Kadrowcy i HR-owcy z zainteresowaniem śledzą nowinki, które pojawiają się na rynku. Nowe trendy i technologie to jeden z obowiązkowych tematów każdej większej konferencji, a każdy rok przynosi kolejne rozwiązania.

Obszar automatyzacji procesów biznesowych jest bardzo dynamiczny ze względu na tempo rozwoju technologii. Wystarczy spojrzeć na wyniki globalnego badania "Human Capital Trends 2018", przygotowanego przez Deloitte. Jeszcze rok temu 40 proc. polskich ekspertów HR uważało, że zastosowanie sztucznej inteligencji w ogóle nie wpłynie na strukturę zatrudnienia. Dziś te proporcje się odwracają. W tegorocznym badaniu już 31,5 proc. badanych uznało, że ten wpływ jednak będzie widoczny. Dynamika tego trendu jest bardzo duża.

Automatyzacja procesów i elektronizacja dokumentacji pracowniczej jest już w trakcie. Dzięki zmianom, które wejdą w życie w styczniu 2019 roku, pracodawcy będą przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat. Będą też mogli prowadzić dokumentację w postaci elektronicznej. Wiele firm już dziś tworzy dokumenty w takiej postaci, ale do tej pory można było je traktować tylko jako wersję pomocniczą.

Zazwyczaj każda zmiana ma swoich zwolenników i przeciwników, ale w tym przypadku wszyscy są zgodni: cyfryzacja dokumentacji przyspieszy proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania, poprawi jakość i zredukuje koszty.

Szybsze przygotowanie dokumentów wcale nie musi oznaczać spadku ich jakości - wręcz przeciwnie. Dla skrócenia czasu przygotowywania dokumentów ogromne znaczenie ma łatwe i bezbłędne wprowadzanie danych. Jeśli raz wprowadzone możemy przenieść automatycznie do wielu wybranych dokumentów, to eliminujemy ryzyko pomyłki. Na rynku dostępne są już systemy, które to umożliwiają, a co więcej - sprawdzają również poprawność wpisanych danych (np. PESEL, NIP, REGON, nr dowodu osobistego, nr konta bankowego itp.). Za pomocą LEX Documento można np. edytować i uzupełniać wzory dostępne w serwisie LEX, a dzięki podłączonej bazie instytucji publicznych (np. ZUS, urzędy skarbowe, sądy) oraz przedsiębiorstw, wystarczy 1 kliknięcie, by ich dane znalazły się w opracowywanym dokumencie lub wielu dokumentach na raz.

Momentem, w którym tę funkcjonalność doceni każdy pracownik działu kadr, jest np. zatrudnienie nowego pracownika. Wiąże się to przecież z przygotowaniem całego pliku dokumentów - od kwestionariusza osobowego, przez umowę o pracę, umowy o zakazie konkurencji, zachowaniu poufności, powierzenia mienia, po zgodę na przelew wynagrodzenia czy rozmawite oświadczenia. Zamiast szukać wzorów i przygotowywać je oddzielnie, w LEX Documento można otworzyć paczkę dokumentów niezbędnych do zatrudnienia nowego pracownika - wszystko jest w jednym miejscu i łatwo dostępne.

Pracownicy działów HR są wymieniani wśród nieoczywistych zawodów, które mogą w przyszłości zostać wyparte przez sztuczną inteligencję i roboty. Nie warto jednak zastanawiać się, czy komputery zabiorą nam pracę, lepiej skupić się na tym, jak efektywnie wykorzystać nowe możliwości, które daje technologia.