Kiedy wymagane jest pisemne pełnomocnictwo do podpisywania polecenia wyjazdu służbowego?

Pytanie

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będąca częścią międzynarodowego koncernu zatrudnia około 280 pracowników. Wykonywanie zadań służbowych przez tych pracowników wiąże się z koniecznością odbywania podróży służbowych zarówno w kraju jak i zagranicą. Pracownicy mają obowiązek rozliczania kosztów podróży służbowej na standardowych formularzach. Formularz rozliczenia akceptowany przez przełożonego spełnia funkcję polecenia wyjazdu służbowego. Na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej miejsce podróży służbowej oraz termin określa pracodawca i w związku z tym delegacje służbowe powinny być zaakceptowane przez pracodawcę lub osobę przez niego delegowaną. W przypadku opisywanym często przełożonym jest osoba zatrudniona przez inna Spółkę z grupy. Przełożony z zagranicy akceptuje rozliczenia pracownicze. Imię i nazwisko przełożonego jest widoczne w bazie danych pracowniczych wykorzystywanym przez naszą spółkę.

Czy w związku z faktem, że osoba zagraniczna nie jest pracownikiem Spółki istnieje ryzyko, że akceptacja delegacji służbowej nie będzie spełniała wymogów stawianych przez rozporządzenie?

Czy koniczne jest pisemne pełnomocnictwo do podpisywania polecenia wyjazdu służbowego?