porozumienia stron. Kluczowym będzie natomiast wskazanie miejsca wykonywania pracy np. miejsce zamieszkania telepracownika, telecentra, telechatki. Strony umowy mają również możliwość wystąpienia z wnioskiem o zaprzestanie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków pracy w terminie trzech miesięcy od wprowadzenia tego trybu".
Kolejną formą organizacji pracy jest niejako "wypożyczenie" przez przedsiębiorcę pracownika zatrudnionego przez agencję pracy tymczasowej w celu wykonania określonej pracy na jego rzecz i pod jego kierownictwem. Przedsiębiorca, jest określany mianem "pracodawcy użytkownika", gdyż w rzeczywistości to nie on, lecz agencja jest bezpośrednim pracodawcą pracownika tymczasowego. To agencja jest zobowiązana zatem do prowadzenia dokumentacji pracowniczej i wypełniania obowiązku płatnika zaliczek podatkowych, czy składek ubezpieczeniowych. Także agencja, po zakończeniu pracy, wystawia świadectwo pracy.
"Co istotne dla pracodawcy, umowa na czas określony w przypadku pracownika tymczasowego może być powielana bez ryzyka jej przekształcenia w umowę o pracę na czas nieokreślony, pod warunkiem, że łączny okres wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika nie będzie dłuższy niż 12 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy" - mówi Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz. "Korzystne dla pracodawcy jest również, że umowę tę można wypowiedzieć, w zależności od jej trwania, za trzydniowym, lub tygodniowym okresem wypowiedzenia, ale trzeba pamiętać, by zawczasu przewidzieć taką możliwość w umowie".
Ze względu na niskie koszty zatrudnienia oraz ubezpieczenia społecznego, atrakcyjnym dla pracodawcy rozwiązaniem jest korzystanie z pozapracowniczych form zatrudnienia, takich jak umowy cywilnoprawne. Ponadto, zasada swobody umów daje szerokie możliwości w zakresie dogodnego dla obu stron kształtowania treści umowy. "Ustalając treść umowy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze art. 22 § 12 Kodeksu pracy, zgodnie z którym nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną, przy zachowaniu warunków charakterystycznych dla umowy o pracę tj. wykonywanie pracy określonego rodzaju, na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę" - mówi Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz.
Obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych jest uzależniony od kilku czynników. Istotny jest w szczególności, rodzaj umowy i ewentualnie istnienie innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczenia zatrudnionej osoby. Osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia i umowy agencyjnej, od dnia rozpoczęcia wykonywania tych umów, podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu oraz wypadkowemu (gdy miejscem wykonywania pracy jest siedziba lub miejsce prowadzenia działalności przez zleceniodawcę). Osoba, która wykonuje pracę wyłącznie na podstawie umowy o dzieło, nie podlega z tego tytułu żadnym ubezpieczeniom społecznym.
Pojęcie samozatrudnienia nie jest kompleksowo uregulowane w polskim prawodawstwie. Z reguły jest to świadczenie usług dla przedsiębiorców przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Kształt umowy o świadczenie usług, prawa i obowiązki stron, tak jak w przypadku opisanych powyżej innych umów cywilnoprawnych, zależą od woli stron. Samozatrudniony podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu: emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu. Dodatkowo opłaca składkę na Fundusz Pracy. Dobrowolnie może także opłacać ubezpieczenie chorobowe.