Odpowiedź: podatnik ma podstawy (może) do anulowania faktury, która w rzeczywistości nie dokumentuje sprzedaży i poprzez jej odesłanie nie weszła do obrotu prawnego.
Uzasadnienie: przepisy ustawy o podatku VAT nie regulują kwestii anulowania faktur VAT. Z przepisów wynika jedynie możliwość wystawienia korekty faktury.
W pierwszej kolejności należy wskazać, że stosownie do art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u., podstawę opodatkowania obniża się o wartość zwróconych towarów i opakowań.
Należy wskazać, że zgodnie z art. 29a ust. 13 u.p.t.u. w przypadkach, gdy podstawa opodatkowania ulega obniżeniu, obniżenie podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.
Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 3 u.p.t.u. w przypadku, gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu podatnikowi towaru podatnik wystawia fakturę korygującą.
Zatem z przepisów wynikałoby, że zwrot towarów powinien być dokumentowany fakturą korygującą.
Praktyka dopuszcza możliwość anulowania faktur, pod warunkiem, że faktura ta nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Pod tym pojęciem należy rozumieć sytuacje, gdy faktura nie dokumentuje żadnej sprzedaży, nie została wysłana (lub odebrana) przez klienta, czyli sprzedawca posiada zarówno oryginał, jak i kopię tej faktury.
W takiej sytuacji wystawca takiej faktury powinien dokonać na niej adnotacji, że jest anulowana. Anulowanej faktury podatnik nie wpisuje do ewidencji, ani też nie wykazuje w deklaracji. Jedynie przechowuje w swojej dokumentacji podatkowej.
W interpretacji z dnia 24 lutego 2010 r., IPPP2/443-17/10-2/MM, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że "dopuszczalne jest anulowanie dokumentów (oryginału i kopii faktury) w przypadku, gdy nie zostały one jeszcze wprowadzone do obiegu prawnego. Dokumenty tych operacji księgowej opatrzone odpowiednią adnotacją powinny być zachowane w dokumentacji wnioskodawcy, bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT".
Anulowanie faktur mimo, że przepisy nie regulują takiej formy poprawienia pomyłki jest w praktyce dopuszczalne. Jednak musi być spełniony warunek, aby faktura nie była wprowadzona do obrotu prawnego, czyli nie dokumentuje transakcji handlowej (bo ta nie doszła do skutku) oraz wystawca jest w posiadania zarówno oryginału jak i kopii faktury.
Zatem anulowanie faktury może mieć miejsce pod warunkiem, że faktura nie dokumentuje czynności opodatkowanej, która została ujawniona w jej treści i faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.
Tu należy wskazać na interpretację Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 1 czerwca 2011 r., ILPP1/443-364/11-4/KŁ. W sprawie będącej przedmiotem interpretacji faktury wystawiono dla kontrahenta, ten jednak je odesłał jako niezasadne. Organ stwierdził, że "dokonanie korekty faktury jest możliwe jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. została przyjęta (odebrana) przez nabywcę towaru lub usługi oraz ujęta w jego rozliczeniach. Natomiast nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona ale nie weszła do obrotu prawnego (z uwagi na to, iż nie została przekazana adresatowi) bowiem nie wywołuje wówczas żadnych skutków prawnych.
A zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury VAT powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Jednakże w sytuacji, gdy wystawiona faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego poprzez jej przekazanie kontrahentowi – nie ma podstaw do poprawienia błędów poprzez wystawienie faktury korygującej – wówczas istnieje możliwość anulowania tej faktury."
W tej samej interpretacji organ dodatkowo wskazał, że "w przypadku anulowania faktury VAT sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonana na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem, anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną."
Podobnie stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 22 maja 2013 r., IPPP2/443-312/13-3/MM.
W opisanej sytuacji faktura (wraz z towarem) została wysłana do nabywcy, który jednak jej nie akceptuje i odsyła wystawcy z powrotem.
Wydaję się, że tu podatnik nie ma możliwości wystawienia korekty faktury. Pamiętać należy, że przy korekcie faktury zmniejszającej sprzedaż podatnik powinien posiadać potwierdzenie otrzymania przez nabywcę korekty faktury.
Skoro nabywca nie akceptuje samej faktury (odesłał ją) to tym bardziej nie będzie akceptował korekty takiej faktury. W takiej sytuacji podatnik raczej nie będzie miał możliwości otrzymania potwierdzenia odbioru korekty przez tego kontrahenta.
Zatem w opisanej sytuacji wydaję się, że podatnik ma podstawy (może) do anulowania faktury, która w rzeczywistości nie dokumentuje sprzedaży i poprzez jej odesłanie nie weszła do obrotu prawnego.
Tak naprawdę to podatnik nie ma innej możliwości niż tylko anulowanie tej faktury.
Więcej odpowiedzi na pytania z zakresu działalności gospodarczej i podatków znajdziesz w Kompasie Księgowo Kadrowym