Jak rozliczać w czasie kwoty wypłacane pracownikom z kasy gotówkowej na poczet zapłaty za faktury oraz pokrycia kosztów w delegacji?

Pytanie Spółka z o.o. na potrzeby działalności prowadzi kasę gotówkową w walucie krajowej. Z kasy tej wypłacane są zaliczki na: - faktury płatne...

Pytanie

Spółka z o.o. na potrzeby działalności prowadzi kasę gotówkową w walucie krajowej. Z kasy tej wypłacane są zaliczki na:

- faktury płatne gotówką,

- delegacje krajowe i zagraniczne.

Pracownicy nie rozliczają kosztów zaliczek i delegacji w terminie, np. faktura wystawiona i zapłacona w sierpniu lub we wrześniu, dostarczona do firmy w październiku.

1. Do jakiego okresu należy zaliczyć koszty dokumentów otrzymanych i rozliczonych z kasy gotówkowej w miesiącu następnym niż miesiąc ich wystawienia?

2. Czy taką fakturę można potraktować jako koszt uzyskania przychodu i w jakim okresie - czy wystawienia faktury czy jej rozliczenia?

3. Czy po takim okresie firma może nie rozliczyć takiej zaliczki, tylko wystąpić do pracownika o zwrot w pełnej kwocie pobranej zaliczki?

4. Jak rozliczyć zaliczkę (fakturę) otrzymaną po takim terminie, jeśli pracownik dostarczy duplikat dokumentu?