1. Akta osobowe cudzoziemca-pracownika
Po uzyskaniu przez pracodawcę zezwolenia na pracę i podpisaniu umowy o pracę z pracownikiem-cudzoziemcem, pracodawca jest zobowiązany do założenia temu pracownikowi nowej teczki akt osobowych. Zasady, na jakich opiera się prowadzenie takiej dokumentacji są podobne dla wszystkich zatrudnionych.
Jednak w przypadku cudzoziemca, w sytuacji, gdy umowa o pracę została zawarta wyłącznie w języku obcym i jeżeli – dodatkowo – zatrudniony nie zna języka polskiego, może to spowodować konieczność prowadzenia dublującej się dokumentacji – odrębnie dla pracownika i odrębnie – dla potrzeb pracodawcy i w związku z koniecznością przedkładania dokumentów władzom publicznym w języku polskim (szczegółowe wyjaśnienie odnośnie konieczności prowadzenia podwójnej dokumentacji – patrz komentarz „Umowa dotycząca zatrudnienia cudzoziemca”).
Obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem wynika wprost z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. Uchybienia w tej kwestii mogą skutkować – niezależnie od ewentualnej odpowiedzialności odszkodowawczej – także odpowiedzialnością za wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym z art. 281 pkt 6 k.p. zagrożone karą grzywny do 5000 zł – art. 24 § 1 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 109, poz. 756 z późn. zm.).
Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej r.a.o.p.

1.1. Podział teczki akt osobowych
Zgodnie z § 6 ust. 1 r.a.o.p. pracodawca obowiązany jest do założenia i prowadzenia oddzielnych dla każdego pracownika akt osobowych.
Akta te, mogą być prowadzone w zasadzie wyłącznie w formie pisemnej. Forma elektroniczna nie jest wykluczona, ale należy pamiętać, że większość wzorów dokumentów nie ma osobnego wzoru dla dokumentu elektronicznego i nie uwzględnia możliwości stosowania podpisu elektronicznego – niezbędnego w sytuacji wypełniania niektórych dokumentów.
Akta osobowe pracownika składają się z 3 części: A, B, C. Części te obejmują:
A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

1.1.1. Dokumenty w części A – przyjmowanie do pracy
W tej części akt osobowych pracodawca zamieszcza wszystkie dokumenty uzyskane od zatrudnionego przed podpisaniem umowy o pracę.
Będą to przede wszystkim:
• uzyskane wcześniej CV, list motywacyjny i inne dokumenty (np. ankiety i kwestionariusze) przekazywane przez kandydatów na dane stanowisko;
• wydane przez właściwego wojewodę przyrzeczenie zezwolenia i zezwolenie na pracę (lub jego kopia – jeżeli dokumentacja odnośnie zezwolenia na pracę jest prowadzona w odrębnej dokumentacji);
• kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii;
• dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia u pracodawców w kraju ojczystym lub w innym kraju poza Polską (w tym także zagraniczne świadectwa pracy); jeżeli jest to dla pracodawcy niezbędne, dokumenty te mogą być włączone do akt jako tłumaczenia;
• świadectwa pracy i inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie w Polsce w roku kalendarzowym, w którym nawiązany został z pracownikiem stosunek pracy – jeżeli cudzoziemiec wykonywał wcześniej pracę w naszym kraju;
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
• dokumenty potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
• dokumenty potwierdzające szczególne uprawnienia w zakresie stosunku pracy, może to być np.: zaświadczenie o stopniu niepełnosprawności;
• inne dokumenty – jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Jeżeli pracodawca żąda od zatrudnionego złożenia określonych dokumentów dotyczących kwalifikacji (np. dyplomu ukończenia studiów, kursów, świadectwa zawodowe), to zgodnie z § 1 ust. 3 r.a.o.p. powinien odebrać od pracownika i włączyć do akt osobowych pracownika tylko odpisy lub kopie składanych dokumentów, może zażądać przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub w celu samodzielnego sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego zawiera załącznik nr 1 do r.a.o.p.
Zgodnie z art. 192 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.) zasady uznawania dyplomów ukończenia studiów uzyskanych za granicą za równorzędne z dyplomami uzyskiwanymi w kraju określają umowy międzynarodowe, natomiast w przypadku braku umów międzynarodowych dyplomy ukończenia studiów uzyskane za granicą mogą być uznane, w drodze nostryfikacji, za równorzędne z dyplomami uzyskiwanymi w kraju. (...)