Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Pracodawca potrąca z wynagrodzenia pracownika używającego samochód służbowy w celach prywatnych określoną kwotę na podstawie zawartej pomiędzy stronami umowy. Czy w takim przypadku jest zwolniony z oskładkowania i opodatkowania tych kwot? Czy pracodawca od uzyskanego wynagrodzenia na rzecz spółki musi odprowadzić podatek?

Odpowiedź:

Jeżeli odpłatność za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych odpowiada wartości rynkowej świadczenia, u pracownika nie powstaje przychód podatkowy z tego tytułu, a tym samym nie ma obowiązku odprowadzania podatku i składek ZUS.

Uzasadnienie:

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. – za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Przepis ten stanowi jednak tylko uzupełnienie art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f., zgodnie z którym przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przychodem może być wyłącznie przysporzenie majątkowe. Jeżeli zatem pracownik nabywa od pracodawcy usługę po cenie rynkowej tej usługi, nie ma mowy o powstaniu u niego przychodu. Analogicznie jest w sklepie – skoro płacimy za towary, to nie uzyskujemy przychodu z tytułu zakupu.

Problemem jest jednak to, jak ustalić wartość rynkową świadczenia. Zgodnie bowiem z art. 11 ust. 2b u.p.d.o.f. jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń (w uproszczeniu – wartością rynkową), a odpłatnością ponoszoną przez podatnika. Zdarza się, że organy podatkowe wskazują, że wartość rynkową usługi udostępnienia samochodu należy określać przy zastosowaniu cen z wypożyczalni samochodów. Obecnie brak jest wyraźnych reguł pozwalających na wskazanie, na jaką kwotę powinna być wystawiona faktura. Niektórzy pracodawcy ustalają np. ile w danym okresie kosztował ich samochód i jaki przebieg osiągnął. To pozwala na ustalenie stawki za kilometr, którą następnie stosują, do prywatnych podróży pracownika. Inni stosują ryczałt, ale jest on trudniejszy do obrony.

W przypadku używania przez pracowników aut do celów prywatnych warto uregulować tę kwestię w przepisach wewnętrznych. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Odpowiedni zapis np. regulaminu wynagradzania spowoduje, że prywatne używanie auta nie będzie podlegało składkom ZUS, a problemem pozostanie jedynie podatek dochodowy.

Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono 7 listopada 2014 r.