W jaki sposób dokonać zapisów o niewypłacaniu świadczenia urlopowego?

Pytanie

Spółka z o.o. (przedsiębiorstwo prywatne) zatrudniające 100 osób tworzyło co roku fundusz socjalny. W 2012 r. zarząd postanowił, że nie będzie tworzony od 1 stycznia 2012 r. fundusz socjalny. W przedsiębiorstwie nie ma związków zawodowych, jest wybrany przez załogę przedstawiciel załogi, który w porozumieniu z załogą wyraził zgodę. W przedsiębiorstwie nie ma układu zbiorowego pracy. Jest regulamin wynagradzania.

W jakiej formie należy dokonać stosownych zapisów i w jakim akcie prawnym?

Czy można tego dokonać np. 16 stycznia 2012 r. z datą obowiązującą od 1 stycznia 2012 r.? Czy w przedstawionej sytuacji jesteśmy zobowiązani do informowania załogi o niewypłacaniu świadczenia urlopowego?