Czy firma może bez zgody pracowników przekazać zewnętrznej firmie listę wszystkich pracowników wraz z ich służbowymi adresami mailowymi?
Firma chce wykupić dla pracowników karty sportowe i w tym celu aby pracownicy mieli możliwość zapisania się i wykupienia kart (wykupienie jest dobrowolne) chce przekazać tej firmie listę swoich pracowników (imię, nazwisko, adres mail służbowy oraz numer ewidencyjny z systemu HR) w celu weryfikacji czy pracownicy którzy się zgłaszają są jej pracownikami.
Czy jest to zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych?
Odpowiedź: zgodnie ze stanowiskiem GIODO, takie informacje o pracowniku, jak jego imię i nazwisko, a także służbowy adres e-mail są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych, dlatego też tego rodzaju dane mogą być wykorzystywane przez pracodawcę – także bez zgody osoby, której dotyczą.
Uzasadnienie: nazwisko oraz imię określające tożsamość osoby fizycznej są dobrami powszechnymi w tym znaczeniu, że istnieje społeczna zgoda na posługiwanie się nimi w życiu urzędowym, pracowniczym, towarzyskim, handlowym itp., zaś użycie w publicznym obrocie imienia i nazwiska człowieka zgodnie z regułami społecznymi nie może być uznane za bezprawne lub naruszające dobra osobiste.
„Nazwisko (i imię) jest skierowanym na zewnątrz znakiem rozpoznawczym osoby fizycznej i wymienienie go (ujawnienie) przez inny podmiot w celu identyfikacji danej osoby nie może być zasadniczo uznane za bezprawne, o ile ze względu na okoliczności towarzyszące nie łączy się to z naruszeniem innego jej dobra, np. czci, prywatności lub godności osobistej”. Ponadto „ujawnienie przez pracodawcę imienia lub nazwiska pracownika bez jego uprzedniej zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego (imienia i nazwiska), jeżeli jest to usprawiedliwione celem działania pracodawcy, łączącym się z jego zadaniami i obowiązkami związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw i wolności pracownika” (por. wyrok SN z dnia 19 listopada 2003 r., I PK 590/02).
Warto przy tym zauważyć, że imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach, co oznacza że zgodnie z powszechną praktyką są one zasadniczo jawne (por. wyrok NSA z dnia 24 czerwca 1999 r., II SA 686/99, LEX nr 46190).
W związku z powyższym, zgodnie ze stanowiskiem GIODO, takie informacje o pracowniku, jak jego imię i nazwisko, a także służbowy adres e-mail są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych, dlatego też tego rodzaju dane mogą być wykorzystywane przez pracodawcę – także bez zgody osoby, której dotyczą.
W przedmiotowej sytuacji znaczenie ma także to, czy udostępnienia listy pracowników, zawierającej ich imiona i nazwiska, służbowe adresy e-mail oraz numery ewidencyjne z systemu HR, łączy się z obowiązkami i zadaniami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu pracy.
Zdaniem Autora zapewnienie pracownikom kart sportowych jest spełnieniem obowiązku pracodawcy wynikającego z art. 94 pkt. 8 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p., zgodnie z treścią którego pracodawca jest obowiązany zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników. W pojęciu działalności socjalnej mieszczą się zarówno usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, jak również udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, z którą bez wątpienia uznać można wykupienie pracownikom kart sportowych.
Więcej odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych znajdziesz w Kompasie Księgowo-Kadrowym